Разработка и совершенствование организационной структуры предприятия на примере ООО "Автолайн

Главный бухгалтер обязан осуществлять организацию бухгалтерского учета  хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным  использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия; формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Подготавливает и принимает рабочий план счетов, форм первичных учетных документов; обеспечивает порядок проведения инвентаризации; формирует и современное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах; ведет расчеты по заработной плате.

В состав бухгалтерии входит должность  бухгалтер-кассир, который является материально-ответственным лицом  за денежные средства и документы. Бухгалтер-кассир обязан: составлять сводные кассовые отчеты о продаже и представлять их в бухгалтерию; принимать участие в плановой и внезапной проверке денежных средств совместно с работниками бухгалтерии; производит операции в банке (получение наличных денег по чекам, сдача наличных денег, перечисление денежных средств с расчетного счета разным организациям и предприятиям); выплачивает заработную плату премии, и др. платежи согласно оформленным документам; по указанию главного бухгалтера выполняет отдельные поручения;

Должностные обязанности инженера по гарантии: принятие решений о  гарантийном ремонте; контроль сроков и качества выполнения гарантийных работ; составление и отправка гарантийных документов в представительство на рассмотрение; получение и перевод информационных писем от представительства; контроль заказа и гарантийных запчастей; онтроль и проведение списания гарантийных запчастей; проведение инвентаризации склада гарантийных запчастей; ведение статистики гарантийных ремонтов; оказание консультационной технической поддержки клиентам и персоналу сервиса.

Бригада автомехаников выполняет операции по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств, контролирует техническое состояние автомобилей с помощью диагностического оборудования и приборов, управляет автотранспортными средствами.

Начальник отдела кадров руководит  работниками отдела, а также структурными подразделениями (службами, группами, бюро и пр.), входящими в состав отдела кадров; принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия; контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия; ведет учет личного состава; хранит и заполняет трудовые книжки.

Данная структура предприятия  является линейной. Недостатки данной организационной структуры заключаются  в: большой загруженности высшего руководство; малая гибкость при изменении ситуации; задержка решений, вопросов, касающихся нескольких подразделений, недостаточный контроль нижестоящих подразделений.

 

9.2 Методика совершенствования  организационной структуры управления  ООО «Автолайн»

 

В рыночных условиях, становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у  себя систему управления, которая обеспечивает ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке [11].

В процессе формирования организационной  структуры управления ООО «Автолайн» определен ее тип. Исходя из существующей линейной организационной структуры управления ООО «Автолайн», я считаю, что наиболее приемлемым выбором для предприятия будет линейно-функциональный тип структуры управления.

Недостатки линейной структуры: высокое  требование к знаниям и опыту  руководителя во всех сферах деятельности подчиненных и функциях управления; перегрузка менеджеров высшего уровня, огромное количество информации, много контактов с подчиненными и с высшим руководством; задержка решений вопросов, касающихся нескольких подразделений; отсутствие звеньев по планированию и подготовке управленческих решений.

Преимущество линейно-функциональной структуры: более глубокая, чем в  линейной, проработка стратегических вопросов; освобождение линейных руководителей  от решения многих вопросов, связанных  с планированием финансовых расчетов, материально - техническим обеспечением и т.д.; построение связей «руководитель - подчиненный» с условием подчинения работника только одному руководителю по иерархической лестнице.

Так как все типы организационных  структур имеют недостатки, так и линейно-функциональная структура имеет недостатки: узкая специализация каждого звена; недостаточно четкое распределение ответственности; тенденция к чрезмерной централизации целей [12].

Данная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной организационной структуры к более эффективной.

Предприятие в новых условиях самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает  стратегию и политику своего развития, ищет необходимые для их реализации средства, набирает работников, решает множество различных вопросов, в том числе и структурные. К ним можно отнести такие, как создание, ликвидация, слияние, разделение подразделений, реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления.

Любая перестройка структуры управления предприятия требует оценки, прежде всего с точки зрения достижения поставленных целей. В условиях нормально развивающейся экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации. При этом главными показателями улучшения являются сокращение затрат, рост прибыли, более гибкий стиль управления. Важным критерием оценки организационной структуры управления является ее восприятие людьми, которым предстоит работать в новых условиях [1].

В кризисный период для организации  изменения в структуре управления могут быть направлены на создание условий для выживания за счет более рационального использования  ресурсов, снижения затрат и более  гибкого приспособления к внешней среде [13]. Вне зависимости от причин обязательно встанет вопрос о расширении полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав ООО «Автолайн».

