Планирование рабочего времени современного менеджера

Таким образом, планирование личной работы связано с составлением индивидуального плана работы, т. е нужно предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов и задач, участия в комиссиях, для учебы, командировок, личное время. Все это можно достигнуть путем тщательной организационной подготовки. Но для этого опять-таки нужны цели и задачи, чтобы достичь желаемых результатов.

 

1.4 Работа с документацией

 

 

 Ни одна технологическая операция управления, связанная с информационными  процессами, подготовкой и принятием  решений, организаторской работой, не обходится без документирования, т.е. без подготовки, изготовления, оформления и хранения.  

 Документ – это носитель  информации научно-технического, экономического, оперативно-производственного и  административного характера. Документальная  информация охватывает все стороны  деятельности фирмы и от того, насколько хорошо спроектированы  формы документов, организованы  их движение и обработка, во  многом зависит эффективность  управленческого труда.  

 Для рациональной организации  операций с документами необходима  их строгая классификация. Все  документы можно классифицировать  так: 

           -  Техническая документация

-  Планово-учетная

-  Оперативно-производственная

-  Документация по личному составу

-  Административная

Подготовка и оформление документов, их размножение, прием, справка, регистрация, контроль исполнения составляют содержание делопроизводства. Особое значение в  совершенствовании системы делопроизводства приобретает рационализация технологического процесса. Рационализация документооборота заключается в совершенствовании  его технологии за счет сокращения многоступенчатости маршрута документов, составления таких технологических  карт прохождения документов, внедрение  автоматизированных средств и систем документооборота.

Можно сдать вывод, что работа с документацией - это не простая работа и менеджер должен знать все особенности документооборота. Ведь если хоть одно слово напишешь не так или не поставишь подпись, печать, то может произойти все, что угодно: потеря клиента, лишение работы. Поэтому нужно быть осторожным при составлении и оформлении деловой корреспонденции. Для этого существуют шаблоны и бланки документов, которые облегчают и сокращают время работы.       

 

5. Методы и средства накопления информации и контроля исполнения

Любой менеджер нуждается в рациональных и экономных средствах накопления и контроля информации. Таких средств к настоящему времени разработано много.    Однако многие руководители предпочитают для текущей работы использовать компьютеры, ноутбуки и прочую компьютерную технику. Более доступным средством является деловой блокнот, в котором имеются специальные разделы для ручной записи. Но можно вести записи и в тетрадях. Обычно эти тетради оснащаются по собственному желанию и потребностью. Порядок заполнения листа рабочей группы тетради для записи информации может быть индивидуальным. Робинс рекомендует максимально использовать сокращения, различные условные обозначения при ведении записей. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений.  Удобным средством контроля доведения распоряжений и приказов до многих исполнителей является журнал оперативного контроля. Он может содержать примерно такие графы: сроки доведения и исполнения, число срока доведения приказа или распоряжения, число доклада об исполнении, промежуточный контроль, исполнители. И здесь можно широко применять условные обозначения. К примеру, Δ – срок доведения, O – доклада, X – промежуточный контроль и т. д.

Психологи подтверждают, что даже самые одаренные  личности больше забывают, чем запоминают, то, что касается рабочих материалов. В памяти остается лишь 20% того, что было сообщено. Поэтому, систематическое ведение записей очень важно для людей, имеющих широкий круг обязанностей. Как говорит Шейнов: «Блокнот с записями для делового человека – то же, что сеть для рыбака».

В результате рассуждения сделаем  вывод, что любому менеджеру нужны экономичные средства накопления, контроля и хранения информации. Многие из них используют автоматизированные системы хранения информации, например компьютеры, ноутбуки, а также ведут журналы записей и деловые блокноты. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений.  

 

6. Ответы на вопросы

Наряду  с живостью и оперативностью ответы на вопросы считаются одним из наиболее трудных способов общения  с массами. Задача руководителя, отвечающего  на вопросы, сложна, его ответы содержат элементы как диалогической речи с характерными для нее дефицитом времени и быстрой реакцией, так и монологической.  

