Принципы контроля в системе управления

Государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Воронежская государственная  медицинская академия

им. Н.Н.Бурденко Росздрава»

 

Кафедра организации  сестринского дела

 

Зав.кафедрой Крючкова А.В.

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Менеджмент и лидерство»

на тему

ПРИНЦИПЫ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 5 курса

ИСО ВЗСО 506 группы

Пешкова Ирина Алексеевна

Научный руководитель:

 

 

 

 

Воронеж, 2013

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

1. Введение............................................................................................2
2. Понятия контроля в системе управления.........................................3

• Значение контроля. Цикл контроля, основные этапы.....................4

• Время контроля................................................................................9
• Типы контроля................................................................................10
• Установление стандартов контроля................................................13
• Уровни контроля.............................................................................14
• Виды контроля................................................................................15
• Организация контроля....................................................................16

3. Заключение........................................................................................23

4. Список использованной литературы...............................................25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях  контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех  или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов.

Следующим этапом стало  представление о контроле как  проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и  анализ отклонений, раскрытие их причин.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с  того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Целью данной работы является рассмотреть контроль в  системе  управления. Задачами данной работы являются:

· Дать определение понятию  контроль, определить его сущность;

· Определит значение контроля в системе управления;

· Дать определение понятию  и видам контроля;

· Рассмотреть процесс  контроля и его этапов.

 

Понятия контроля в системе управления.

 

 Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия. Рассматривая контрольную деятельность в управлении предприятие, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп: 1. с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту; 1. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене; 1. с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования; 1. с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.; 1. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.); 1. с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными  функциями управления и реально  сам становится особой функцией. В  настоящее время под термином “контроль” подразумевают: органическую функцию управления; набор средств регулирования поведения личности или организации в целом; функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. Реализация контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Значение контроля. Цикл контроля, основные этапы.

Контроль - это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

1. Контроль очень важен  для успешного функционирования  организации.

2. Без контроля начинается  хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

3. Контроль необходим  для обнаружения и разрешения  возникающих

проблем раньше сем они  станут слишком серьезными.

4. Контроль используется  для стимулирования успешной  деятельности.

5. Контроль необходим  для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

6. Контроль предупреждает  возникновение кризисных ситуаций. Функция

контроля - это такая  характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

7. Контроль поддерживает  все то, что является успешным  в деятельности организации.

8. Широта контроля. Контроль  должен быть всеобъемлющим

Управляющие системы  в организациях имеют разомкнутую  обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Основными целями контроля являются: а) сохранение и эффективное  использование разнообразных ресурсов и потенциала организации; б) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде; в) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение целей системы, как известно, обеспечивается реализацией  задач, которые, на наш взгляд, заключаются  в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

1) соответствие деятельности  организации принятому курсу действий (т.е. целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

2) устойчивость организации  с финансово-экономической, рыночной  и правовой точек зрения;

3) сохранность ресурсов  и потенциала организации;

4) должный уровень  полноты и точности первичных  документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

5) показатели безошибочности  регистрации и обработки финансово-хозяйственных  операций организации - наличие,  полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

6) рациональное и экономное  использование всех видов ресурсов;

7) соблюдение работниками  организации установленных администрацией  требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

8) соблюдение требований  федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления. Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы. Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии).

Очевидно, что систему  контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность  контроля, т.е. отражение общих  приоритетов организации и поддержание  их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит  не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным  контроль должен соответствовать  контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять  и оценивать то, что действительно  важно.

4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен  быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с  точки зрения тех целей, для  которых он предназначен. Простейшие  методы контроля требуют меньших  усилий и более экономичны. Избыточная  сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит  больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.

8. К контролю необходимо  привлекать весь персонал, ибо  лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция  контроля приобретает дополнительную степень сложности.

Контроль на международном  масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.