Планирование рабочего времени

Содержание

 

Введение

Анализ  и учет использования времени  в работе менеджера

Тайм-менеджмент как система управление временем

Заключение

Список  использованной литературы

 

 

Введение

 

Время – это специфический ресурс, который  необратим. Оно уходит, поэтому его эффективное использование актуально, особенно при сегодняшнем темпе жизни.

В век информационный все сложнее  успевать быть в курсе всего, а  это очень важно любому руководителю. Сегодня цена времени становится дороже, чем деньги. Руководить организацией или небольшим отделом, да или  просто работать, выполняя поручения, и одновременно полноценно уделять  время семье, отдыху – задача любого менеджера.

По  мнению специалистов, время в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем. Но, если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что "человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом".

Рабочее время большинства современных  руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все  же часто не удается завершить  все намеченные дела к заданному  сроку. При этом нарастает такое  ощущение беспомощности перед лавиной  проблем, срочно требующих твоего вмешательства  и чувство того, что нехватка времени  как нехватка воздуха ведет к  тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет  к стрессовому состоянию, еще  более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка  каждый человек может вспомнить  немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им "на потом", а, по сути "в долгий ящик", которые вроде бы нужно сделать, но вот все "никак руки не доходят".

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных  приемов и методов, имеющих общее  название тайм-менеджмент. Само слово  "тайм-менеджмент" переводится с английского языка как "управление временем", однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. "Управление временем" - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная  проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

 

 

Анализ и учет использования  времени в работе менеджера

 

В нашей жизни наблюдается ритмичность, как и во многих процессах, происходящих на Земле и в нашем организме  в частности. Это приливы и  отливы в морях и океанах, восход и закат солнца, смена времен года и многое, многое другое. Наша задача — зная свои биологические ритмы, составлять расписание с учетом индивидуальности.

Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной  М-образной кривой, на которой имеются  два четко выраженных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная  работоспособность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается  спад деловой активности.

Но  это общие тенденции, которые  наблюдаются у большинства, однако каждый человек индивидуален и имеет  свою кривую М.

Кроме того, давно известно, что почти  все люди могут быть отнесены либо к "жаворонкам", либо к "совам". "Жаворонки" просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют себя бодрыми и энергичными. Работоспособность в этот интервал времени у них высокая, но вечером падает, затем наступает сонливость, и они рано ложатся спать. "Утро вечера мудренее" — это их главный девиз.

"Совы" засыпают, как правило, довольно поздно и просыпаются, естественно, поздно. Они встают с трудом, поскольку глубокий сон у них наступает утром. Работоспособность "сов" нарастает постепенно в период от обеда к вечеру.

Ученые  выделяют и третий тип людей —  это аритмики, работоспособность  которых практически одинакова  в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

Индивидуальный ритм может значительно отличаться от начала и окончания рабочего дня, установленного обеденного перерыва на производстве или в фирме. Поэтому необходимо разработать программу исследования личных биоритмов, которая позволяет выяснить, как изменяются работоспособность, производительность, внимание в течение дня, по дням в неделю и по месяцам. Самым простым способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража. Как проводить хронометраж, рассмотрим позже. После проведения недельных замеров построить свою кривую М. Сравнить индивидуальные результаты с той зависимостью, которая наблюдается у большинства людей.

Полученные  результаты очень важны, поскольку  теперь можно адаптироваться к режиму работы производства или фирмы. Некоторые руководители подстраивали или подстраивают работу подчиненных под свой биологический ритм. Например, Сталин организовывал совещания поздно ночью, а некоторые современные руководители фирм на Западе начинают работу со своими топ менеджерами в пять часов утра.

Равномерность загрузки по часам. Зная общие законы движения в природе, в том числе  и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равномерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля. Усилия, творческие или физические, будут иметь максимальную эффективность, если в течение дня трудиться без "ускорений" и "торможений". Поэтому практической рекомендацией является по возможности равномерная загрузка по часам.

"Уплотнение" расписания. Когда формулируется план работ, то, возможно, а скорее всего наверняка, остается часть дел, которые не попадут в расписание. В этих случаях рекомендуется "уплотнить" расписание.

