Планирование рабочего времени современного менеджера

3-й блок- деятельность, направленная на исключение диспропорции между управленческими функциями.

Потери рабочего времени указывают  на резервы повышения производительности труда менеджеров. Необходимо:

- анализировать фиксированные срывы выполнения плана;

- делегировать права и обязанности (необходимую долю самостоятельности);

- внедрять двухфазную систему принятия решений;

- заменять личные контакты средствами техники и коммуникации;

- обеспечивать рациональный распорядок времени и т.д.

Результаты исследования показали, что современный руководитель должен владеть комплексом методик, позволяющих  выявлять индивидуально-психологические  особенности своей деятельности, а также возникающих контактов  и коммуникаций, от усвоения которых  в  значительной мере зависит его  влияние на коллектив и в целом  его авторитет.

Таким образом, перегрузки в деятельности менеджера влияют на его дальнейшую работоспособность. Нужно уметь рационально распределять свою работу, делегировать полномочия, сначала решать легкие задачи, а сложные оставлять на потом, тем самым освобождая себя от большой нагрузки. Важно помнить: не нужно оставлять на завтра неоконченных дел, если это можно сделать сегодня, чтобы не тратить завтрашнее рабочее время. 

 

10.   Организация рабочего места

 

 

 

1.10.1  Благоприятный  режим и условия труда

 

Производительность  управленческого труда находится  в прямой зависимости от состояния  рабочих мест и условий, в которых  трудится менеджер. Значение рассматриваемой  проблемы усиливается в связи  с появлением новых организаций  рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения  в системе управления экономическими и социальными процессами.

Рациональная  организация рабочего места менеджера  обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств  и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В  настоящее время разработано  более 5 тысяч типовых проектов организации  рабочих мест для различных категорий  административного-управленческого персонала. В основе ее лежат принципы:

• Делегирование полномочий
• Специализация
• Параллельность
• Пропорциональность
• Ритмичность

В основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление  его кабинета на рабочую зону и  зону совещаний (переговоров).

Система обслуживания рабочего места  менеджера в данном случае должна иметь различные средства связи  и автоматизированную систему информации (АСИ). В практику управления широко внедряется автоматизированное рабочее  место (АРМ). В своем составе АРМ, как правило, имеет ПК, календарь, диалоговые устройства, электронный дневник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, средство для создания и хранения личной и служебной корреспонденции, систему контроля над исполнением поручений. Кроме принципов организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований к нему:

Материальная  и моральная заитерисованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

Удобство  мебели. Задача состоит в том, что бы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических данных личности и удобно поместить ее на рабочем месте.

Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а, следовательно, создана технология эффективного ее использования.

Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении должны быть оптимальми температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

  Рациональный режим труда и  отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека (Приложение 1).

Наиболее  ответственным моментом в работе по рационализации управленческого  труда является планирование мероприятий  по созданию благоприятных условий  труда  руководителей и специалистов организации. Они могут разрабатываться  на различных уровнях управления.

В итоге можно  сказать, что каждый сотрудник хочет  иметь благоприятный режим и  условия труда, автоматизированное рабочее место. Все это ему должен предоставить руководитель, чтобы была высокая производительность труда и работоспособность персонала. Ведь от этого зависит дальнейшая работа организации.

 

 

                            1.10.2  Культура управленческого труда

Среди основных элементов менеджмента  одним из наиболее ярких является управленческая культура.

Слово «культура» буквально означает воспитание, образование, развитие. В широком смысле термин «управленческая культура» употребляется  для характеристики организационно-технических  условий и традиций управления, профессионального  и нравственного развития менеджера.

В узком значении культура управленческого  труда может трактоваться как  служебная этика руководителя.

Специфика культуры управленческого  труда состоит в том, что в  ее основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться  менеджером. Наиболее важные из них:

1. Юридические нормы управленческого труда, которые отражены в государственно-правовых актах. Культура менеджера в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;
2. Моральные нормы-регулируют поведение менеджера в области нравственности и морали;
3. Организационные нормы-устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного плана, принятые в организации;
4. Экономические нормы-регулируют экономическую деятельность организации.

Имеются и другие виды норм, которые  определенным образом формируют  управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера  в рамках культуры управленческого  труда (Приложение 2).

Личная культура. Включает в себя уровень квалификации; этическое воспитание; личную гигиену и внешний вид; форму обращения к подчиненным и т.п.

Рациональное распределение  рабочего времени. Рациональная организация труда менеджера немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям: работа с документами, работа с кадрами, решение социально-экономических вопросов, решение коммерческих вопросов, совещание, переговоры, непроизводительные затраты времени, неуточненное время.

Менеджеру в то же время следует  иметь в виду, что он должен учитывать  и планировать не только рабочее, но и свободное время. Ведь старая истина гласит: «Кто не умеет работать, тот не умеет и отдыхать».

