Планирование рабочего времени

Анализ затрат рабочего времени  проводится с учетом того, что время, которое идет на выполнение элемента операции, определяется множеством организационно-технических  и психофизиологических факторов, а  они обычно не поддаются полному  контролю. Так, при изучении длительности одного и того же элемента операции в одних и тех же условиях может  быть получен ряд величин, в большинстве  случаев не совпадающих друг с  другом. Поэтому результаты таких  измерений будут составлять вариационный ряд. Для того чтобы получить достоверные  данные и сделать аналитические  выводы о длительности операции и  структуре затрат рабочего времени, необходимо использовать такие методы организации и обработки наблюдений, которые позволяют учитывать  вероятностный характер анализируемых  процессов. С этой целью надо обосновать количество проводимых наблюдений.

Методы исследования трудовых процессов классифицируются по цели исследования, количеству наблюдений, способу их проведения, форме фиксации данных и т. д. В соответствии с  целью исследования затрат рабочего времени выделяют: хронометраж, фотографию затрат рабочего времени и фотохронометраж.

Хронометраж: применяется  с целью проведения анализа приемов  труда и определения длительности повторяющихся элементов операции [1].

Хронометраж проводится в  следующей последовательности:

1) подготовка, включающая  выбор объектов наблюдения;

2) расчленение операции  на элементы;

3) установление фиксажных  точек;

4) определение числа наблюдений;

5) заполнение документации.

Для проведения хронометража объектами наблюдения являются типовые  исполнители данной работы, обладающие необходимыми психофизическими характеристиками, квалификацией и выполняющие  операцию в необходимом темпе.

Но если хронометраж проводится для изучения передового опыта, то объектом исследования становятся рабочие, применяющие  наиболее эффективные приемы и методы труда.

Определив объект наблюдения, подробно описывают операцию и вносят эти данные в специальный документ—  хронокарту. На лицевой стороне хронокарты делают записи о всех особенностях операции, оборудовании, инструменте, материале, работнике, состоянии организации и обслуживании рабочего места.

Затем операцию разделяют  на элементы: приемы, действия, движения.

Следующим этапом является установление их границ, определяемых по фиксажным точкам — резко выраженным (по звуковому или зрительному восприятию) моментам начала и окончания операции. Так, фиксажными точками можно считать: прикосновение руки к инструменту или заготовке, характерный звук начала резки металла и др. Далее устанавливается необходимое количество наблюдений исходя из требуемой точности и достоверности результатов хронометража. И на заключительном этапе после проведения замеров осуществляется обработка данных наблюдений.

После этого проводят анализ хронометража, включающий выявление  лишних движений и действий, оценку возможности их совмещения и уменьшения длительности. В результате определяется оптимальная продолжительность  операции и совершенствуется структура  затрат рабочего времени.

Фотографирование рабочего дня включает: подготовку, проведение, обработку результатов наблюдения, их анализ и разработку мероприятий  по улучшению использования рабочего времени.

На подготовительном этапе  изучаются технологический процесс, организация рабочего места, порядок  его обслуживания, степень кооперации и разделения труда между группами работников.

Если целью фотографии является изучение потерь рабочего времени, то изучается та организация труда, на которую рассчитываются нормативы.

В период самого процесса фотографирования фиксируются и измеряются все  без исключения затраты времени  как полезные, так и потери на протяжении рабочего дня или определенной его части, в течение двух-трех недель два-три раза в год. Все  данные заносятся в наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени, который включает:

1) элементы операции и  виды работ; 

2) текущее время в часах  или минутах; 

3) индекс операции;

4) продолжительность.

По окончании замеров  составляются две таблицы. В первой отражается расход времени в минутах  на каждый вид работ и сроки  их проведения. Во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место.

Все замеры должны осуществляться с большой точностью, иначе процесс  фотографирования лишен всякого  смысла. Задача фотографирования состоит  в том, чтобы ответить на вопросы: на что расходуется время; сколько  его нужно для выполнения тех  или иных конкретных операций; что  помогает, а что мешает его эффективному использованию.

Очень часто всю работу по выявлению потерь рабочего времени  называют диагностикой рабочего времени. Она проводится работниками управления, которые анализируют полученные данные и разрабатывают меры по улучшению  использования рабочего времени. В  процессе анализа выявляются те факторы, которые обусловливают наибольшие потери времени. К ним относятся  визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др. Вычислив их величину, определяют меры изменения структуры затрат времени, которая оптимально соответствовала  бы решению главных задач организации.

