Роль коммуникаций в управлении персоналом

3 Неудовлетворительная структура  организации. Проблемой многих предприятий  является неоправданно усложненная  структура организации, в которой  информация как бы «запутывается», искажается или неправильно трактуется.

4 Неудовлетворительный кадровый состав

5 Конфликты между различными группами или подразделениями.

Путей преодоления преград в процессе коммуникации существует достаточно количество (квалифицированный менеджер, имеющий большой опыт работы, может владеть своими собственными секретами преодоления преград):

1 Регулирование информационных потоков.

2 Управленческие действия, включающие в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль

3 Системы обратной связи. Если системы обратной связи не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникативном процессе.

4 Системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки. На многих предприятиях (например, Siemens) такие ящики существуют в подразделениях и цехах.

5 Современные информационные технологии. Оснащение предприятий ПК, установка Internet, электронная почта, факсы, видеоконференции и т.п. [5, с. 154]

 

2 КОММУНИКАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ГАЛЕРЕЯ ОКОН»

 

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью «Галерея окон» основано 2000 году 3 учредителями. Юридический адрес: г. Уфа, ул. Донского 5/3

Учредителями являются: Заболотный Станислав Вячеславович, Гайсин Альберт Фавадисович, Нугаев Рустам Фаритович

Генеральный директор: Призенцов Евгений Михайлович

Сфера деятельности: производственная.

Основной вид деятельности предприятия - изготовление и монтаж оконных конструкций. Дальнейшее развитие рынка, появление и усиление конкуренции привело к расширению сфер деятельности и в настоящее время ООО «Галерея окон» осуществляет следующие виды деятельности:

а) производство оконных конструкций;

б) изготовление и монтаж дверных блоков;

в) изготовление срубов домов;

г) отделка фасадов зданий.

ООО «Галерея окон» является одним из ведущих предприятий в данной отрасли. Потребителями продукции являются и население, и различные предприятия, организации, учреждения. Потребители хорошо осведомлены о работе ООО «Галерея окон» и отзываются о нем положительно, и именно поэтому, несмотря на жесткие условия конкуренции, ООО «Галерея окон» занимает лидирующее место на рынке оконных конструкций.

В настоящее время на рынке РБ достаточно много фирм, производящих и реализующих аналогичную продукцию. Конкурентов фирмы можно классифицировать следующим образом:

- видовая конкуренция  возникает, когда имеются товары, предназначенные для одной и  той же цели, но различающиеся  каким-либо важным для потребителя  параметром, для ООО «Галерея  окон» видовой конкуренцией является  конкуренция со стороны предприятия  ООО «Эколес», который выпускает оконные конструкции из дерева;

- межфирменная конкуренция  возникает в ситуациях, когда  различные фирмы выпускают практически  идентичные изделия, которые могут  отличаться разве что по качеству, межфирменная конкуренция для  ООО «Галерея окон» представлена  со стороны ООО «Мегапласт», ООО «Риком Башкортостана», ООО «Мастер окон», ООО «Оконный базар».

Свою деятельность ООО «Галерея окон» осуществляет не только на территории Башкортостана, но и в других регионах. Открыты представительства в городах Магнитогорск, Омск и др.

Поставщиками материальные ресурсов для ООО «Галерея окон» являются как отечественные фирмы, так и зарубежные производители (например, профили для оконных конструкций поставляются из Дании и Германии)

ООО «Галерея окон» обладает современной материально-технической базой, которая постоянно модернизируется, совершенствуется, увеличивается. Продукция изготавливается только из высококачественных материалов с использованием новейших технологий.

В настоящий момент на предприятии трудятся около 250 человек из них 25 руководителей. В целом можно сказать, что и руководящий состав, и инженерно-технические работники, и рабочие высококвалифицированные специалисты в области пластиковых окон.

Схема организационной структуры ООО «Галерея окон» представлена в приложении 1.

Как, пожалуй, на любом другом предприятии в основу построения организационной структуры положены несколько принципов:

- производственный, т.е. в  основу построения цехов положен  определенный технологический процесс, так, например, образованы цех алюминиевых  конструкций и участок ПВХ;

- количественный, например, бригада монтажников состоит  из 3 человек, этого достаточно для  решения поставленной им задачи - монтаж оконных блоков;

- функциональный, так, например, образованы такие отделы как  бухгалтерия, отдел технологов.

Структуре управления ООО «Галерея окон» присуща централизация полномочий и ответственности. Это проявляется в четком распределении функциональных обязанностей между подразделениями, коммуникациями сверху вниз, единоначалии при распределении полномочий и ответственности, некоторым бюрократизмом в деятельности предприятия.

 

 

2.2 Внешние и внутренние коммуникации ООО «Галерея окон»

 

Как и на любом другом предприятии на ООО «Галерея окон» присутствуют и внешние, и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации осуществляются:

1 С потребителями. В процессе коммуникации ООО «Галерея окон» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с ООО «Галерея окон» доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции.

Коммуникации с потребителями - физическими лицами (население) осуществляет торговый персонал (менеджеры торгово-выставочных залов). Если в роли покупателей выступает крупное юридическое лицо (предприятия, организации и учреждения) переговоры по продажам проводит сам директор ООО «Галерея окон».

