Процессы управления портфелем

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

ЧАЙКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ

КАФЕДРА ТУРИЗМА И МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: «Процессы управления портфелем»

 

 

 

Исполнитель: студент 46 гр.                                ___________ Сафин Д.Р.

                                                    подпись, дата

Научный руководитель: к.э.н.,доцент                ___________ Першина С.В.

                                                    подпись, дата

 

 

Оценка: _______________

 

 

 

 

 

 

г. Чайковский,  2015

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Принципы управления портфелем ………………………..............…...……5

1.1. Состав и взаимовлияние элементов системы управления портфелем….5

1.2 Место процессов управления портфелем в управленческом процессе организации ………………………………………………………………….…8

2. Процессы управления портфелем……………………………............….…12

2.1. Группировка процессов управления портфелем………………….….…12

2.2. Группа процессов «Формирование  и Выравнивание»…………...….…19

2.2.1. Идентифицирование……………………………………………...….…20

2.2.2. Классифицирование…………………………………………….………21

2.2.3. Оценивание……………………………………………………..….……22

2.2.4. Отбор……………………………………………….……………………23

2.2.5. Ранжирование……………………………..…………….………………24

2.2.6. Балансировка……………………………………………………………24

2.2.7. Утверждение………………………………………………….…………26

2.3. Группа процессов «Мониторинг и Контроль»…………….……………26

2.3.1. Подтверждение Исполнения……………………………..….…………27

2.3.2. Выявление Отклонений…………………………………..….…………28

2.3.3. Оперативное Регулирование……………………………...……………28

2.3.4. Формирование Отчетности………………………………….…………30

2.4. Группа процессов «Сопровождение и Развитие»………………………31

2.4.1. Выявление и Анализ изменений……………………………….………32

2.4.2. Рассмотрение Вопросов и Проблем…………………………………...32 
2.4.3. Совершенствование системы управления………………………….…33

Заключение ……………………………………………………………………35

Список литературы……………………………………………………………36

 

 

 

Введение

Динамичные изменения современной внешней среды вынуждают развивающиеся организации гибко модифицировать свою стратегию для поддержания своей конкурентоспособности и усиления позиций на рынке. Для воплощения своих стратегических замыслов в жизнь большинство современных компаний используют проектную деятельность с целью быстро и своевременно достигнуть необходимого результата.

При принятии важных стратегических решений компания определяет, какие проекты или инвестиции следует стартовать, каким следует повысить бюджет, а какие инвестиции следует закрыть или заморозить за ненадобностью. В процессе отбора инвестиций компании хотят ясно видеть, как  те или иные решения повлияют на  достижение корпоративных целей.

В таких условиях для того, чтобы достичь этих стратегически важных целей, необходимо правильно расставлять приоритеты между инвестициями, управляя ими как единым целым для достижения поставленных стратегических целей. Для реализации такого процесса была придумана концепция управления портфелями проектов.

Данная работа посвящена процессам управления портфелем проектов. В целом, главной задачей работы является разработка и описание использования практического инструментария для решения задачи управления портфелем проектов и повышения эффективности работы организации. Объектом исследования данной работы являются информационная система Portfolio Project Management (PPM).

Предмет исследования: процесс управления портфелем.

Объект исследования: формирование портфеля с помощью процессов            управления .

Цель исследования: изучить процессы управления проектами.

 

 

Задачи исследования:

1.Рассмотреть контекст управления портфелем с точки зрения реализуемости в организации.

2. Выделить базисные системообразующие элементы портфельного управления и разработать принципы их согласованного развития при развертывании и внедрении системы управления портфелем.

3. Сформализовать процессы управления портфелем, формирующие основу портфельного управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Принципы управления портфелем

 

Принципы управления — основные исходные положения, определяющие закономерности формирования управляемой системы[4]:

1. Структуру;

2. Процессы управления;

3. Особенности технологии  и технического оснащения управленческого  труда;

4. Систему мотивации и  стимулирования.

Принципы управления организационными системами, к которым относится и система Управления Портфелем, объективны, хотя и познаются через систему субъектно–объектных отношений. Существует множество принципов управления, отражающих совокупные требования законов и соответствующих разным парадигмам, сферам, условиям и уровням управления[1].

В рамках принятого определения рассмотрим основные принципы портфельного управления и возможности их практической реализации:

• укрупненный состав и взаимосвязи элементов;
• место Портфеля в системе управления организации;
• роль и значимость руководителя Портфеля;
• необходимость контролируемости Портфеля;
• достаточность отчетности по Портфелю.

 

1.  Состав и взаимовлияние элементов системы управления портфелем

 

Основными элементами любой организационной системы, а система Управления Портфелем относится к числу организационных систем, являются:

• оргструктура — собственно подразделение в структуре организации или некоторое «виртуальное» образование, ответственное за реализацию портфельного управления;
• процессы — фактический порядок действий, которые выполняются сотрудниками в связи с исполнением возложенных на них обязанностей;
• информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации;
• нормативная база — набор нормативно–регламентирующей документации, которая фиксирует ответственность элементов оргструктуры.