 В обстановке демократизации  и гласности изменился характер  вопросов. Расширился диапазон понятия  «острый вопрос». Это не только  вопрос, связанный с недостатками  в снабжении, торговле, обслуживании, организации. Сегодня «острый  вопрос» - это вопрос-критика,  вопрос-выступление, вопрос-предложение.  И чем больше таких вопросов, тем больше возможностей у  менеджера вести откровенный  разговор, живую дискуссию с аудиторией.  

 При этом исключается позиция  «конфликтов с аудиторией», «обороны»  от острых вопросов с переходом  на контратаку; не словесная баталия,  а современный поиск решения  с учетом поставленных вопросов.

Совершенно недопустимы раздражение, пренебрежительный тон, даже если выступающие  явно пытаются «завести» аудиторию. Противопоказаны грубость и высокомерие, они вызывают только отрицательную  реакцию. Единственно возможная  тональность ответов на вопросы  – доброжелательный разговор на равных. Не уместно вообще «давать отпор» и «ставить на место».

Итак, сделаем вывод, что менеджеру нужно уметь общаться со своими коллегами и клиентами, т. к.  правильная постановка вопроса и ответа служит для сохранения долгих и благоприятных отношений. Не нужно применять грубость  и высокомерие, чтобы не оказаться инициатором конфликтной ситуации.

 

7. Планирование командировок руководителя

По данным Шипунова исследования показывают, что  руководитель затрачивает на командировки (деловые поездки) в среднем 12-20% своего рабочего времени. Это говорит о  том, что командировки, необходимо тщательно  планировать, повышать их эффективность. Правильная организация командировки обеспечивает своевременное прибытие на место назначения, гарантирует  достаточный срок для решения  служебных вопросов и исключает  нерациональные затраты времени.  

 Полноценно подготовиться и  затем отчитаться по ней руководителю помогут формы бланков для командировок (с примером записей). 

 По возвращении из командировки  руководитель просматривает поступившие  материалы, интересуется информацией  о том, кто посещал, звонил, как прошла командировка и  готовит отчет, в который включены  три раздела: обоснование необходимости  командировки, последовательность  решения вопросов и выводы  и рекомендации.

Таким образом, служебная командировка входит в перечень обязанностей менеджера.  Командировка назначается руководителем  на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поэтому менеджер должен правильно преподнести руководителю все материалы и отчеты, которые он нашел и подготовил во время своего отсутствия.

 

8.  Творческий подход к решению проблем

 

 

   В мировой  деловой среде, в которой перемены  происходят чрезвычайно быстро  и бурно, практически все организации  испытывают огромный недостаток  в творческих личностях. 

 Уникальность и разнообразие  проблем, с которыми сталкиваются  менеджеры, требует от них умения  подходить к решению проблем  с творческой точкой зрения. Творчество  – основа разума. Всем людям  необходимо стремиться к расширению  своих умственных способностей, а частности стараться открыть  свой разум для новых идей. Однако, хотя способность повышать  свой творческий потенциал обладает  каждый человек, далеко не все  стараются его в себе развить.  

 Для развития своих творческих  качеств предлагается  воспользоваться десятью рекомендациями:

1. Относитесь к себе как к творческой личности. Исследования показывают, что. Если человек считает, что он не в состоянии мыслить творчески, он никогда не сможет этого достичь. Вера в свою способность быть творческой личностью представляет собой первый шаг к формированию творческого подхода к работе.

 

    2.  Не игнорируйте интуицию. Каждый индивидуум имеет под сознательный разум, который функционирует правильно. Иногда ответ на сложный вопрос появляется в момент, когда вы его меньше всего ожидаете. Прислушивайтесь к своему «внутреннему голосу».   

3.  Старайтесь выйти из зоны комфортности. Каждый человек имеет свою зону комфортности, для которой характерна полная определенность и уверенность в завтрашнем дне. Однако творчество и внутренняя успокоенность, как правило, не- совместимы. Чтобы стать творческой личностью, необходимо нарушить статус и сосредоточиться на чем-то принципиально новом.  

4. Четко определите, что хотите  сделать. Прежде, чем приступить  к решению проблемы, творческий  человек должен определить, сколько  времени ему потребуется, чтобы  вникнуть в ее суть, мысленно  объединить все известные ему  факты, обобщить их и постараться  выделить наиболее важные из  них.   

