Планирование рабочего времени

 

Введение

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  управлять, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет  правильно организовать свое рабочее  время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать  свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой  другой профессии, но для людей, управляющих  другими работниками, этот навык  особенно важен, ведь он распоряжается  не только своим временем, но и через  четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще  и планирует их время [1].

Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно –  его нельзя накопить, передать или  взять в кредит, поэтому важно  научиться использовать его с  максимальной выгодой. Недаром же говорят: «Время – деньги». Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта  не были выполнены в срок, фирме  придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех  каждого руководителя зависит не только от материально-экономических  величин, но и от того, как он распоряжается  самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и  системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей [1, 2].

Актуальность рассматриваемой  в работе проблемы несомненна. Мы живем  в век скорости, поэтому проблема нехватки времени, как рабочего, так  и бытового, особенно в больших  городах остается одной из самых  насущных.

Цель работы – рассмотреть  проблему планирования и эффективности  использования рабочего времени.

В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи: определить методы и способы планирования рабочего времени, дать анализ управления рабочим временем и выявить эффективность использования рабочего времени.

Объект исследования –  рабочее время. Предмет исследования – процесс его планирования и эффективного использования [2].

 

 

 

1. Планирование рабочего времени

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно  знать, на что оно расходуется  и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно  взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему  не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается  за все дела подряд, стараясь выполнить  все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать  свое время, а для этого нужно  выяснить, на что расходуется время  и выявить основные причины дефицита времени. Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени  являются:

1) отсутствие четкости  в постановке целей и определении  приоритетов;

2) отсутствие планирования  рабочего времени или его слабая  организация;

3) низкий уровень дисциплины  подчиненных; 

4) слабое руководство,  неумение работать с подчиненными, партнерами, посетителями [4].

Анализ этого перечня  в дальнейшем позволит скорректировать  план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени  позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени.

Планирование позволяет  руководителю сконцентрироваться на главном  с учетом сроков и времени решения  основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня  и возникает возможность составления  расписания.

План предусматривает  решение стоящих проблем в  рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с  фиксированным сроком исполнения или  наиболее трудоемкие, требующие больших  затрат времени. Нежелательно откладывать  и неприятные дела, лучше их сделать  раньше других. Далее планируется  рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много времени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное — в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел [2].

Но случается, что предстоящий  запланированный объем работ  не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение  их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных  целей, рассчитанных на многие годы, порой  на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. [3].

Среднесрочные планы —  годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения  крупных конкретных задач производственного  характера.

Краткосрочные — включают разбивку времени для решения  задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы.

К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и  дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть — главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном  плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением  промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при  разработке дневных планов учитываются  особенности индивидуальных биоритмов. Необходимо планировать рабочий  день так, чтобы наиболее трудные  часы попадали на «пик работоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» — утренние часы, «голуби» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» — к вечеру [1].

Знание всех приемов и  методов планирования позволяет  правильно распределять задания  в зависимости от их сложности, трудности, ответственности, напряженности в  рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его  изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана  происходит накануне вечером в несколько  этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего  дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение затраты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5—10-минутные перерывы после каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи [2].

 

2. Управление рабочим  временем

Рабочее время — это  установленное законодательством  календарное время, в течение  которого работник в соответствии с  правилами внутреннего трудового  распорядка должен выполнять свои трудовые обязанности.

Рабочее время измеряется длительностью рабочего дня, рабочей  недели, рабочего месяца, рабочего года. Оно регулируется законодательством  страны, которое определяет его предельную величину за календарный период; чаще всего это неделя. Согласно ст. 91 Трудового кодекса РФ, в нашей  стране установлено, что продолжительность  рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. По мере создания необходимых экономических условий  возможен переход к сокращению этой продолжительности. Рабочий день продолжительностью 8 часов впервые был введен в  России в 1917 г. Ограничение законом  рабочего времени было одним из первых требований возникшего в начале прошлого века рабочего движения.

В России с 1928 г. была сделана  попытка перевести промышленность на 7-часовой рабочий день и 5-дневную  рабочую неделю. Но угроза военного нападения вынудила вернуться в  июне 1940 г. опять к 8-часовому рабочему дню и 6-дневной рабочей неделе. В 1977 г. Конституция СССР закрепила 41-часовую рабочую неделю. В 1991 г. она была сокращена до 40 часов.

Ограничение законом продолжительности  рабочего времени является не только всеобщей мерой труда, получаемой от каждого работника обществом, производством, но и всеобщей гарантией права  на отдых от чрезмерного переутомления  в процессе труда.

Менеджер должен очень  хорошо знать Трудовой кодекс РФ и  полностью руководствоваться им в своей управленческой деятельности.

Нормой рабочего времени  является установленная законом  для данного работника продолжительность  его рабочего времени (рабочих часов) за определенный календарный период — день, неделю, месяц. Эту норму, как правило, нельзя превышать. Но она  может быть снижена по коллективному  договору, соглашению за счет средств  работодателя. Эта норма может  снижаться до неполного рабочего времени. В первую очередь это  относится к молодежи, не достигшей 18 лет, лицам, занятым на тяжелой и вредной работе.

Если работником затрачено  время сверх нормы, то оно считается  сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера  производственного процесса рабочее  время может быть неполным, гибким или скользящим и определяться методами организации рабочего дня или  недели.

Неполный день (неделя) охватывает лишь часть рабочего дня (недели) нормальной продолжительности с соответствующим  понижением их оплаты.

Гибкие, скользящие графики  работы могут устанавливаться по соглашению работника с работодателем, но могут быть установлены для  отдельных категорий работников коллективными договорами или Правилами  внутреннего трудового распорядка. Время начала и конца работы определяет сам работник, поэтому данная часть  его рабочего дня считается переменным временем. Вместе с тем работник должен отработать установленную ему  норму рабочего времени. Такой режим  работы очень удобен для родителей, имеющих детей малолетнего возраста, а также для беременных женщин.

Рабочее время. Непосредственно  к самому рабочему времени относится  основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места.

Кроме того, в структуре  рабочего времени выделяется время  технологических и организационных  перерывов.

К основному времени относится  такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т. д. Вспомогательное  рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение  вспомогательного времени может  происходить работа по сбору необходимой  информации, например для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т. д.

Время обслуживания рабочего места тратится на организационные  и технологические процессы. В  это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно-заключительного  времени.

Время перерывов. Оно также  неоднородно. Прежде всего, это время  на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны  с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания  покрашенных деталей, а также  при сушке меха, древесины и  т. д. Организационные перерывы могут  быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими  как по вине работников, так и  независимо от них.

Рабочее время не подлежит накоплению и умножению, это ценнейший  фактор производства и поэтому требует  экономного, рачительного использования.

В ст. 100—101 ТК РФ раскрыто содержание режима рабочего времени и ненормированного рабочего дня, что, безусловно, должен знать менеджер любого звена управления. Так, «режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации», в соответствии с Трудовым кодексом РФ [1].

«Ненормированный рабочий  день — особый режим работы, в  соответствии с которым отдельные  работники могут по распоряжению работодателя при необходимости» эпизодически привлекаться к выполнению своих  трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени». Часто к такой категории относятся  и менеджеры.

Управление рабочим временем немыслимо без анализа его  структуры затрат на протяжении рабочей  смены или ее части [2].