Шпаргалка по "Исследование систем управления"

20.особенности исследования информационных потоков

Целью исследования является изучение и формализация информационных процессов

Для обследования входящих и исходящих документов Применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко. Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов. Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. 

21. Глобальная цель организации и цель функционирования определенных подразделений

Цели — это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал времени;

• конкретность и измеримость;

• непротиворечивость и согласованность с другими  целями и ресурсами;

• адресность и  контролируемость.

Предназначение  организации образует фундамент  для установления целей организации  в целом, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, нововведения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия.

Определение целей  функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или нечеткое формулирование цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и выработать оптимальные решения. 

22 формирование состава качественных целей .качественные цели организации, осуществляются в две стадии. Вначале формируются качественные цели функционирования организации, вытекающие из Положения данной организации, регламентирующего ее деятельность, а затем выбираются качественные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться в повелительном  наклонении.

Например:

Цель 1. Максимально содействовать учебному процессу.

Цель 2. Обучить студентов методам анализа систем управления.

Цель 3. Обучить студентов методам формализованного представления результатов обследования систем управления 

23 методы используемые  для определения количества и состава качественных целей.

1 группа методов

Качественные  методы

Основаны на интуиции и знаниях специалистов. Используются когда недостаточно информации или она слабо структурирована.

− Мозговая атака.

− Метод экспертных оценок.

− Метод Дельфи.

− Морфологический метод.

− Деловые игры.

Трудность состоит  в том, что пригласить квалифицированных  экспертов в одно и то же время  и место очень сложно.

Кроме того, эксперты должны быть независимы, т. е. не должны быть из одного и того же института или учреждения, т. к. они не должны быть одинаково обучены и оперировать одинаковыми методами.

2 группа методов

Формализованные (количественные) методы. Эти методы используют, когда есть достоверные  данные, представленные в цифрах.

− статистические;

− теоретико-множественные;

− графические;

− лингвистические;

− аналитические;

− структурно-лингвистические;

− моделирование;

− имитационно-динамическое моделирование;

− логические;

− имитационно-динамическое моделирование.

Методы  проведения исследования систем управления 

3 группа методов

Комплексированные методы (качественно-количественные)

− комбинаторные (раздел математики, изучающий сочетания,комбинации, перестановки);

− ситуационное моделирование;

− топологические методы;

− графосемиотическое моделирование. 

24. требования предъявляемые  к экспертам.

1. компетентность (профессионал)

2. креативность (решение творческих задач)

3.Конформизм (подверженность  влиянию)

4. самокритичность.

 

25.понятие  «функция управления»

Функция управления это однородный вид деятельности объективно необходимый для реализаций целей функционирования и выделенной по определенному признаку. Функции управления делятся на общие и специфические.

Общие – планирование, организация, мотивация, контроль (регулирования)

Специфические – по видам деятельности. 

26. формирование состава функций в системе управления

1. выбор исследуемого  объекта

2 формирование  набора специфических функций

3. выбор конкретной  специфической функции подлежащей исследованию

4. исследование  необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции

5. формирование  конкретных функций в терминах  управленческих решений 

28 факторы, учитываемые  при проектировании  структуры управления.

Выделяются четыре группы ситуационных факторов:

- внешняя среда;

- технологии  работы в организации;

- стратегический  выбор руководства организации  в отношении её целей;

- поведение работников.

Факторы могут  в отдельности или в комбинации влиять на решения по проектированию организации через те компоненты, которые заключены в каждом из них. 

29. выбор метода организационного моделирования при проектировании структуры управления метод организационного моделирования является наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры и процессов принятия решений.

 

30.ЭТАПЫ  ОРГАНИЗАЦИОННОГО  ПРОЕКТИРОВАНИЯ

последовательность  действий следующая:

1. Осуществите  деление организации по горизонтали  на широкие блоки, соответствующие  важнейшим направлениям деятельности  по реализации стратегии. Решите, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие - штабными.

2. Установите  соотношения полномочий различных  должностей. При этом руководство  устанавливает цель команд, если  необходимо, производит дальнейшее  деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3. Определите  должностные обязанности как  совокупность определенных задач  и функций и поручите их  выполнение конкретным лицам.  В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение. 

31. процесс распределения управленческих решений по уровням управления

оптимальным распределением управленческих решений будем понимать такое, при котором каждый руководитель принимает решения, соответствующие его компетенции. Для решения этой задачи предлагается методика, в основе которой лежит исследование загрузки руководителей, принимающих управленческие решения. Содержание и последовательность работ, предусмотренных методикой. В общем виде задача оптимального распределения управленческих решений сводится к следующему. 

На первом этапе  процесса исследуется решение на тех уровнях управления, которым  не подчинены непосредственно производственные подразделения, т.е. на уровне принятия окончательного решения и на координирующих уровнях. (В качестве уровня принятия окончательного решения обычно выбирается уровень директора или его заместителей. В качестве координирующего уровня, как правило, выбирается уровень заместителя директора).

На втором этапе  производится расчет загрузки руководителя высшего уровня исходя из трудоемкости акта принятия управленческих решений и необходимого при этом эффективного фонда времени.

На третьем  этапе расчетная величина загрузки сравнивается с допустимым значением  и, если эта величина больше допустимой, осуществляется этап перераспределения решений. Если нет, фиксируется список решений компетенции высшего уровня.