Детализация элементов системы управления портфелем представлена в таблице:

Таблица 1. Элементы Системы Управления Портфелем

Нормативная база	Элементы Системы Управления Портфелем
	Политика портфельного управления; Руководства, Регламенты, Инструкции; Шаблоны и Формы; Классификаторы и Справочники; Глоссарий
Оргструктура	Офис Управления Проектами   (единый для организации или в рамках Проекта/Программы) и/или Офис Управления Портфелем
Процессы	«      Формирование и Выравнивание» — отбор новых Компонентов для включения в Портфель и установление того, как Компоненты будут управляться в рамках Портфеля, а также балансировка Портфеля в целом с учетом реализации Стратегии и соблюдения имеющихся ограничений (финансовых, ресурсных и проч.);          Мониторинг и Контроль» — анализ Компонентов и Портфеля в целом для подтверждения согласованности Портфеля со Стратегией и реализуемости самой Стратегии, а также оперативная «подстройка» Портфеля с учетом имеющихся возможностей;         Сопровождение и Развитие» — определение принципов управления Портфелем, настройка и адаптация Системы Управления Портфелем с учетом особенностей и потребностей организации
Информационная система	Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющих программно–аппаратных, телекоммуникационных и информационных элементов, предназначенных для поддержки решения задач Управления Портфелем и интегрированный в информационную систему управления организации

 

 

Также необходимо большое внимание уделять обучению исполнителей и руководителей работе в этой системе и в целом внедрению парадигмы программно–целевого и проектного управления. Обобщенная структура и взаимосвязи элементов Системы Управления Портфелем представлен на рисунке :

 

Рисунок 1 - Обобщенная структура и взаимосвязи Системы Управления Портфелем

 

Взаимодействие названных элементов системы управления портфелем проявляется следующим образом:

• через гармонизацию — приведение в соответствие нормативной базы и фактически выполняемых процессов;
• через интеграцию — встраивание информационных систем в управленческие процессы и реализацию управленческих процессов в информационных системах;
• через реализацию — фактическую поддержку информационными системами утвержденных нормативных документов и разработку нормативных документов с учетом возможностей информационных систем.

 

1.  Место процессов управления портфелем в управленческом процессе организации

Управление Портфелем реализуется посредством выполнения совокупности взаимосвязанных процессов как собственно портфельного управления, так и других функциональных областей. Основное внимание при рассмотрении будет уделяться собственно процессам Управления Портфелем, а процессы из других функциональных областей будут рассматриваться лишь в связи с их влиянием на процессы Управления Портфелем[1].

Обобщенные взаимосвязи и информационно–документационные взаимодействия в рамках цикла управления организацией с использованием портфельного управления представлены на схеме:

Рисунок 2 - Обобщенные взаимосвязи и информационно–документационной взаимодействие в рамках управления организацией  использованием портфельного управления

 

Видение, Миссия и Стратегия — это основа для формирования Стратегического плана и формализации Стратегических целей.

Стратегический план – это

• основа для принятия решений во всех процессах управления Портфелем и в управлении Операционной деятельностью;
• базис для задания тех факторов, на основе которых будет формироваться Портфель.

Процессы управления Портфелем — это ряд взаимосвязанных процессов от идентификации и утверждения Компонентов Портфеля до анализа исполнения Компонентов и формирования отчетности по Портфелю в целом, а также анализа стратегических изменений[3].

Предложения на выполнение Компонентов — это те новые предложения для включения в состав Портфеля, которые формируются в операционной деятельности. Причины формирования таких предложений могут быть различны, например:

• требования рынка, требования потребителей, собственные потребности организации, требования законодательства, развитие технологий, социальные нужды и др.[3].

Перечисленные факторы, стимулирующие инициирование новых компонентов, часто называют: проблемами, требующими решения, возможностями, или деловыми потребностями (бизнес–потребностями). Эти термины объединяет одно общее свойство — в любом случае руководство организации должно принять решение о том, как следует реагировать на возникшую проблему, выявленную возможность или сформулированную потребность.

Сами предложения могут иметь различный «масштаб» и «целевую направленность». В ходе выполнения процессов группы «Формирование и Выравнивание» предложения принимаются или отклоняются.

• Описания Компонентов и их контролируемых параметров — это те утвержденные характеристики, с которыми Компоненты передаются на исполнение и, соответственно, на основании которых формируется система контроля их исполнения[3].
• Процессы управления Проектом/Программой — это ряд взаимосвязанных процессов по управлению реализацией Проекта/Программы.

 

Статус–отчеты по выполнению Проекта/Программы — это установленная форма представления аналитики и фактических значений по контролируемой совокупности показателей, характеризующих текущее состояние исполнения Проекта/Программы.

Обзоры и отчетность по Портфелю — это установленная форма представления фактических значений по контролируемой совокупности показателей, а также различной аналитической и прогнозной информации, характеризующей текущее состояние и возможные перспективы исполнения Портфеля.

Информация из других систем — это сведения, которые могут или должны поступать из других систем управления организации.

Предложения по Стратегии — это те предложения по уточнению, детализации, доработке или модификации Стратегии, которые могут формироваться в результате Управления Портфелем.

Таким образом, управление портфелем реализуется посредством выполнения совокупности взаимосвязанных процессов как собственно портфельного управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Процессы управления портфелем