5. Ищите способы решения проблем.  К решению проблем можно подходить  разными способами: вы можете  выделить какой-либо определенный  период времени с тем, чтобы  сосредоточиться именно на нем;  можно разработать план решения  проблемы; можно выделить подзадачи;  найти вымышленную либо реалистичную  аналогию. В вашем распоряжении огромное количество разных стратегий для решения проблем: вербальные, визуальные, ролевые, математические, интуитивные.  

6. Ищите способ наилучшего решения  проблемы. Это означает, что, решая  ту или иную проблему, следует  сознательно стараться находить  оригинальные решения, не опасаясь  показаться окружающим глупым  и игнорируя некоторые культурные  табу. Старайтесь всегда быть  готов к восприятию неординарных  и запутанных фактов, обдумывайте  нетрадиционные способы использования  предметов и элементов внешней  среды. Отказывайтесь от обычных  или привычных способов и постоянно  стремитесь к объективности, стараясь  столь же критически относиться  к своим идеям, как к идеям  окружающих.

7. Найдите несколько правильных  ответов. Быть творческой личностью  означает продолжать поиск других  вариантов решений даже после  того, как с вашей точки зрения, проблема уже решена. Следует  всегда помнить, что, возможно, лучшее, более творческое решение,  еще впереди.

8. Верьте, что разумное решение  непременно будет найдено. Творческий  человек верит не только в  свои силы, но и в собственные  идеи. Если в глубине души считаете, что не сможете найти решение,  то так оно и будет.

9. Используйте метод «мозговой  атаки». Творческий процесс не  должен быть изолированным действием.  Взаимный обмен идеями и вариантами решений создает эффект синергитизма.

10. Претворяйте творческие идеи  в жизнь. Предложите творческую  идею – это лишь часть процесса. После того как такие идеи  возникают, их необходимо воплотить  в жизнь. Если самые замечательные  идеи будут храниться в вашем  мозгу или в документе, который  никто не будет читать, это, вряд ли в значительной мере способствует дальнейшему развитию ваших творческих способностей.

Итак, можно сделать вывод, что  менеджеру просто необходим творческий подход к решению проблем. Нужно  обладать широким кругозором, высоким  интеллектом и способностями, чтобы  решить даже очень сложные проблемы и принимать важные решения, придумывать новые идеи, которые необходимы для успешной деятельности организации. Нужно всегда помнить, что если в глубине души считаете, что сможете найти решение, то вы всегда его найдете.

1.9  Перегрузки в деятельности  менеджера-влияние на производительность  труда на предприятии.

 

Перегрузками в деятельности менеджера  или сотрудников, по нашему мнению, называется неэффективно используемый трудовой потенциал: перенапряжение психофизиологических возможностей участия в общественно  полезной деятельности, невозможность  нормальных социальных контактов, отсутствие способности к генерации новых  идей и методов, нерациональность поведения. Все это снижает производительность труда и увеличивает затраты  рабочего времени менеджера.

Эффективная система управления основана на экономическом использовании  всех видов ресурсов (в том числе  резервов рабочего времени). Выделяются следующие положения:

- перегрузки вследствие ошибок менеджера;

- перегрузки вследствие организационных недостатков;

- перегрузки вследствие диспропорции между управленческими функциями и их влияние на потери времени менеджера. На основе лонгитюдного следования авторами предложены рекомендации по усилению авторитета, а, следовательно, управляемости предприятия.

Когда утомляемость менеджера накапливается, он не может поддерживать высокую  работоспособность, в результате производительность труда на предприятии снижается, затраты рабочего времени растут. Резервы повышения производительности труда обнаруживаются в способностях руководителя предвидеть возможности развития не только собственного потенциала, но и всего когнитивного потенциала работников предприятия. У каждого работника имеются возможности творческого решения поставленных задач в срок. Непонимание этого самими руководителями и подчиненными является постоянным источником конфликтов в трудовом коллективе, а также результатов низкой производительности труда. В результате исследования менеджеров выявлены показатели потерь рабочего времени с точки зрения самих менеджеров. Были выделены виды перегрузок, приводящие к снижению производительности труда на предприятии, и определены три блока деятельности, направленные на исключение, как организационных ошибок, так и ошибок в деятельности менеджера:

1-й блок-деятельность, направленная на исключение организационных недостатков;

2-й блок-деятельность, направленная на исключение организационных недостатков в деятельности менеджера;