Рабочее время подлежит нормированию. Нормирование — важнейшая составная  часть, можно сказать, база управления рабочим временем. Установление прогрессивных  норм времени необходимо для определения  многих производственных факторов: численности  работников, ИТР и служащих, их заработной платы, определения итогов работы, а также материального и морального стимулирования.

Особенности технологических  процессов влияют на величину затрат рабочего времени и его потери. Поэтому столь важно дня точного  учета затрат времени пользоваться установленными нормами и нормативами.

Под нормой времени понимается установленное в минутах или  часах время, необходимое для  изготовления единицы продукции  или выполнения производственной операции при существующих технико-экономическом  уровне производства и природно-климатических условиях.

Устанавливаются нормы подготовительно-заключительного  времени, нормы основного и вспомогательного времени, нормы времени на организационно-техническое  обслуживание оборудования, перерывы на отдых и личные надобности, а  также перерывы, обусловленные особенностями технологических процессов [3].

При расчете норм используются нормативы времени, которые представляют собой установленные затраты  времени на выполнение отдельных  операций с учетом применения передовых  приемов и методов труда.

Время отдыха — это свободное  от работы время, которое работник может  использовать по своему усмотрению. Время  на отдых также регламентируется в зависимости от характера отдельных  работ и степени утомляемости работника из-за излишних физических усилий, повышенной напряженности, высокого темпа работы, сверхнормативного  уровня температуры и влажности, повышенного шума и вибрации, недостаточной  освещенности. В норме эти затраты  на отдых могут составлять до 20 % от оперативного времени. Как правило, величина этих перерывов устанавливается  правилами внутреннего трудового распорядка [1].

Нормирование и планирование рабочего времени как исполнителей, так и руководителей позволяют  значительно повысить эффективность  его использования. Кроме того, осуществление  названных элементов управления рабочим временем дает возможность  выявить пути повышения этой эффективности.

Руководитель должен быть примером для подчиненных в этом плане. Желательно, чтобы он начинал  свой рабочий день раньше своих подчиненных  и до их прихода мог составить  и уточнить для них задания, а  также предпринять все необходимые  меры для их успешного выполнения.

В настоящее время в  России менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием  времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование  времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого  тоже, но, несмотря на это, по настоящее  время проблема эффективного использования  времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень  слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее время руководителей  можно условно разделить на две  группы:

• руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

• Новые менеджеры, большинство  из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались  за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем  отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени. [2]

Российская экономика  переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс  принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие  перед менеджером не всегда ясны и  последовательны. Множественность  целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто  приводит к противоречиям. Невозможность  постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают  неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты).

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени  руководителей. Это говорит о  проблемах с делегированием у  российских менеджеров. Многие из них  не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так  загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту  работу лучше. В результате менеджеру  не хватает времени на действительно  важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность в  использовании рабочего времени  заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий  день с неформального общения  с коллегами, а не с важнейших  дел; обсуждение условий контракта  может плавно перейти в дружескую  беседу.

В России сложился образ  руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем  больше ему недостает времени, тем  значительнее он, кажется. Некоторые  руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов  в сутки, выражая этим преданность  своему делу. Объективно же, это говорит  лишь о том, что человек не может  расставить приоритеты и правильно  организовать свое время.

В основном то, насколько  эффективно менеджер распоряжается  своим временем, зависит от его  личности, от того, хочет ли он упорядочить  свою деятельность, последовательно  внедряя в работу правила и  принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны [1,2,3].

 

 

 

3. Эффективное использование рабочего времени

Управление рабочим временем - одна из важнейших составляющих жизни  каждого члена современного общества - зачастую от неё зависит выполнение тех или иных задач. Сегодня общество и бизнес широко используют новые  возможности коммуникации с применением  компьютерных технологий: электронную  почту, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и  видеоконференции.

Широкое применение нашли  индивидуальные и корпоративные  средства планирования. Однако использование  средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным  и оправданным с точки зрения бизнеса. Основная проблема заключается  в отсутствии их интеграции с системами  управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами  и т.д. Автоматизация различных  задач, связанных с рабочим временем, и их синхронизация с офисными системами управления может помочь повысить эффективность работы и  добиться максимальных целей при минимальных затратах [4].

Систематизация бизнес-процессов  заключается в их структурировании, распределении по задачам. Любая  задача должна быть выполнена в указанные  временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное  время. Можно к решению этой проблемы подходить индивидуально с помощью  индивидуального планировщика и  компьютерных приложений. Но подавляющее  большинство индивидуальных планировщиков  не содержат средств анализа и  контроля затраченного времени. И, следовательно, не являются полноценными средствами управления временем.