Приемлемой организационной структурой для ООО «Автолайн» в настоящее время стала схема организационной структуры управления, приведенная на рисунке 3.

Применение этой организационной  структуры позволит:

1. Освободить генерального директора предприятия от повседневной рутинной работы.

2. Повысить качество и оперативность принимаемых решений.

3. Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способных расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность.

Данная структура обладает следующими характеристиками:

1. Оптимальность. Данная структура управления является оптимальной, потому что между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при минимальном числе ступеней управления.

2. Оперативность. Данная структура является оперативной, потому что за время от принятия решения до его исполнения не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.

3. Надежность. Структура аппарата управления гарантирует достоверность передачи информации, не допускает искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивает бесперебойность связи в системе управления.

4. Экономичность. Структура управления является экономичной, т. к. нужный эффект от управления достигается при минимальных затратах на управленческий аппарат.

5. Устойчивость структуры управления. Неизменность основных свойств организационной структуры ООО «Автолайн» при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

6. Гибкость. Данная структура способна изменяться в соответствии с изменениями внешней среды [14].

При совершенствовании организационной  структуры управления ООО «Автолайн» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей. Необходимо осуществить распределение управленческих решений по уровням, потому что это является наиболее важной и ответственной частью улучшения структуры.

Далее следует рассмотреть и внести изменения в верхний уровень управления. Высшим уровнем управления предприятием является генеральный директор. В новой организационной структуре предусмотрено два заместителя - это заместитель директора по общим вопросам и заместитель директора по производству.

Функции генерального директора:

1. Организация, планирование и  руководство деятельностью предприятия.

2. Руководство структурными подразделениями  предприятия, организация их взаимодействия.

3. Распределение обязанностей и  определение степени ответственности работников предприятия.

4. Контроль за соблюдением стандартов  качества работы.

5. Выявление и анализ проблем  в работе предприятия.

6. Представление интересов предприятия  в суде, арбитраже, органах государственной  власти и управления, а также во взаимоотношениях с иными хозяйствующими субъектами.

Заместитель директора по общим  вопросам будет совмещать две  должности это заместитель директора  по общим вопросам и гл. бухгалтера. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической  деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав.

Задачи главного бухгалтера.

Организация бухгалтерского учета  хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

Контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

Формирование в соответствии с  законодательством о бухгалтерском  учете учетной политики исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения  его финансовой устойчивости.

Заместителю директора по общим вопросам подчиняются отдел кадров и юрист.

Задачи юриста:

Обеспечение соблюдения законности в  деятельности предприятия.

Защита правовых интересов предприятия

Задачи отдела кадров:

- Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам;

- Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков;

- Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

- Разработка кадровой политики и стратегии предприятия;

- Подбор, отбор и расстановка  кадров на основе оценки их  квалификации, личных и деловых  качеств;

- Контроль правильности использования  работников в подразделениях  предприятия.

Заместитель директора по производству будет совмещать две должности  это заместитель директора по производству и мастер смены.

Задачи отдела производства:

- Выпуск продукции высокого качества;

- Эффективное использование основных и оборотных средств;

Мастер смены исполняет следующие  обязанности:

- Обеспечивает безаварийную и надежную работу всех видов оборудования;

- Осуществляет технический надзор за состоянием и ремонтом защитных устройств на механическом оборудовании, зданий и сооружений цеха;

- Организует подготовку календарных планов (графиков) осмотров, проверок и ремонта оборудования;

- Участвует в приемке и установке нового оборудования, проведении работ по аттестации и рационализации рабочих мест;

- Обеспечивает соблюдение правил и норм охраны труда, требований безопасности при производстве ремонтных работ;

- Руководит работниками цеха, осуществляющими ремонт оборудования и поддержание его в работоспособном состоянии.

В заключении можно сделать следующий  вывод. При предложенной линейно-функциональной структуре произошло: освобождение руководителя предприятия от принятия типовых оперативных решений и возможности более качественно заниматься разработкой стратегических решений. Это произошло из-за частичного делегирования полномочий генерального директора его заместителям.

Проектирование предложенной организационной  структуры управления, основывалось на требованиях, предъявляемых к структурам: оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, устойчивость, гибкость.

 

Заключение

Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная  структура управления, поэтому каждая организация сама должна строить структуру управления приемлемую только для нее. Любая организация имеет некоторые особенности использования технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, порядков и традиций между работниками по вертикали и горизонтали. Каждая организация имеет свою наиболее подходящую к ней организационную структуру управления. Оригинальность конкретной организационной структуры управления достигается на базе использования существующих типов структур путем включения в них или исключения из них каких-либо подразделений или связей.