Планирование рабочего времени современного менеджера

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3

1. Планирование индивидуальной работы менеджера
1. Планирование целей и задач управленческой деятельности…………..5
2. Эффективное использование времени…………………………………..7
3. Планирование личной работы менеджера……………………………..10
4. Работа с документацией………………………………………………...12
5. Методы и средства накопления информации и контроля…………….13
6. Ответы на вопросы………………………………………………………14
7. Планирование командировок…………………………………………...15
8. Творческий подход к решению проблем………………………………16
9. Перегрузки в деятельности менеджера - влияние на производительность труда на предприятии…………………………...19
10. Организация рабочего места менеджера………………………………21
1. . Благоприятный режим и условия труда

1.10.2. Культура управленческого  труда 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….26

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….................27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Основной  целью реферата является углубление и расширение знаний в области менеджмента в целом, и в планировании индивидуальной работы в частности.

Сегодня совершенно очевидно, что  не только настоящее, но и будущее  творят менеджеры (руководители) –  люди, управляющие трудовым коллективом  в самых различных сферах деятельности и обеспечивающие решение всего  комплекса стоящих перед ними задач (экономических, политических, экологических  и т. д.), создающие условия для  жизни сотрудников.

Для того чтобы успешно справляться  с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать  законы развития природы и общества, изучить технику и технологию производства, его экономику, организацию  и планирование, а также основы управленческой психологии. Вместе с  тем ему необходимы знания и в  области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и  здесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившееся на данном участке  производства и делать из их анализа  правильные выводы.

Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умения работать с людьми, личной инициативы, интуиции.

Как менеджер планирует свою работу, рационально  ли использует свое время на работе и вне ее, развивает ли творческие подходы к решению проблем, всегда ли имеет альтернативные решения, верно  ли принимает управленческие решения? Эти и многие другие вопросы сходятся в одном ключевом слове «планирование». Именно от планирования индивидуальной работы менеджера зависят эффективность и результативность деятельности фирмы. Высокая личная организованность – один из важнейших факторов преуспевания. А организованность – это, прежде всего, железная дисциплина, четко сформулированные цели и конкретные стратегии их достижения.

1. Планирование индивидуальной работы менеджера

      1.1 Планирование целей и задач управленческой деятельности

Планирование индивидуальной работы – один из важнейших элементов работы руководителя.

Индивидуальный  план работы менеджера должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые  должны быть достигнуты, а также  средства их достижения.

Ясность перспективы, задач и потребностей развития участка управления является основой высокой работоспособности  коллективов структурных подразделений  фирмы, их руководителей, руководящих  работников, общественных организаций и всех членов коллектива.

После разработки системы представлений руководителя о комплексном развитии своего участка управления и определения целей и задач по развитию своего участка управления можно составить план по такой форме:

Мероприятия

Сроки

Ответственные

Отметка об исполнении

Каждому руководителю следует увязывать  свои комплексные работы с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью необходимо утвердить  планы работы нижестоящих руководителей, а затем представить на утверждение  собственный план вышестоящему руководителю. В процессе руководства целесообразно  постоянно согласовывать свои планы  с другими руководителями, находящиеся на одном уровне (горизонтальном) управления. Это дает возможность точнее увязывать содержание и сроки комплексных планов. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных в плане задач.

Таким образом, планирование целей и задач управленческой деятельности является самым главным элементом работы руководителя, так как с этого и начинается сам процесс планирования. Для этого нужно правильно сформулировать мероприятия и сроки их проведения. Ведь если хоть одно мероприятие не провести, то организация понесет после этого немалые убытки. Поэтому и ставятся цели, чтобы их реализовать.

1.2 Эффективность использования времени

 

Планы - это непременная часть  деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера  зависит от того, умеет ли он планировать  свою собственную деятельность. Ведь менеджер - это человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.

Практический опыт менеджеров позволил выработать целый ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы:

1. Правила начала дня

• Необходимо начинать день с позитивным настроением.

• Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправляться без спешки.
• По возможности начинайте работу в одно и то же время.
• Начинайте рабочий день с проверки плана дня.
• Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.
• Начинайте работать сразу же, без раскачки.
• Согласовывайте план с секретарем.

2. Правила середины рабочего дня

• Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.
• Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.
• Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.
• Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.
• Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.
• Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».
• Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигает своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.

3. Правила конца рабочего дня

• Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.
• Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.
• В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.
• Старайтесь уходить домой с хорошим настроением.

Наконец, дадим еще одну полезную рекомендацию. Определите, в какое  время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.

Основные причины невыполнения планов.

Любое планирование не имеет смысла, если не контролировать выполнение плана. Это так же справедливо для  организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю над тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль над выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано.

Реальные и запланированные  результаты нередко не совпадают. Для  того чтобы избежать подобного в  будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное не совпадает с выполненным. Здесь есть три основных возможности:

1. планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;
2. было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;
3. планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка,- это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.

Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать важные выводы, которые затем будут использованы при дальнейшем планировании. Помните, что много зависит от вашей  честности с самим собой. Не сваливайте груз ответственности на других людей  и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни и нести ответственность за собственные поступки.

Иногда планы не реализуются  по другим причинам. Перечислим их:

4. планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным  и оригинальным он ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;
5. проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.

Такие ошибки также встречаются, однако реже, чем те, которые были указаны  выше.

Из выше сказанного ,можно сделать вывод, что правильно управлять временем должен уметь не только руководитель и менеджер, но и простой человек. Но при этом ты должен вести обязательный контроль над выполнением поставленных перед тобой задач.

 

1.3 Планирование личной работы менеджера

 

 

  Итак, после определения  целей менеджер составляет для  себя индивидуальную программу  мероприятий для выполнения поставленных  перед ним задач. Цель без  программы осуществляться не  может. Цель определяет на вопрос  «что?», а программа мероприятий  – «как?». Цель – это мысленная  деятельность для достижения  результата, а программа – практическое  действие. 

 После определения мероприятий  программы, нужно выяснить, сколько  времени потребуется для их  достижения. Срок выполнения необходимо  определить с максимальной точностью.  Индивидуальный план работы содержит задачи, которые должны быть решены лично менеджером, с указанием точных сроков их выполнения. Планировать свою работу следует так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства. Планы индивидуальной работы менеджеров составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день.  

 В индивидуальном плане работы  следует предусматривать время,  необходимое для проведения совещаний,  обсуждения планов и задач,  участия в комиссиях и т.  д.; для личных бесед или совещания  в более узком кругу; для  приема посетителей; для участия  в собраниях коллектива сотрудников  и конференциях; для учебы, командировок; для руководимого подразделения;  личное время.  

 Учитывая регулярно повторяющиеся  работы (совещания, собрания, разбор  почты), прием работников  в строго определенные часы и дни недели, можно наладить такой ритм работы, который позволить сэкономить большое количество времени. При этом планировать свою работу менеджер может на более значительные отрезки времени (квартал, год) путем разработки «регламентов работы».  

 Вопросы, разрешение которых  требует интенсивных затрат умственной  энергии и глубокого анализа,  следует заниматься в дообеденные  часы. Наименее производительное  время можно отвести для несложных  и второстепенных вопросов.  

 Индивидуальный план работы  должен быть реальным и не  перегруженным. Необходимо запланировать  соответствующий резерв времени  для непредусмотренных, неожиданно  возникающих работ (один час  в день или полдня в неделю). Время проведения совещания, конференций,  обсуждений  должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятия. Причем, следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана менеджер выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, и какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше знает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.