Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации

1.Понятия  коммуникации

Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации

 Термин «коммуникация»  употребляется в разных значениях.  Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях  как средствах или формах связи. По этому поводу регулярно возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию и пониманию.

 Под коммуникацией  в широком смысле понимают  общение, передачу информации  от человека к человеку, В организационном  контексте понятие «коммуникация»  рассматривается как процесс (коммуникация – это  общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

 Хорошо налаженные  коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

 Коммуникация  — это процесс общения и  передачи информации между людьми  или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

 Коммуникация  — это одно из необходимых  условий жизни человека в социуме,  а коммуникабельность — одна  из важных системных характеристик,  сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью в социальных группах понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность — это совместимость разнотипных систем передачи информации.

 Относительно  конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней.

 Внешняя  коммуникация — это коммуникация  с миром, находящимся за пределами  вашей организации, это коммуникации  между организацией и внешней  средой. Задача внешних коммуникаций  — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

 Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации -- создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

 Коммуникативный  поток может перемешаться в  горизонтальном и вертикальном  направлениях. Внутриорганизационные  коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

 Коммуникация  в малой группе дает шанс  и руководителю и подчиненному  оперативно участвовать в решении  стратегических и текущих задач:  каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан.  Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.

 Межличностная  коммуникация — коммуникация  с другим человеком — наиболее  распространенный тип внутренних  коммуникаций. Коммуникации между  неформальными группами могут  охватывать набор связей — от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению порядка выплаты премиальных и др.)

 Общественные, или массовые, коммуникации – процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

 Важнейшей  задачей руководства компании  является создание условий по  обмену идеями, мыслями, информацией  между людьми, подразделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами. Один из управляющих фирмы «Хьюлетт-Паккард» признается: «...Мы начинаем любое дело с весьма высокой степени неформального общения, и это — главное. И мы считаем себя обязанными сохранить это любой ценой». В этой же фирме придается большое значение обращению персонала друг к другу по имени. Для этого каждый, в том числе президент, носит именную табличку, на которой указано только имя. На фирмах «Катерпиллер», Макдональдс», «Интел», «Делта-эйрлайнз», «Юнайтед эйрлайнз» много внимания уделяют формированию технологий поддержания связей для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте. Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности.

 Принятые  в лучших компаниях системы  коммуникаций способствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости.

 Стимулируя  обилие контактов, лучшие фирмы  перестраивают помещения, обустраивают  по-новому рабочие места. Так,  новые здания «Интел» спроектированы  таким образом, что в них  достаточное количество конференц-залов, где можно ознакомиться с новой информацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руководство тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками.

 В одной  из передовых компаний в столовой  были маленькие столы, рассчитанные на четырех человек, их заменили большими прямоугольными столами казарменного типа. Компания «ЗМ» организует клубы по групповым интересам. Все это делается с одной целью — повысить вероятность случайных бесед, способствующих решению проблем во время перерыва, обеда, завтрака или в других ситуациях. В лучших компаниях непринужденности общения способствует сама обстановка: скромные, по-спартански обставленные помещения, открытые двери, отсутствие лишних стен. Роскошные кабинеты не способствуют открытым, дружественным отношениям.

 На эффективность  коммуникаций оказывают влияние  различные факторы:

  Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

 Способы  обеспечения коммуникации хорошо  известны — это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание  находится на первом месте,  занимая до 45% времени межличностных  коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.

 Тип личности  человека имеет также большое  значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание типа  личности собеседника позволит  вам адаптировать свои предложения и даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.

 Коммуникации  — жизненно важное звено между  руководителем и подчиненными, они  являются инструментом внутрисистемной  координации, помогают получать  информацию на всех уровнях  управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

2.Формальное  планирование

Формальное  планирование приобрело огромную популярность в 1960-ые годы, и, в основном, эта ситуация сохраняется и сегодня. Благодаря ему организации (и индивидуумы) имеют возможность определять конкретное направление своего развития. Однако уже давно критика начала брать под сомнение основные предпосылки и тезисы, на которых основано формальное планирование. Предлагаем вам рассмотреть некоторые из наиболее популярных аргументов.

1. Планирование способствует  созданию отсутствия гибкости. Формальные  планы приводят к "блокированию" деятельности организации, жестко  направляя ее на достижение четко определенных целей в рамках конкретных временных графиков. При определении целей организации в ходе планирования менеджеры выходят из того, что внешняя среда не будет изменяться в течение времени, необходимого для их достижения. Если же это предположение оказывается ошибочным, управленческий персонал, продолжая строго придерживаться исходного плана, может оказаться в достаточно сложной ситуации. Если менеджер не способен обнаружить достаточную гибкость – иногда вплоть до полного отказа от первобытного плана – и продолжает выполнять все, что было намечено для достижения исходных целей, он, полностью вероятно, не справится с переменчивой внешней средой. Неуклонное следование в четко определенном направлении без учета изменений во внешней среде, часто приводит к грустным последствиям.

