Разработка системы методов управления строительным предприятием

Очевидно, что  этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Попытаемся  рассмотреть основные тенденции  в разработках АСУД.

Прежде всего  отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный  подход, который позволяет после  внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Вторая характеристика системы - специализированная это система  или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для потребителя имеет  стоимость системы и масштаб  организации, в которой ее можно  применить, объем документооборота.

При выборе потребителями  необходимой системы прежде всего  следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается  АСУД.

На наш взгляд, можно выделить такие категории  потребителей:

1) сложные иерархические  структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные  органы управления (администрации  городов, субъектов федерации,  муниципалитета и т.п.)

3) коммерческие  и некоммерческие организации  среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная  систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД.

Для каждой из названых групп потребителей существует целый  ряд предложений.

Например, для  министерств и ведомств предназначаются  разработки компаний "Электронные  офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других.

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям  делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие  модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к системам.

Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали  специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии

Lotus. В широкой  гамме разработок фирмы достойное  место занимают системы документационного  обеспечения управления. Первым  продуктом компании этого направления  стала система документационного  обеспечения "Office Media".

Комплект баз  данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию  делопроизводства и организационно- управленческой деятельности предприятий  и организаций. Пользователями системы  могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".

Еще одним примером АСУД можно назвать разработку

Государственного  научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы  является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования  к системе управления документации. Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических  и технологических решениях и  в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных  условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Актуальной  остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ.

В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения  квалификации специалистов и выработки  соответствующих образовательных  стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.

 

2.1 Структура  организации управления строительной фирмы.

В современной  социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей  информатизации общества и вхождения  России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Строительные  тресты и управления являются основными  производственными организациями  строительного комплекса и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций и субподрядчиков, в строительных организациях формируются показатели фактического выполнения работ, которые служат основой для финансовых взаиморасчетов.

Упрощенная  схема информационного обмена выглядит следующим образом. В генподрядную организацию, ответственную за возведение объекта, поступает проектно-сметная и другая техническая документация. Центральное место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые для их выполнения ресурсы с нормативами использования и стоимость работ в базовых ценах. Полученная из проектной организации смета, как правило, требует корректировки (уточнения состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая корректировка выполняется силами специалистов строительных организаций. В последнее время строительные организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных работ, заказываются и списываются материалы, составляются разнообразные плановые и фактические сводные показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая обработка и передача полученной информации в другие прикладные программы является основой для планирования и управления производственной и финансовой деятельностью строительной организации.

Таким образом, автоматизированная система составления  смет должна обеспечивать решение следующих основных задач: получение и корректировка готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик- строитель", которая успешно эксплуатируется во многих строительных организациях.

Программа использует индексный и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения  стоимости работ и материалов в текущих ценах.

Основное отличие  данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска  смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками и субподрядчиками. В программе реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных организациях в системах АВС-РС,

АРС, АВеРС, что  значительно облегчает строителям последующую корректировку смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и т.д.

Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать собственную нормативную  базу, учитывающую специфику выполняемых  работ.

Программа позволяет:

• создавать, хранить  и корректировать нормативную базу сметных расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными заказчику разделами нормативной базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой  структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные  сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости  потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость материалов по договорным ценам (сверх или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете смет или актов  выполненных работ индексы (коэффициенты) стоимости работ по отношению  к ценам 1984 г.; коэффициенты могут  применяться как к работам, так и к разделам сметы и акта; коэффициенты пересчета сметной стоимости для Москвы, выпускаемые Моспроектом-1, могут автоматически загружаться в программу с дискет; возможна индексация в цены 1991 г.

• распечатывать  стандартные формы выходных документов - несколько видов смет и актов выполненных работ ;

• настраиваться  на различные способы расчета  дополнительных начислений (накладные  расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя, причем накладные  расходы и плановые накопления могут  считаться по каждой работе от заработной платы);

• загружать  и обрабатывать сметы, составленные с помощью других программ расчета  смет.

 

2.2 Положения  управления строительной организацией.

Существенным  как по содержанию, так и по трудоемкости разделом строительного проектирования является так называемое организационно- технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической документации ведется в два этапа.

На первом этапе  создается проект организации строительства (ПОС). В этот момент у проектировщиков-технологов еще нет полной информации об объекте, строительной площадке, предполагаемом генеральном подрядчике и т.д. Основу принимаемого решения составляют укрупненные нормативы, дающие средние цифры на единицу площади, единицу объема здания. По этим данным ведется оценка потребности в конструкциях, изделиях, материалах и др. В состав ПОС входят:

• календарный  план строительства;

• строительный генеральный план с расположением  постоянных и временных зданий, подъездных путей, инженерных сетей, складских площадок и т.д.;

• организационно-технологические  схемы с указанием технологической  последовательности работ;

• ведомость  объемов строительных , монтажных  и специальных работ;

• ведомость потребности в строительных конструкциях, материалах, изделиях с распределением по календарным периодам строительства;

• график потребности  в строительных машинах, механизмах, кадрах строителей;

• пояснительная  записка.

На втором этапе  создается проект производства работ (ППР), уточняющий ПОС по основным позициям на базе конкретных данных о строительной площадке и подрядчике.

Разработка  ПОС - это обычно прерогатива проектных  организаций, а ППР создается  в генподрядных трестах и управлениях, трестах "Оргтехстрой", проектно-конструкторских и технологических институтах. ППР - это основной документ, определяющий технологию, сроки выполнения и порядок обеспечения ресурсами строительно -монтажных работ и содержащий решения по организации производственных процессов по возведению частей зданий (сооружений) с учетом конкретных условий производства работ. В ППР с учетом конкретной специфики возведения объекта решается целый комплекс расчетных, графических и организационных задач. Типизация этих задач в полном объеме вряд ли возможна и соответственно невозможно автоматизировать разработку всех разделов ППР, хотя комплекс наиболее трудоемких типовых задач выделить можно.