Принципы подбора персонала. Адаптация

Понятие адаптации как  системы введения в курс дела может  трактоваться как в широком, так  и в узком смысле. Такой подход встречается, например, в работе М. Мейгана, который включает в это понятие участие человека в любых новых для него сферах деятельности (начало учебы в школе, начало трудовой деятельности, вступление в молодежный клуб)¹. Введение в должность имеет большое значение. Тот, кто приступает к новой деятельности, должен быть уверен, что его введут в курс дела профессионально.

В работах других специалистов в области управления персоналом термин «введение в должность» рассматривается  в узком смысле как проведение процедур, способствующих ознакомлению нового, пришедшего из другой организации сотрудника с деятельностью организации и изменению его поведения в соответствии с требованиями среды. Однако такой подход представляется не совсем верным, поскольку на практике оказывается, что в проведении мероприятий по адаптации нуждаются не только новые (пришедшие со стороны) сотрудники, но и те, кто получил новую должность в результате вертикальных или горизонтальных перемещений внутри организации. Конечно, программы адаптации для этих двух категорий работников будут существенно различаться.

Также необходимо дать пояснения по поводу соотношения понятий «адаптация», «введение в организацию», «ориентация» и «испытательный срок». Зачастую эти термины используются как синонимы, хотя их смысл не всегда совпадает.

Введение в организацию является первой частью программы адаптации, которая должна способствовать усвоению принятых норм и правил и обеспечивать работников той информацией, которая им нужна и которую они стремятся иметь. Под введением в организацию подразумевается также процесс радушного приема работников, которые впервые пришли на работу в организацию.

Термин «ориентация» также относится к числу часто  используемых в исследованиях по проблеме адаптации персонала. Иностранные  авторы под ориентацией понимают в первую очередь предоставление первичной информации о деятельности организации, ее внутренней жизни, правилах внутреннего распорядка и бытовой стороне пребывания в организации.

Говоря об испытательном сроке, следует отметить, что это понятие относится скорее к сфере трудового права, поскольку его длительность и условия оговариваются в контракте и регулируются нормами Трудового кодекса РФ и других нормативных правовых актов по трудовому праву. Введение же процедур адаптации является сугубо внутренним делом и подлежит регламентации на уровне внутренних документов организации. Поэтому, хотя по времени испытательный срок и процесс адаптации часто совпадают, по смыслу они различаются. Если испытательный срок предназначен для оценки способностей и навыков сотрудника на новом месте и определения возможности дальнейшего продолжения сотрудничества между организацией и работником, то смысл введения в должность состоит в том, чтобы облегчить период прохождения испытательного срока и сделать его более эффективным.

Процедура введения в  должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо приема нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности в наиболее короткий срок.

Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. В связи с этим обучение и введение в должность планируются и проводятся раздельно. Каждый новый или вновь назначенный работник нуждается в некоторой форме введения в должность.

Процедура введения в  должность имеет достаточно общий  характер. Она предусматривает установление общих правил и комплекс необходимых  действий. Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы. Для персонификации процесса введения в должность создаются программы введения в должность для каждого отдельного сотрудника.

Содержание программы  зависит от следующих факторов:

• содержания работы;
• статуса и уровня ответственности;
• рабочего окружения;
• личных особенностей сотрудника.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые  ему для работы. Затем его ведут  на рабочее место и знакомят с  коллегами. И только после этого  его начинают знакомить с организацией.

Список возможных тем  для рассказа и обсуждения может  быть таким:

1. подробная история компании и ее развитие;
2. высшее и среднее звено управления;
3. наиболее важные документы компании. Например, миссия, стратегия, политика в области управления персоналом и т. д.;
4. описание деятельности организации. Политика в области работы с заказчиками;
5. содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
6. система качества;
7. взаимодействие с другими отделами или работниками;
8. техника безопасности;
9. список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Один из наиболее практичных путей предоставления информации —  создание пакета документов, который  состоит из обычных рекламных  материалов и особых материалов, подготовленных специально для введения в должность.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца проводятся специальные ознакомительные курсы для всех новых работников. На таких курсах раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, обрисовываются перспективы, показывается положение организации на рынке. Обычно также рассказывается об основных продуктах или услугах, важнейших заказчиках и принципах работы с ними, манерах и способах общения с коллегами, принятых в компании. В ходе введения в курс дела организуются периодические встречи по результатам выполнения программы введения в должность.

Желательно, чтобы процесс  адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились итоги  адаптационного периода и планировались  дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

С.К. Мордовии предлагает список необходимых действий, которые необходимо выполнить перед приходом нового работника:

• убедиться, что должностная инструкция подготовлена и соответствует действительности;
• договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
• проверить, подготовлено ли его рабочее место;
• проинформировать заранее всех сотрудников о приходе нового работника;
• приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы. Подготовить необходимые пропуска;
• позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке¹.