2. Невозможно разработать  формальные планы для работы  в условиях динамической внешней  среды. Как мы уже отмечали, большинство современных организаций  работают в условиях постоянных  и радикальных изменений внешней среды. Таким образом, если основная предпосылка, которая лежит в основе концепции формального планирования (неизменность среды) не отвечает данному положению, то возникает вопрос, можно ли вообще разработать эффективный формальный план? Среда бизнеса сегодня абсолютно хаотическая, то есть случайное и непредсказуемое. Управление в таких условиях требует повышенной гибкости, а это значит, что менеджеры и их подчиненные не должны связывать себя формальными планами.

3. Формальные планы не  способны заменить интуицию и творчество. Успех организации, как правило, объясняется чьим-то правильным представлением (виденьем). Однако в процессе эволюции проявляется тенденция к формализации. Формальное планирование обычно основывается на методах, которые включают тщательное исследование способностей и возможностей организации и механистический анализ, который возводит виденье к какой-то  запрограммированной рутинной операции. Это опять-таки приводит к неприятным для организации последствиям. Например, стремительный рост Apple Computer в конце 1970-х и в течение 1980-х годов приписывалось творческому характеру и антикорпоративному настроению одного из ее соучредителей Стивену Джобсу (Steven Jobs). По мере того, как компания расширялась, Джобс почувствовал необходимость усиления формализации управления, что в общем противоречило его основным принципам. В результате он нанял нового исполнительного директора, который вытеснил Джобса из его собственной организации. С освобождением Джобса в Apple Computer резко усилился формальный подход к деятельности, включая широкое использование подробных планов, то есть именно то, чем Джобс настолько сильно пренебрегал, уважая, что они убивают творчество и инициативу. До 1996 года такой стиль руководства привел к практически полной потере творческого начала в организации, и фирма уже просто боролась за выживание. Ситуация настолько усложнилась, что в 1997 году Джобса пригласили опять возглавить организацию, чтобы помочь Apple вернуться на прежний путь, и в сентябре того же года он был назначен исполнительным директором организации.

4. Формальное планирование  сосредоточивает внимание менеджеров  на конкуренции сегодня, а не  на успешной деятельности организации  в будущем. Формальное планирование  должно тенденцию фокусировать  внимание управленческого персонала на том, каким образом воспользоваться существующими сегодня возможностями внутри отрасли, в которой работает их организация. Это часто не позволяет менеджерам рассматривать свою отрасль как объект для творческих изменений и нововведений. Таким образом, использование формальных планов часто приводит к грубым ошибкам и просчетам и, как следствие, к возникновению дополнительных расходов, которые возникают в организации через то, чтобы "догнать" конкурентов в своей отрасли, которые пошли далеко вперед. Не следует забывать и о том, что большинство фирм, например Intel и Sony, в значительной мере обязанные своим успехом потому, что не боятся расширять бизнес и осваивать совсем новые отрасли, нередко создавая и развивая их.

5. Формальное планирование ведет к неоправданной вере в вечный успех. Успех порождает успех. Это – знаменитая "американская традиция". Пока что-то не сломалось, не нужно его чинить, не так ли? Возможно, что и не нужно! В условиях неопределенной внешней среды успех может привести к провалу. Людям обычно очень трудно изменить планы или отказаться от них, поскольку доныне они работали полностью эффективно, и попасть в мир неизвестности и непредсказуемости. Не следует забывать, что успешные формальные планы могут сформировать ошибочное ощущение гарантии и безопасности, порождая неоправданную веру в них. Многие менеджеры пытаются не сталкиваться с неизвестностью до тех пор, пока радикальные изменения во внешней среде не вынуждают их к этому. Но достаточно часто бывают уже слишком поздно!

Бюджетирование является наиболее распространенным методом  формального планирования, который  используется для обеспечения согласований между различными планами и распределения  ресурсов. Бюджет представляет собой  метод распределения ресурсов, выраженных в количественной форме, для достижения целей, также представляемых количественно. Бюджеты, как правило, являются компонентом любой формализованной системы планирования. Хотя многие организации никогда в письменном виде не формулируют цели и стратегии, большинство из них составляет бюджеты в виде отдельных документов. Сущностной чертой бюджетов является количественная оценка результатов и целей.

Когда стратегия  разработана, определены необходимые  стратегические изменения, задачи распределены по подразделениям и исполнителям через систему планов, а также разработаны бюджеты, встает вопрос, как эффективнее выполнить этот комплекс работ и достичь целей? Для ответа на него в организации должна быть выработана соответствующая политика. Политика представляет собой общее руководство к действию и принятию решений, которые облегчают достижение целей. Ее можно рассматривать как «кодекс законов», который определяет, в каком направлении могут осуществляться действия. Политика направляет действия на достижение целей или выполнение задачи.