Рекомендуется рассмотреть варианты совмещения двух и более дел. Например, во время уборки, наведения порядка, и т. п. прослушивать курс иностранного языка. Однако если в течение каждого дня выполнять несколько дел одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому рекомендуется не злоупотреблять этим приемом.

Составляя расписание на ближайший день, целесообразно  учитывать накопленный опыт многих бизнесменов, менеджеров и руководителей  среднего звена. Например, нельзя планировать  больше 3-4 встреч, можно провести максимально 10-15 телефонных разговоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каждую беседу).

Классификация методов и способов исследования использования рабочего времени  проводится по нескольким признакам:

- по цели исследования,

- по количеству наблюдаемых объектов, по форме проведения исследования,

- по форме фиксации данных,

- по виду наблюдения, по наблюдателю,

- по форме записи.

 

Фотографией рабочего дня (ФРД) называется исследование трудового процесса, имеющие целью  выявить затраты рабочего времени  в течение изучаемого периода (часто  целой смены), определить резервы  повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины  потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. При  проведении ФРД измеряются и фиксируются  все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно - потери времени по различным причинам. ФРД является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места и отдыха. С помощью фотографии рабочего дня изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по классификационным группам (категориям) затрат времени: анализируют потери рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования рабочего времени: определяют необходимое количеств рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. устанавливают нормы обслуживания: учитывают фактическую выработку продукции и темп ее выпуска.

Этапы проведения фотографии рабочего дня

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение самих наблюдений за выбранным объектом;

3) обработка и анализ данных наблюдения;

4) разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего дня.

При проведении непосредственно ФРД  в наблюдательном листе на протяжении целой смены (или части ее) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени.

 

Форма 1.1. Наблюдательный лист ФРД

№ п\п

Что наблюдалось

Текущее время

Продолжительность

Индекс

 

На  основании проведенных фотографий рабочего времени составляется сводная  таблица одноименных затрат рабочего времени, определяются средние величины по одноименным затратам и потерям  рабочего времени, проводится анализ необходимости  и целесообразности этих затрат и  перерывов в работе.

 

Форма 1.2 Сводная таблица одноименных затрат рабочего времени и перерывов

Наименование категории, затрат и потерь рабочего времени	Время по наблюдениям ФРД, мин.					Затраты времени по нормативам, мин.
	№1	№2	№3	Суммарное время по одноименным затратам	Среднее время по одноименным затратам

 

 

После составления сводки одноименных  затрат, необходимо составить фактический  баланс рабочего времени и представить  его в виде таблице по форме 1.3.

 

Форма 1.3 Баланс рабочего времени

Наименование затрат времени	Индекс	Продолжительность
		Минуты	%%

 

Затем сопоставляется фактический баланс рабочего времени с нормативным  в таблице по форме 1.4.

 

Форма 1.4 Сопоставление фактического и нормативного балансов рабочего времени

Индекс затрат	Затраты времени, мин.		Отклонения, мин.
	Нормативные	Фактические	Излишек	Недостаток

 

Сопоставление данных фактического и нормального  баланса рабочего времени позволяет  определить следующие показатели: коэффициент  использования сменного времени, коэффициент  потерь рабочего времени по организационно-техническим  причинам, коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями  трудовой дисциплины, коэффициент возможного уплотнения рабочего дня, коэффициент  возможного повышения производительности труда за счет устранения выявленных потерь времени.

 

Хронометраж - это метод изучения затрат оперативного времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, повторяющихся при производстве каждого изделия элементов операции. Хронометражные наблюдения позволяют выявить резервы связанные со временем выполнения оперативной работы.

Основные  этапы хронометража:

1. подготовка к наблюдению - ознакомление с операцией и расчленение трудового процесса, определение фиксажных точек;

2. наблюдение - заполнение листа наблюдений в таблице по форме 5.1

3. Обработка, анализ данных наблюдения - проверка длительности каждого элемента операции, проверка устойчивости хронометражных рядов, сравнение с действующими нормативами; определение с учетом передового опыта и внедренных оргтехмероприятий рационального состава операции, продолжительности ее элементов и операции в целом¹.