Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем. Матрица Эйзенхауэра

Если система Франклина работает с тем, что должно быть сделано, то основная цель системы Любищева - учёт уже использованного времени. Наилучшие результаты достигаются благодаря использованию обеих систем одновременно.

Небольшая историческая справка: с 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Точность учёта - 10 минут. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет.

Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. П. Друкер рекомендует каждому руководителю вести точную регистрацию своего времени, оговариваясь, что это весьма трудно и что большинство людей такой регистрации не выдерживает. "Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель... Я обещаю себе и обещаю ей письменно, (она настаивает на этом), что я не уволю, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много... Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета".

Большинство людей занимаются в основном делами категории 3 и 4 и не справляются с делами категории 1 и 2. Часто просто потому, что дела типа 3 и 4 сделать проще и их результаты оказываются сразу налицо. Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы – ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней перспективой (именно поэтому многие пишут статьи, но лишь единицы отваживаются писать книги). Для демонстрации собственной эффективности большинство нуждается в быстром конкретном результате. Понимание подобной ориентации составляет важный элемент самосознания личности. При этом изменить ориентацию личности очень сложно. Однако никто не мешает воспользоваться знанием своих психологических особенностей. Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой – ведь день то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи: даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет состояния психологического дискомфорта.

Еще один прием уплотнения времени – составление перечня мелких дел (требующих 10-15 минут). Практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, переключение с одного важного дела на другое требует некоторого времени. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения – дела идут!

Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности вашего индивидуального графика работоспособности. Известно деление людей на «жаворонков» и «сов». У жаворонков пик активности приходится на утренние часы, у сов – на вечерние. Кроме того, в течение суток происходят весьма существенные колебания работоспособности.

К навыкам, полезным в деле управления временем, относятся навыки печати слепым десятипальцевым методом, навыки ведения переговоров и совещаний (в том числе телефонных), методы обращения с документацией и бумагами, методы быстрого чтения и многие другие. Глеб Архангельский пишет о том, что при обращении с бумагами также действует правило Парето: 80% полезной информации можно получить из 20% документов. Следовательно, к ним необходимо применять те же правила расстановки приоритетов.

Рекомендуется не смешивать бумаги, относящиеся к делам высокого класса I с делами II. На столе стоит закрепить особое место для дел I. На входящую документацию лучше реагировать немедленно, потому что если реакция отложена во времени, бумагу придется читать как минимум еще один раз. Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана.

 

3. Идеальная система тайм-менеджмента

 

Темп современной жизни не позволяет расслабиться, требуя от нас с каждым днем всё больше. Мы начинаем опаздывать, паниковать и искать панацею, способную мгновенно решить все проблемы. Обращаясь к тайм-менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, мы ожидаем быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняем систему в несостоятельности и бросаемся искать другую.

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики тайм-менеджмента на 4 поколения:

Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;

Второе - на составлении планов и подготовке к их реализации;

Третье - на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.

Четвертое - основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней», о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Вот некоторые из таких «камней».

Многие пособия по тайм-менеджменту акцентируют внимание читателей на том, как грамотно записать свои планы в органайзер, а также дают советы, как правильно выбрать идеальный органайзер. Однако если тщательно записанные планы остаются только в записной книжке, то вряд ли такой способ «управления» временем решит ваши проблемы. Ведь важно не красиво записать, а грамотно реализовать. Если вы планируете больше, чем можете сделать, ни одна самая совершенная система тайм-менеджмента вам не поможет.

Кроме этого, книги по тайм-менеджменту часто рассказывают, как сэкономить время, систематизировав вещи на рабочем столе, папки в компьютере и др. Порядок в вещах, безусловно, важен. Но и это не должно становится во главу угла.

Основная задача в тайм-менеджменте – не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов.

Некоторые издания советуют сосредоточиться на обучении полезным навыкам, помогающим экономить время. Конечно, навык быстрого чтения, знание иностранных языков и умение печатать вслепую десятипальцевым методом могут стать явными преимуществами. Но нужно помнить, что получение дополнительных знаний и умений отнимает немало сил и времени.

Прежде чем приступить к освоению того или иного навыка, подумайте, действительно ли вложение сил, средств и времени в освоение нового навыка будет оправдано последующей экономией времени? Александр Горбачев, автор книги «24 + 2. Время руководителя», дает в своей книге хорошие советы, как определить, нужен ли вам тот или иной навык.

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т.е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию.

Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.

Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса.

Вряд ли такие способы смогут сильно повысить эффективность использования рабочего дня. Постоянное присутствие сотрудника на рабочем месте не гарантирует его ударной работы. Тогда как, например, во время перерыва в «курилке» в голову может прийти новый неординарный способ решения какой-либо рабочей проблемы.

Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем - грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм-менеджмента – это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется.

Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей.

 

4. Тридцать способов борьбы с нехваткой времени

рабочий время управление паретто

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на эти вопросы, а главное - обратите внимание на рекомендации, следующие за ними.

1. Есть ли у вас в  каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте  на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте  перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять  время.

2. Учитываете ли вы  приоритеты дел? В списке заданий  на день упорядочьте их по  важности. Делать это желательно  накануне.

3. Находится ли у вас  хотя бы час времени для  творческой работы? Используйте  для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.

4. Чувствуете ли вы, который  час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и  один выходной день в неделю  обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете  время. Постарайтесь затем ежедневно  определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно  и то же время на рутинную  работу. Увидите сами, как день  ото дня станут улучшаться  ваши оценки времени.

5. Даете ли вы своим  коллегам возможность проявить  себя? Больше доверяя им, вы повысите  их удовлетворенность трудом  и высвободите свое время.

6. Делегируете ли вы  рутинную работу? Подробно проанализируйте  свои ежедневные занятия. Какие  из них мог бы выполнять  менее квалифицированный работник?

7. Удается ли вам делегировать  мелкие разовые задания? Существует  много дел, которые совсем не  обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы  канцелярию, скажем, отправляя письма.

8. Делегируете ли вы  не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за  то, что работа будет выполнена.

9. Допускаете ли вы  «обратное делегирование»? Если  вы уже передали задания, права  и ответственность, старайтесь не  вступать в детальные обсуждения  с сотрудниками, стремящимися в  ходе делегированной деятельности  воспользоваться вашей помощью.

10. Есть ли у вас прямые  источники информации? Данные, проходящие  много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает  к вам информация. Если большое  количество этапов неизбежно, то  лучше запрашивать письменный  отчет у первого лица (из первоисточника).

11. Умеете ли вы говорить  «нет»? Нужно быть готовым дать  любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком  много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на  объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет»  той и другой крайности в  работе сэкономит время.

12. Выдерживаете ли вы  сроки выполнения намеченных  дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш  собственный распорядок дня. Точность - еще одно средство экономии  времени.

13. Готовы ли вы к  необычным ситуациям? Разработайте  заранее «план боя» для критических  случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений  время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.