Планирование рабочего времени

 

Форма 1.5. Лист хронометражных наблюдений

№ п/п	Элементы операции	Текущее время по номерам наблюдателя					Сумма	Среднее значение
		1	2	3	4	5

 

 

Условиям  сокращения потерь рабочего времени  является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного  процесса - средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровень организации рабочего места и его обслуживания, о так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени, которые представлены ниже.

Факторы, оказывающие влияние на использование  эффективного фонда рабочего времени:

1. Наличие сверхплановых необоснованных целодневных невыходов.

2. Неэффективное использование сменного времени в результате нарушений трудовой дисциплины, плохой организации обслуживания рабочих мест и др. нарушений, приводящих к внутрисменным простоям.

3. Нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников на выполнение непредусмотренной работы, что приводит к непроизводительным затратам рабочего времени.

4. Неритмичная работа производства, в результате отсутствия действенного  календарно-оперативного планирования  и учета производства, приводящего  к недостаткам в управлении  производством и непринятия своевременных  мер к сглаживанию сезонных  колебаний, что приводит к неравномерной  загрузке рабочих и к потерям  в производительности их труда.

Направления улучшения использования рабочего времени:

• обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;
• оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;
• обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;
• совершенствование приемов и методов труда;
• комплексное обоснование необходимых затрат труда;
• создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;
• использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;
• соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут  прямо или косвенно повлиять на улучшение  использования рабочего времени².

 

Тайм-менеджмент как система управление временем

 

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления  различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования  тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов  борьбы с причинами нерационального  использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента  не следует воспринимать его как  аксиому, потому, что каждый человек  является единственным, кто может  решить для него проблему рационального  использования времени наилучшим  образом и поэтому наиболее эффективным  является личный тайм-менеджмент, который  в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять  указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ  – это такой процесс, который  позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его  причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают  наиболее неблагоприятное воздействие  на использование времени.

Постановка  целей – необходимый этап в  тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного  человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие  методы управления временем следует  применять, а какие применять  не следует.

Планирование  – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление  перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины  были выявлены, и необходимо ликвидировать  их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что  каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы  к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру  и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески  подходить к его использованию³.

 

Можно выделить большое количество различных  факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно  с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или  хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1 причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя

К ним относятся бесплановость  работы, плохо налаженный в организации  обмен информацией, отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности, выполнение задач, которые  вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы  и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим  эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является  результатом образа жизни не  только самого руководителя, но  и общего стиля жизни данной  организации. Бесплановость работы  ведет к постоянным перерывам  для различного рода "уточнений", разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации  обмен информацией. Передавая  информацию, любой человек всегда  уверен, что ее получатель полностью  осознает и понимает ее смысл,  однако это не всегда так.  Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную  информацию. Далеко не все современные  руководители решили эту задачу  для себя и своих сотрудников  и ввели на своих фирмах  унифицированную систему приема  и передачи информации. Во многих  организациях обмен информацией  между подразделениями происходит  в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального  общения. Также примером отсутствия  стандартов передачи информации  может служить отсутствие единого  стандарта объяснения клиенту  по телефону местоположения организации  – "каждый объясняет, как может".

3) Отсутствие четкого распределения  работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает  дела, которые на самом деле  не имеют большого значения. При  этом на них расходуется значительное  время, необходимое для решения  действительно важных проблем.

4) Выполнение задач, которые вполне  могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет  подобные задачи в случае, если  он не доверяет подчиненным,  считая, что они смогут выполнить  данную задачу так же качественно,  как и он, сам, то есть речь  идет об отсутствии уверенности  в должной квалификации сотрудников  организации. В качестве примера  можно привести прием клиентов  именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

5) Слабая мотивация труда. Слабая  мотивация труда приводит к  низкой производительности труда,  в большей степени это касается  не руководителя организации,  а его подчиненных, однако на  предприятии эта проблемы может  иметь место и низкая производительность  труда будет вести к дефициту  времени.

2 причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой  поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени, а также "воры времени". Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

 

Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название "тайм-менеджмент". Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Одним из родоначальников тайм-менеджмента  считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который  осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть  знаменитого Генри Форда, который  ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время  сборки автомобилей и расходы  времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

В настоящее время в России одним  из известных специалистов в области  тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы⁴.

 

Планирование  времени

 

Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих  перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени  в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует  тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей  устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых  должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного  характера. В каждой из этих целей  выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые  правила планирования.

1. Следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще  и мотивирующим инструментом  – ориентировать его на результат.  Например, писать в списке не  "сделать то-то", а "то-то сделано", чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

2. Следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю  в планировании своего рабочего  времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

3. Не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается,  что следует планировать не  более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное  время и 20% спонтанное время.

4. Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недорешенного в  незапланированное время. Если  эти дела и вопросы должны  были быть решенными в запланированное  время. Практика показывает, что  на любое дело тратится ровно  столько времени, сколько его  есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.