Программные средства для автоматизации «рутинных» операций при разработке управленческих решений

1. «Бухгалтерия 1c»: выступает незаменимой программой для ведения бухгалтерского учета. Программное обеспечение подразумевает упрощенное получение необходимой отчетности в соответствии с установленными стандартами и создано для ведения учета в фирмах, выполняющих любые типы коммерческой деятельности: торговлю оптом и в розницу, комиссионную торговлю, оказание услуг, производство и многое другое.

Программное обеспечение  комплектуется первичными документами, являющимися основными в осуществлении учета предприятия. Потому, что в программе выполняется постоянная регистрация любой хозяйственной операции относительно счетов и остальным аспектам учета предприятия, имеется возможность выводить отчетные данные в разрезе счетов, что считается обычным для бухгалтерии и в разрезе самых разных аналитических исследований для более тщательного анализа функционирования компании.

Данное прикладное решение способно производить обмен  данными с остальными программными пакетами 1C, что помогает для некоторых ответвлений пользоваться специализированными пакетами программ, например, для расчета зарплаты или изготовления продукции.

2. «Торговля 1C»: программа торговля – современная автоматизация компании, чья деятельность связана с торговлей. Помогает автоматизировать выполнение оперативного и управленческого учета, осуществлению анализа и планирования торговых операций, в частности: управление работой с клиентами; управление реализацией товара; управление получением товара; выполнение анализа ценовой политики; управление складским хозяйством; управление средствами; учет НДС. Это решение помогает производить общий мониторинг и анализ уровня торговой деятельности фирмы.

Из-за возможности  осуществления учета в программном продукте еще не осуществленных хозяйственных операций, позволяется удачно планировать предстоящие доходно-растратные операции.

Решение помогает выполнять массу аналитических  отчетов для осуществления анализа  и процесса принятия оптимальных для производства решений. Если организация является холдингом и включает в себя несколько отдельных подведомственных организаций, имеется производить учет любых операций по предприятиям в одной базе и выводить как обособленные, так и общие отчеты.

3. «Зарплата 1с»: основополагающее назначение программы – это автоматизация определения оплаты труда и выполнения кадрового учета в организации. В пакете программ учтены решения законодательства, прогрессивная практика функционирования организаций и качественные способы мотивации и руководства персоналом. Помогает автоматизировать: начисление зарплаты; контроль финансовой мотивацией кадров; начисление налогов и взносов с фонда; учет определенной зарплаты и налогов в затратах предприятия; управление денежными расчетами с персоналом; учет кадров; автоматизация делопроизводства кадров; планирование наема и размещения кадров на предприятии; обучением и аттестациями сотрудников.

Программное обеспечение зарплата кадры 1с – это оптимальное решение как для начальства так и для отдела кадров. Руководство будет иметь полный контроль за рабочим процессом, осуществление учета и анализа кадров компании и принимать самые прогрессивные решения, а кадровая служба сможет автоматизировать постоянную рутинную деятельность по найму и анкетированию сотрудников.

Содержащаяся  в программе отчетность управления в оптимальной форме даст возможность  использовать нужные положения по различным  аналитическим расчетам, а регламентированная работа относительно отчетности дает возможность в назначенный срок сдать отчеты в определенные государственные органы контроля.

4 «Управление производственным  предприятием (УПП) 1C»: считается комплексным программным обеспечением. Основное применение - крупные производственные компании. Система позволяет производить целостный учет большого количества юридических лиц в единой системе и отвечает корпоративным и общим стандартам ведения финансово-хозяйственной работы предприятия. Благодаря способностям платформы гарантирована высокая надежность и высокопроизводительность прикладного решения, построение территориально распределенных систем и интеграция с остальными информационными программами.

Каждая производящаяся хозяйственная операция в данном решении может быть отражена независимо в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете. Основная часть операций производящихся работником контролируется на стадии ввода, что снижает возможность ввода ошибочных данных. В программе кроме того реализовано контролируемое разграничение доступа работников к каким-либо функциям, а также разные интерфейсы.

«УПП 1C» может  использоваться в основном в любых  подразделениях предприятия. Это позволяет  руководящему составу видеть общую  картину деятельности организации  с детализацией по подразделениям. 

1.4 Роль автоматизации  при принятии управленческих  решений 

Сегодня эффективность  управленческой деятельности зависит  в первую очередь от автоматизации  всех управленческих процессов. Успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства.

Практически все  процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса  компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные  проблемы. Среди общих проблем  управления документированной информацией  в организациях можно выделить:

большое количество документов;

большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

сложные схемы  согласования документов;

территориальная распределенность подразделений;

отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

поиск документов в рамках организации затруднен  из-за децентрализованной регистрации  и хранения.

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков.

Так, например, пересылка  документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.

Среди типичных проблем частично автоматизированного  делопроизводства

(" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.

Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о  том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным  требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов.

Компонентами  безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных  документов, позволяющая создать  единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.

Переход к преимущественно  безбумажному делопроизводству дает возможность  наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются  там, где приходится выполнять повторяющиеся  задачи, предусматривающие запрограммированные  решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда.

Оснащение специалистов АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить  их численность и при этом повесить скорость обработки экономической  информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Существенным  недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования  информации. Причем как отдельные  работники, так и подразделения  предприятия в целом не имеют доступа к “чужой” базе данных, при необходимости собирая требуемую им информацию самостоятельно.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого  сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией  в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию  процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота, удобной базы данных, аккумулирующей весь поток управленческой информации на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.[3] 

2. Программное средство  для автоматизации  «рутинных» операций: «1 С: Управление  торговлей 8» 

«1С:Управление торговлей 8» — это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение  позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого  учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым  эффективное управление современным торговым предприятием.

Прикладное решение  автоматизирует следующие направления  хозяйственной деятельности:

• управление отношениями с клиентами;
• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
• управление закупками;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• управление складскими запасами;
• управление денежными средствами;
• учет коммерческих затрат;
• учет НДС;

мониторинг и  анализ эффективности торговой деятельности.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей 8» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.  Дополнительные сервисные возможности включают веб-приложения «Удаленный склад» и «Управление заказами».

Прикладное решение  рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета  от ведения справочников и ввода  первичных документов до получения  различных аналитических отчетов.

Решение позволяет  вести управленческий учет по торговому  предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.