Итак, организующим документом на период адаптации новичка может  быть план введения в должность, регламентирующий поэтапное участие службы по управлению персоналом, непосредственного руководителя и наставника в его адаптации. Многие организации для этого разрабатывают «ориентационную папку» — своеобразный путеводитель новичка. В такой папке содержится информация об истории компании, ее достижениях, структуре, основных клиентах и партнерах по бизнесу, ключевых моментах корпоративной культуры и взаимоотношениях с партнерами и др. В нее входят также функциональные обязанности новичка, «Положение о персонале», «Правила внутреннего трудового распорядка», инструктаж по соблюдению правил техники безопасности, другие регламентирующие внутренние документы. Т.А. Комиссарова считает, что первые дни работы новичка должны быть четко расписаны. С этой целью необходимо выяснить следующие вопросы:

• Кто его будет встречать или кто возьмет на себя заботу о новом сотруднике до того, как состоится его встреча с руководителем организации?
• Подготовлены ли все документы, которые должны быть вручены новичку в первый день: описание рабочего места, план организации, список всех руководителей высшего и среднего звена, а также ближайших сотрудников?
• Когда и в какой форме новый работник будет ознакомлен с задачами организации и основными принципами управления?
• Были ли четко определены и письменно зафиксированы его полномочия?
• К выполнению каких задач следует сразу же подключить нового работника?
• Разработан ли месячный план, определяющий, в какой очередности новый работник будет знакомиться с подразделениями и отделами организации?
• Кто из сотрудников будет сопровождать его в первые дни в буфет (столовую)?
• Кто возьмет на себя задачу познакомить новичка с традициями предприятия (в том числе с неписаным этикетом, так как именно эти вопросы зачастую связаны с различными щекотливыми ситуациями)?
• Назначен ли предварительный срок повторной встречи новичка с руководителем организации?

Руководство должно официально представить нового работника его  коллегам и сотрудникам. Новый сотрудник  также заинтересован в том, чтобы  его как можно быстрее и без каких-либо осложнений ввели в курс дела. Как правило, он испытывает неловкость при обращении непосредственно к руководителю.

Следует также помнить, что бывают вопросы (в первую очередь  бытового плана), которые новый сотрудник  может стесняться задавать малознакомым людям, в данном случае — новым коллегам. Для того чтобы помочь новичку преодолеть застенчивость и упростить знакомство с коллективом, выбирают сотрудника, который берет над новичком шефство, заботится о нем. Этот человек получает статус наставника. В некоторых организациях его работу (наставничество) дополнительно оплачивают.

7. Наставничество

Передача опыта является главным источником обучения персонала, поскольку ни один внешний консультант  или педагог не сможет подготовить  начинающего работника к деятельности в рамках конкретной организации. Передаваться опыт может по-разному, в каждой организации существуют свои технологии для этого исходя из присущей именно ей корпоративной культуры.

Наставничество — это назначение в помощь новичку опытного работника со стажем работы в организации не менее двух лет, который делится своим профессиональным опытом, руководит процессом производственной адаптации, поддерживает нового сотрудника во время прохождения испытательного срока, отвечает на его вопросы и дает советы. Наставник ускоряет социально-психологическую адаптацию новичка, знакомит с другими сотрудниками и помогает влиться в коллектив.

Наставничество является наиболее часто используемым методом  профессионального обучения. В эпоху  социалистической экономики наставничество приобрело в нашей стране особенно широкое развитие. В условиях, когда на производство широким потоком шли выпускники средних школ и профессионально-технических училищ, предприятия нуждались в достаточном числе работников, способных выполнять функции наставников.

Эта форма обучения характеризуется  тем, что наставник, являясь штатным  сотрудником организации, обычно выполняет  весь круг задач по обучению своих  подопечных без освобождения от основной работы.

Одно из основных преимуществ наставничества состоит в индивидуальном подходе к ученикам. Наставник обычно имеет от одного до нескольких учеников и не только обучает их профессиональному мастерству, но и выполняет функции воспитателя, помогая им осваивать основные требования профессиональной роли, формируя необходимые деловые качества, соответствующее отношение к работе. Он также демонстрирует им эталонные образцы производственного поведения, требующиеся для успешного выполнения работы.

Наставничество как  метод профессионального обучения применяется для обучения разных категорий работников, от рабочих до руководящих сотрудников. Наставник дает обучающимся задания, контролирует их работу и обеспечивает поддержку и обратную связь. Наставничество — это, кроме всего прочего, процесс формирования желательных образцов поведения обучаемого в соответствии с установленными стандартами работы и требованиями организации.

Успех обучения этим методом  решающим образом зависит от опыта  и квалификации наставника — его  способности общаться, мотивировать, поддерживать своего подопечного, давать конструктивную обратную связь о результатах работы. Важно, чтобы наставник четко определил рабочие обязанности обучаемого, а также донес до своих подопечных информацию об ожиданиях и рабочих стандартах, в соответствии с которыми будет оцениваться его работа.

Хотя наставничество потенциально позволяет использовать все основные принципы обучения, часто  оно бывает малоэффективно из-за недостаточного уровня документальной поддержки этой работы (отсутствие или низкое качество соответствующих инструкций и положений) или из-за того, что в некоторых организациях наставничество вообще пускается на самотек и слабо направляется и координируется со стороны руководства.

Целью наставничества является разноплановая адаптация новичка в организации и раскрытие его потенциала. Дополнительными задачами являются: поддержка и воодушевление сотрудников, развитие навыков общения и управления самого наставника. Основное отличие наставничества от тренинга состоит в том, что наставничество является процессом, а не одноразовым ярким событием, каким является тренинг.