Планирование рабочего времени

В компьютерных приложениях, так называемом деловом программном  обеспечении, проблема совместной работы сотрудников решается за счет встраивания  в программы средств общения, планирования задач и контроля их исполнения, поддержки мобильных устройств, технологий интернет-порталов. Корпоративные среды, в том числе операционные системы и бизнес-платформы включают в себя такие решения [2].

Групповое планирование позволяет  назначить задание нескольким сотрудникам  с учетом хранения данных в единой базе и разграничения прав доступа. Отличие группового планирования - это его непосредственная связь  с организационной структурой: штатным  расписанием, ролями проекта, списком  участников рабочей группы. Более  гибкие планировщики позволяют назначать  сотрудникам роли помимо штатного расписания, что позволяет учитывать неформальное распределение обязанностей в организации.

Серьезной задачей для  кадровой службы является учет рабочего времени большого количества временных  сотрудников или сотрудников  со сдельной оплатой труда. В последнем  случае результаты труда могут не учитываться, например, при проведении маркетинговых акций с раздачей рекламной продукции. Система учета  рабочего времени включает в себя средство группового планирования и  отчетности.

Движение в направлении  интеграции деловых функций и  функций совместной работы осуществляют разработчики интернет-решений, ориентирующиеся, в первую очередь, на рынок среднего и крупного бизнеса. В странах с устоявшейся рыночной экономикой существуют сотни интернет-решений, включающих в себя функции совместной работы и планирования рабочего времени, а также элементы делового программного обеспечения. Такие программные продукты относятся к классу Groupware.

Исходя из этого, логическим продолжением существовавших ранее  продуктов управления рабочими процессами является появление программного продукта TMU GroupWare японской компании TMU Consulting, разработчика программного обеспечения и консультанта в области автоматизации бизнеса. Первая версия TMU GroupWare 1.2 вышла на рынок в 2003 году. В программе все модули тесно интегрированы между собой, реализован документооборот, доступ с карманных компьютеров и мобильных телефонов, расширен список поддерживаемых баз данных и операционных систем.

TMU GroupWare изначально разрабатывался как продукт для массового использования, и он содержит все необходимые средства для автоматизации групповой работы для среднего и крупного бизнеса. В целом продукт является системой управления деловыми процессами. Деловой процесс представляется набором последовательно или параллельно выполняемых задач: условием начала выполнения следующей задачи является окончание предыдущей с нужным результатом. При запуске процесса происходит интеллектуальный выбор свободного сотрудника для выполнения задачи. Независимый движок Workflow позволяет в ходе выполнения задачи обмениваться информацией с другим программным обеспечением, что позволяет встраивать TMU GroupWare в решения по управлению предприятием или производством.

Помимо управления деловыми процессами решаются задачи стратегического  планирования – ведения проектов. Проекты имеют собственную структуру  ролей, на которые назначаются сотрудники.

Важнейшей компонентой делового программного обеспечения в TMU GroupWare является хранилище документов и элементы документооборота. TMU GroupWare - это система управления документооборотом начального уровня, которая удовлетворяет основным запросам бизнеса в этой области автоматизации. Документ представляет собой регистрационную карточку с набором полей, настраиваемых пользователями, и набор присоединенных файлов. Ведется учет версий, поддерживается блокировка файла во время его редактирования, имеется архив. Осуществляется поиск по карточке и тексту документов. Документооборот использует деловые процессы для коллективной работы над документами по их созданию и согласованию.

В целом система построена  по принципам модульной архитектуры (в последующих версиях планируется  разработка новых, специализированных модулей, направленных на обеспечение  эффективной работы).

Этот программный продукт  предназначен для компаний:

1. с проектным подходом ведения бизнеса;
2. с территориально удаленными офисами и филиалами;
3. стремящихся реализовать стратегии управления знаниями;
4. желающих перейти на новую ступень организационно-управленческого развития;
5. планирующих получение сертификата менеджмента качества и уже сертифицированных по стандартам ISO 9001-2000.

С функциональной точки зрения TMU GroupWare - это, в первую очередь, полноценное решение проблемы взаимодействия сотрудников внутри организации, отдела или проекта. Обмен информацией происходит с учетом организационной структуры предприятия или проекта. Для взаимодействия с внешним миром, с клиентами, контрагентами и партнерами ведется корпоративный список контактов. Максимально полный набор средств общения включает в себя сервер электронной почты и поддержку внешних почтовых серверов, мессенджер – службу обмена мгновенными сообщениями, форумы, отправку SMS, корпоративную базу знаний. Коммуникационные возможности используются для рассылки уведомлений о событиях, включая подписку на уведомления об изменении состояния объектов и их контейнеров (например, прислать уведомление на нужный почтовый ящик - о любом просроченном задании, имеющем высокую важность) [4].

Для сотрудника реализованы  планирование личных и совместных работ, определение местонахождения коллеги, бронирование имущества компании, хранение информации и документов, оперативный  обмен информацией и документами, оперативный поиск документа или контакта, регистрация информации о клиенте и масса других функций.

Для менеджера – оперативный  контроль за бизнес-процессами с мобильного телефона, планирование и управление ежедневными и проектными работами, контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, учет использования рабочего времени, оперативные распоряжения и указания, контроль выполнения поручений, отслеживание потоков информации, осведомленность обо всех создаваемых документах.

Заключение

Рабочее время — это  важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и  руководителей значительно повышает эффективность его использования  и наилучшим образом сказывается  на конечных результатах деятельности подразделений. Можно сделать вывод  о том, что управление временем касается в большей степени организации  рабочего времени, чем его экономии.

Менеджер должен стремиться к правильному распределению  времени, исходя из личных интересов  и интересов бизнеса. Нужно так  использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа  задач, которые в свою очередь  обуславливают выполнение промежуточных  задач, ведущих к реализации основной цели.

Свои собственные планы  времени менеджер должен согласовывать  с планами подчиненных и непосредственного  руководителя, чтобы достичь максимального  эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы  путем постановки ясных целей, правильного  выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности  в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени [4].

Список используемых источников:

1. www.bibliofond.ru
2. www.wikipedia.ru
3. www.works.tarefer.ru
4. 5ка.рф