Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем. Матрица Эйзенхауэра

14. Делаете ли вы заметки  для внутреннего пользования  кратко и лишь в неизбежных  случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные  для внутреннего пользования. Нужны  ли они вообще? Нельзя ли передать  хотя бы часть их компетентным  подчиненным? А те, которые должны  вести вы сами, нельзя ли формулировать  короче, точнее?

15. Реагируете ли вы  на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с  быстротой реакции. Меры, принятые  под влиянием импульса, обычно  приходится отменять. Должный самоконтроль  необходим и для экономии времени.

16. Позволяете ли вы  телефонным звонкам прерывать  дела и тем самым нарушать  ваш деловой ритм? Установите, в  какой час рабочего дня вам  меньше всего звонят. Назовите  этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым  секретарь может отвечать самостоятельно.

17. Кто составляет вам  распорядок дня? Проверьте, в какой  мере это монополия вашего  секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался  этим не один(а).

18. Заходят ли коллеги  в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют  сотрудников к встречам и без  особой надобности. Установите время  посещений, и увидите, насколько  быстрее станут решаться поставленные  задачи.

19. Принимаете ли вы  ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова  необходимо лишь по важным  вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь  подтверждать единожды установленное  правило.

20. Много ли времени  занимают у вас совещания? Действительно  ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями  ведет к значительным потерям  времени.

21. Удается ли вам четко  отдавать распоряжения? Выражайте  свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения  и указания.

22. Работаете ли вы сразу  по многим направлениям, начинаете  ли несколько дел сразу? Помните  о важном принципе: прежде чем  приступать к новому делу, следует  завершить предыдущее.

23. Напоминает ли ваш  рабочий стол «поле боя»? Наведите  порядок, важные и постоянно нужные  таблицы и сводки должны всегда  быть под рукой. Просмотрите, что  можно убрать со стола. Быстрее  найти требующийся документ помогут  цветные полоски, скрепки и т. д.

24. Часто ли вы откладываете  важные дела? Если вы привыкнете  регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут  реже. Особо выделите работы, которые  нужно выполнить немедленно.

25. Не говорите ли вы  излишне медленно? Спросите об  этом людей, с кем вас связывают  близкие личные отношения. Медленная  и монотонная речь усыпляет, снижает  внимание. Вам требуется больше  времени, чтобы ввести собеседника  в курс дела. Доказано, что в  некоторых случаях энергичная  речь предпочтительна. Однако следите  и за тем, чтобы она не превратилась  в скороговорку.

26. Педантичны ли вы? Скрупулезность  вызывает раздражение. Достижение  идеального состояния дел требует  столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна  разумная мера, середина. Переборщить  здесь - все равно что не доделать  работу до конца или выполнить  ее плохо.

27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже  увеличивают потери времени. Если  вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель  научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание  перестать торопиться приносят  хорошие результаты.

28. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности  в получении информации в несколько  раз. Но параллельно постарайтесь  отсекать менее важные для  вас источники информации и  сосредоточиться на главном.

29. Чувствуете ли вы  себя специалистом по всем  вопросам? Не стремитесь быть  им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте  на управленческих задачах: вашим  сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится  больше времени.

30. Как вы относитесь  к работе? Лишь позитивное отношение  к своему делу помогает успевать  всюду. Кто работает увлеченно, тот  работает быстрее. Это одно из  наиболее эффективных средств  решения проблемы нехватки времени.

 

Заключение

 

Предложенные правила связаны как с планированием личного времени, так и с системой принятия важных решений.

Планирование необходимо. Однако и оно требует времени. Кроме того, исследования психологов показывают, что склонность в той или иной степени планировать время определяется типом личности. В частности, согласно типологии по Майерс-Бриггс, люди «решающего» типа предпочитают распланированный образ жизни, а люди типа «ощущение», более склонны к спонтанным действиям. Т.е., каждый человек должен выбирать подходящий для себя способ планирования времени. Попытка человека, относящегося к типу «ощущение», заставить себя пользоваться тайм-менеджером, т.е. специально разработанным ежедневником, как правило, заканчивается неудачей, причем возникающий вследствие этого скептицизм распространяется не только на этот конкретный прием планирования, а на планирование времени вообще. Тем не менее, можно сформулировать несколько универсальных принципов планирования времени, руководство которыми помогает подстроить систему планирования под индивидуальные особенности личности.

Планирование времени должно приводить к выигрышу времени, иными словами: ищите оптимальный объем планирования, поскольку чрезмерная педантичность сама по себе отнимает много времени.

Окунаясь с головой в тонкости управления временем, в составление планов и их воплощение, не забывайте время от времени задумываться, довольны ли вы своей жизнью, продвигаетесь ли вы к исполнению тех целей, которые для вас действительно значимы. Тайм-менеджмент – отличный инструмент, помогающий достигать целей. Но проверить, ваши ли это цели или они навязаны извне, можете только вы. Глупо тратить свое время на реализацию чьих-то чужих целей.Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности вашего индивидуального графика работоспособности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

Володько, В. Ф. Основы менеджмента: учебное пособие / В. Ф. Володько. – Минск: Адукацыя і выхаванне, 2010. – 303 с.

Воропаев, С. Н. Менеджмент: учебное пособие / С. Н. Воропаев, В. Д. Ермохин; Международная ассоциация "Агрообразование". – Москва : КолосС, 2007. – 246 с.

Всеобщая история менеджмента: учебное пособие / [И. И. Мазур и др.]. – Москва: Елима, 2007. – 776 с.

Глухов, В. В. Менеджмент: для экономических специальностей / В. В. Глухов. – Санкт-Петербург: Питер Пресс, 2009. – 600 с.

Гончаров, В. И. Менеджмент: учебное пособие / В. И. Гончаров. – Минск : Современная школа, 2010. – 635 с.

Дафт, Ричард Л. Менеджмент: [перевод с английского] / Л. Дафт. – Санкт-Петербург : Питер; Питер Пресс, 2008. – 863 с.

Зиновьев, В. Н. Менеджмент: учебное пособие / В. Н. Зиновьев, И. В. Зиновьева. – Москва: Дашков и Кº, 2010. – 477 с.