Проблемы процесса коммуникации

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.ПРОБЛЕМЫ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИИ. ХАРАКТЕРИСТИКА КОММУНИКАЦИОННЫХ СЕТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ 3

2.МЕХАНИЗМ И НАПРАВЛЕНИЯ ИНТЕГРАЦИИ. ПРИНЦИПЫ ИНТЕГРАЦИИ. ПОНЯТИЕ ИНТЕГРАЦИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНТЕРЕСОВ 9

ЗАДАЧА 15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ПРОБЛЕМЫ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИИ. ХАРАКТЕРИСТИКА КОММУНИКАЦИОННЫХ СЕТЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Коммуникация - это обмен информацией  между людьми. В процессе коммуникаций информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать  отдельные личности, группы и даже организации.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего  «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может  быть определена как передача не просто информация, а значения или смысла с помощью символов.

Внешние коммуникации. Это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.[6, c.93]

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Среди проблем коммуникации довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

Другая часть проблем межличностных  контактов связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова - символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

Кроме слов (основного средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые, как всем хорошо известно из собственного опыта, способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации (иногда до 90%) воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим. Невербальные символы (точнее их противоречие или несоответствие вербальным) способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.[1, c.134]

Проблемы, возникающие в межличностных  информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются прежде всего путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного — организационного характера.

• Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

• Перегрузка каналов связи — другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации (или их техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.
• Нерациональная организационная структура — еще одна 
  причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.[3, c.63]

Коммуникационная  сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Сочетать  формальные и неформальные виды коммуникации, горизонтальные и вертикальные каналы связи, чтобы без ущерба морально-психологическому климату и при должном почтении к иерархической структуре коммуникации добиться скорейшего донесения информации и, следовательно, быстрых действий, направленных на решение поставленных руководителем задач, довольно сложно.

Создаваемая руководителем сеть состоит  из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между  заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

Диагональные связи — это  связи с другими начальниками и с другими подчиненными.

Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.[3, c.52]

Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения, рассмотрим основные возможные комбинации каналов связи между работниками и/или подразделениями организации. Они могут быть сгруппированы в три основные системы связей: последовательную, веерную и круговую (рис. 1).

Общее число каналов связи в  сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы:

для последовательной и веерной  сетей коммуникации:

для круговой

где  L – число каналов в сети коммуникаций, P – число работников (подразделений).

 

Рис. 1.  Основные типы коммуникационных сетей.

 

Рис. 1 наглядно свидетельствует, что минимальное число каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организаций, построенных по строго иерархическому принципу — самая простая и ясная сеть коммуникации. Однако на самом деле все обстоит не так просто. Иерархическая структура дает минимальное количество только официальных каналов, а, как уже отмечалось, в любой организации существуют и неофициальные, неформальные каналы связи.

Официальная сеть коммуникации часто  относительно стабильна, быстро устаревает и люди ищут пути, как сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. Поэтому на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а скорее всего круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными коммуникациями (руководитель — подчиненный), существует большое число неформальных.

Кроме того, исследования, проведенные  социологами в малых группах, показали, что различные сети коммуникации неравноценны по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова. Эти характеристики и их оценки приведены в табл.

 

Таблица 1

Качественные  характеристики различных видов коммуникационных систем

Характеристика	Виды коммуникационных систем
	Последовательная	Веерная	Круговая
Скорость передачи информации	Быстрая	Быстрая	Медленная
Точность передачи информации	Хорошая	Хорошая	Плохая
Устойчивость организации	Медленно возникающая, но устойчивая организация	Быстро возникающая, устойчивая организация	Неустойчивая организация
Потребность в руководстве	Умеренная	Высокая	Отсутствует
Мораль членов организации	Невысокая	Низкая	Высокая

 

Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при  формировании и развитии организационной  структуры.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.МЕХАНИЗМ И НАПРАВЛЕНИЯ ИНТЕГРАЦИИ. ПРИНЦИПЫ ИНТЕГРАЦИИ. ПОНЯТИЕ ИНТЕГРАЦИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНТЕРЕСОВ

 

Особое  место управления в рыночной экономике  обусловлено его ролью – именно оно должно обеспечить связанность  экономических ( и  всех других) процессов  на предприятии. Анализ опыта развитых стран показывает, что переход  от узкой специализации к интеграции проявляется в содержании управленческой деятельности. Усложнение технологической  составляющей производства, усложнение структуры целей порождает разнообразие «стыков» при решении задач управления. Каждый стык - потенциальный источник управленческих ситуаций, требующих интеграции всех элементов системы. Для того, чтобы использовать преимущества специализации деятельности в организации (разделения труда), нужна эффективная интеграция организации.

Новая черта  современных рыночных отношений, предпринимательства  определяется и переходом к интеграции экономической, технологической, организационной, информационной, социальный и культурной (а для государств и политической) составляющих деятельности предприятий, позволяющей наиболее четко видеть будущее развитие предприятия, комплексно учитывать интересы потребителя  и производителя.[3, c.63]

В связи  с сокращением жизненного цикла  и диверсификацией продукции, а  также с ростом стоимости ресурсов предприниматель вынужден идти на риск в принятии решений и проявлять  высокую адаптивность к постоянно  меняющимся условиям. Руководитель должен содействовать постоянному притоку  идей, предложений, изобретений, внедрению  нововведений, он должен стимулировать  работу специалистов, создавать атмосферу  творчества и инициативы. Реализация новых подходов в управлении наиболее эффективна через механизмы интеграции.

Под интеграцией  понимается процесс объединения  усилий всех подразделений (подсистем) организации для достижения ее целей  и задач.

 В  экономике в последнее время  развивается экономическая интеграция  как регулируемый процесс проведения  согласованной межгосударственной  экономической политики, базирующейся  на разделение труда, развитии  производственного и научно- технического  сотрудничества, кооперации, взаимовыгодных  торгово-экономических и валютно-финансовых  связях и направлений на формирование  современной высокоэффективной  структуры национальных хозяйств.[9, c.193]

Термин  «интеграция» к управлению предприятием применялся редко и подменялся понятием «системный подход», рассматривающим  систему как целостное образование. Применение системного подхода в  организациях, к сожалению, чаще всего  относилось к статике, к построению структуры и функций организации. Использование концепции систем как бы предполагало, что достаточно единожды определить границы, элементы и связи системы, и так это  и будет в процессе функционирования предприятия. Однако реальная практика показала, что просто констатации  наличия системы, единства организации  мало, нужны подхода, механизмы реального  объединения всех элементов предприятия  в единую систему.[5, c.38]

К главным  функциям руководства относятся: организация, координация и интеграция. Организация- это интегрированное целое, в  котором все системы (основное о  вспомогательные) объединены общей  деятельностью.

Необходимость в интегрированный теории руководства  увеличивается с ростом конкуренции  на рынках сбыта, с усложнением структуры  предприятия, в связи с новыми усилиями в области инновационной  деятельности, и с неопределенностью, существующей во внешней среды предприятия.