2 С поставщиками и посредниками. Их осуществляют начальник отдела снабжения Гаврилов С.И. и иногда генеральный директор Призенцов Е.М. Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных ресурсах, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.

3 С государственными органами, например с Администрацией Орджоникидзевского района, Министерством по архитектуре и градостроительству, налоговой инспекцией, осуществляют генеральный директор, заместитель директора по общим вопросам, главный бухгалтер предприятия.

Внешние коммуникации проходят в таких формах как:

А) переговоры, беседы (для поставщиков, посредников, потребителей);

Б) совещания (государственные органы);

В) телефонограммы (государственные органы);

Г) Указы и распоряжения (государственные органы);

Д) письма (покупатели, поставщики, посредники, государственные органы).

Если рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

1) речевая коммуникация (письменная  и устная)

2) паралингвистическая коммуникация (жесты, мимика, позы)

3) вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям  образцов производимой продукции  в торгово-выставочных залах).

Внутренние коммуникации представлены:

А) коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между главным менеджером по работе с частным сектор и менеджерами торгово-выставочных залов;

Б) коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации между начальником отдела снабжения и руководителем частного сектора; между заместителем директора по общим вопросам и главным бухгалтером;

В) коммуникации повосходящей, т.е. снизу вверх, например, при замерах окон информация от инженеров по замерам передается начальнику производственно-технического отдела (если это корпоративный клиент) или главному менеджеру по работе с частным сектором (если покупателем является физическое лицо)

Г) неформальные коммуникации. Присутствуют как и на любом другом предприятии и связаны с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др. Следует отметить, что неформальных групп на предприятии практически нет, т.е. они очень малочисленны и не значительны, и особого влияния на деятельность предприятия не оказывают. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние коммуникации осуществляются как в устной форме (указания, просьбы и др.), так и в письменной (письма, приказы, акты) и механической (информация, передаваемая через сеть ИНТЕРНЕТ, например, замеры окон).

 

 

2.3 Преграды при управленческих коммуникациях и пути их устранения в ООО «Галерея окон»

 

По моему мнению, на каждом предприятии существуют определенные преграды в процессе коммуникации. На предприятии «Галерея окон» к таким преградам можно отнести:

1 Неудовлетворительный кадровый состав.

Например, мною было отмечено, что среди менеджеров торгово-выставочных залов есть неквалифицированный торговый персонал, что может отрицательно сказаться на объемах продаж. В связи с открытием 5 торгово-выставочных залов летом 2005 года, в срочном порядке были наняты девушки в возрасте от 18 до 25 лет для работы менеджерами торгово-выставочных залов. Однако, в этой суматохе должно внимания к профессионализму и компетентности претендентов не уделили. В результате был нанят низко квалифицированный торговый персонал.

Эта преграда может проявиться, когда неквалифицированный менеджер торгово-выставочного зала не осознано утаит информацию (забудет ее передать) или не верно истолкует ее, в результате, например, произойдет срыв сроков монтажа, а это может вылиться в претензии со стороны покупателя.

2Информационные перегрузки. Мною было отмечено, что многие  руководители перегружены организационными  и контрольными работами. Это  приводит к тому, что часть  информации забывается, в результате  определенная работа не выполняется  в срок.

3 Конфликты между различными группами или подразделениями. Организационные конфликты или личные конфликты, все они приводят к столкновению людей, в результате кто-то может возненавидеть, затаить злобу на другого сотрудника. Это все может проявиться в том, что одна из конфликтующих сторон намеренно утаит информацию или исказит ее, в результате коммуникационный процесс может не состояться или примет не верное направление.

Для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации в ООО «Галерея окон» каждый сотрудник имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием (однако, установлен определенный лимит по времени разговоров, сверх лимита оплачивает уже сам работник). Также все компьютеры подключены к сети Интернет, что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию (особенно это необходимо при приеме, регистрации и отслеживанию выполнения заказов).

Для устранения такой преграды, как информационные перегрузки, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей. Например, контроль изготовления заказа по срокам, который в настоящий момент осуществляет главный менеджер, можно возложить на менеджеров торгово-выставочных залов. То есть каждый из этих менеджеров должен будет отслеживать выполнение графика производства и монтажа заказов своих клиентов. Таким образом, руководитель будет освобожден от части контрольных функций.

Для устранения конфликтных ситуаций, как коммуникационных преград, мною рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой метод преодоления конфликтов как внутриличностные методы, которые заключаются в умении правильно организовать собственное поведение, высказать свою точку зрения, не вызывая защитной реакции со стороны другого человека. Этот метод поможет сотруднику (руководителю) удержать позицию, не превращая другого работника в своего врага. Этот способ может быть полезен в любой обстановке.

 

 

2.4 Коммуникационные каналы и коммуникационные структуры в ООО «Галерея окон»

 

По моему мнению, на предприятии «Галерея окон» есть вертикальные и горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальные коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням. По ним сверху вниз передаются приказы, распоряжения, инструкции, а снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и заказы со стороны потребителей.

Вертикальные коммуникационные каналы связывают, например, заместителя директора по пластиковым конструкциям с главным менеджером по работе с частным сектором, с главным менеджером по корпоративным клиентам и начальником монтажного участка по корпоративным клиентам (см. приложение 1).