Принципы контроля в системе управления

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению  целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты  в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В  соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут  быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы.

Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать  поведение работников ориентированным  на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Время контроля.

В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:

· по времени осуществления;

· по степени охвата;

· по срокам проведения;

· по форме осуществления.

Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят:

· предварительный контроль;

· текущий контроль;

· заключительный контроль.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению  к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

1. Предварительный контроль  осуществляется до фактического  начала работ. Основными средствами  осуществления предварительного  контроля является реализация  определенных правил, процедур и  линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль  осуществляется, когда работа уже  идет и обычно производится  в виде контроля работы подчиненного  его непосредственным начальником.

3. Заключительный контроль  осуществляется после того, как  работа закончена или истекло  отведенное для нее время

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Предметом контроля может  быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления : планирование, контроль, отчетность, менеджмент .

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль можно также  классифицировать:

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); - по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Типы контроля.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель - исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала.

Во второй группе - по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на:

· общий (полный, сплошной);

· выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной  деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля:

· систематический;

· периодический;

· разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных  объектов производственно-хозяйственной  деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо  зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно  периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие  материалов на складе, выход рабочих  на работу. К этой же группе относится  статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит  разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными  органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта  или всей производственно-хозяйственной деятельности.

Четвёртой, заключительной группой  является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней  выделяют следующие виды контроля:

· финансовый контроль;

· административный контроль;

· технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке - как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

Аттестация кадров - своеобразная комплексная оценка, учитывающая  потенциал и индивидуальный вклад  работника в конечный результат. Основные критерии: выполнение функциональных обязанностей, достигнутые результаты деятельности, личные качества (дисциплинированность, самостоятельность, умение, коммуникативность, ответственность и др.).

Аттестация - это форма  комплексной оценки кадров, по результатам которой принимаются решения о дальнейшем служебном росте, перемещении или увольнении работника. Основные задачи аттестации работников:

1. развитие персонала и усиление мотивации труда;

2. определение соответствия работника занимаемой должности;

3. выявление перспективы его должностного роста, стимулирование повышения его профессиональной компетентности;

4. формирование резерва  кадров на выдвижение на руководящие  должности, возможности планирования  должностного роста;

5. определение потребности в повышении квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки.

 

Установление  стандартов контроля.

 

Приоритеты устанавливаются  по таким критериям, как срочность  и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

1) срочные (важные дела) — их необходимо выполнять самому руководителю;

2) срочные (менее важные дела) — их нужно делегировать;

3) менее срочные (важные задачи) — их необязательно выполнять сразу, но выполнять их нужно самому;

4) менее срочные (менее важные задачи) — от их выполнения можно воздержаться.

Делегирование является ключевой деятельностью менеджера. Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает руководителю освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.

Уровни контроля.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существует несколько классификаций видов контроля медицинской деятельности, ее объемов и качества.

Независимо от вида контроля в процедуре его всегда заключены  три этапа деятельности:

>       создание  стандарта  и  выработка  требований  и  критериев  должной работы;

>       сопоставление с выработанными стандартами и критериями реальных результатов;

>       принятие решения о необходимых действиях по итогам контроля.

Действия администрации в ответ на результаты контроля могут быть следующими: внесение изменений в организацию работы; изменение стандартов; невмешательство в систему. 

 

Эффективный контроль должен:

• иметь стратегическую направленность, то есть отражать приоритеты организации;
• быть    ориентированным   на   результаты,    то    есть    на   те    аспекты деятельности, которые могут быть реально улучшены;
• быть адекватным (характер контроля должен соответствовать контролируемому      виду деятельности например, нельзя контролировать качество лечения по количеству принятых пациентами таблеток);
• быть своевременным, то есть должен быть установлен соответствующий$
• быть гибким, простым и экономичным.

В практике имеют место  и другие классификации видов  контроля медицинской деятельности и качества медицинской помощи.

В зависимости от участников системы управления качеством медицинской  помощи контроль можно разбить на следующие классы:

• государственный контроль;
• профессиональный  контроль: внутренний  (ведомственный), внешний (вневедомственный), независимый (в том числе аудиторский);
• общественный контроль;
• контроль пациента.

Виды контроля.

Существует классификация видов контроля со стороны потребителя

• медицинских услуг и организаций, защищающих права потребителя;
• контроль пациента;
• контроль страховой компании;
• контроль общества защиты потребителей;
• конституционный контроль.