Культура содержания рабочего места. Отдельные менеджеры считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось «под рукой», и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Это не правильно. При таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле; ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.

Следует считать идеальным такой  порядок на рабочем столе, когда  на нем находятся лишь нужные для  работы документы. Кроме того, в служебном  помещении необходимо своевременно проводить уборку, заменить вышедшую из строя мебель.

Культура проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед.

Культура приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приеме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.

Культура в работе с  письмами. Сюда входят обязательная регистрация писем, определенные сроки их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо.

Культура речи. Около 80% рабочего времени менеджера связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить является важной составной частью культуры труда менеджера.

Организационная культура. Она определяет степень владения знаниями теории управления, методами организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные организаторские процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени менеджера.

К числу организационных процедур можно отнести подбор и расстановку  кадров, работу с кадрами; разработку организационных норм и нормативов, планов личной работы; постановку задач  и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

В конечном итоге, можно сказать, что в основе культуры управленческого труда лежат определенные нормы (об них мы говорили выше), которые должны строго соблюдаться менеджером. В них заложены все правила поведения менеджера в области морали и ответственности, в области внутреннего распорядка. Поэтому менеджер должен придерживаться управленческой культуре, чтобы быть успешным специалистом в области управления. А для этого нужно заниматься самообразование, развитием своих способностей и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           Заключение

                   Посредством планирования    мы переносим будущее в настоящее

                                                                 и тем самым имеет возможность

                                                                  сделать что-нибудь в отношении 

                                         него уже сейчас.                                                                                  

                     Алан Лейкин

 

 

  В результате  написания реферата более подробно была изучена тема: «Планирование индивидуальной работы менеджера», поэтому смело можно применять полученные  знания на практике. Также были рассмотрены главные вопросы. Например, как эффективнее распоряжаться своим временем, как грамотно работать с документацией, как развивать в себе творческие подходы в решении вопросов и многое другое. 

 Вы, наверное, слышали такой  вопрос: «Как бы вы съели слона?»  Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». т.е. разбили бы на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого. В этом и заключается процесс планирования.  

Интеллект, способность мыслить, планировать и принимать решения является главным орудием в деле недопущения промедления в делах увеличения собственной продуктивности. Чем лучше план, тем легче преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, после чего продолжать упорно добиваться своей цели. 

 Одной из высших целей  в любой работе является достижением  самой высокой возможной отдачи  от затраченной мыслительной, эмоциональной  и физической энергии. Выгодным  обстоятельством является то, что  каждая минута, потраченная на  планирование, экономит не менее десяти минут, однако это не большая «жертва» сэкономит, по меньшей мере, два часа (100-120 минут) потраченного иначе впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня. 

 Не редко ведь говорят о так называемой формуле шести «П», которая гласит: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие». 

 Поразмыслив над тем, сколько  пользы способно принести планирование  в деле повышения вашей продуктивности  и производительности и на  работе, и дома, приходиться удивляться, почему же столь мало менеджеров  практикуют его в повседневной  жизни. Само собой планирование  не представляет собой ничего  сложного. Все, что нужно –  это ручка и бумага. Нужно использовать принцип: заблаговременно составлять перечень всего, что необходимо сделать, до того как приступаете к осуществлению целей.

  Таким образом, планирование целей и задач управленческой деятельности, управление временем, планирование личной работы и командировок, рациональная организация рабочего места, творческий подход к решению проблем, работа с документацией являются самыми главным элементами работы руководителя. Если руководитель не будет владеть и управлять всеми этими элементами, то управление организацией никогда не будет эффективным.

   

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.  Гордиенко Ю. Ф., Обухов Д. В., Зайналабидов М. С.,  Менеджмент /.- М.: ОАО «Московский учебник».; Ростов н/Д: Феникс, 2008.- 235, (10) с.
2. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента: Учеб. Пособие.- 3-е изд. – Минск: «Новое издание», 2007.-336 с.
3. Овчинникова Т., Штефан В. Перегрузки в деятельности менеджера- снижение производительности труда на предприятии; Журнал «Управление персоналом» № 16 (146) 2006 год. 70 с.
4. Робинс С. П. Мененеджмент; 6-ое издание: пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2008. – 880 с.: ил. – парал. тит. англ.
5. Самыгин С. И., Столяренко Л. Д., Шило С. И., Ильинский С. В., Салимжанов И. Х. Управление персоналом. (Под ред. С. И. Самыгина). Серия «Учебники, учебные пособия» - Ростов н./Д: «Феникс», 2009. 512 с.
6. Шейнов В. П. Практические приемы менеджмента. Учебное пособие/ В. П. Шейнов. Мн.: Амалфея, 2008. – 160 с.
7. Шипунов В. Г., Кишкель Е. Н. Основы управленческой деятельности: управление персоналом, управленческая психология, управление на предприятии. Учеб. для сред. спец. учеб. заведений – М.: Высшая шк., 2007 – 304 с.; ил.