Система обучения персонала в организации

По субъекту обучения –  с привлечением тренера и без  привлечения. Чаще занятия проводятся с привлечением тренера (это такие  методы обучения персонала как производственный инструктаж, чтение лекций, проведение деловых игр, разбор конкретных производственных ситуаций, проведение конференций и  семинаров), но присутствие профессионала-тренера  вовсе необязательно. В этом случае применимы следующие методы: смена  рабочего места, формирование групп  по обмену опытом, создание кружков  качества и другие методы.

Методы обучения персонала – это способы, при которых достигается овладение знаниями, умениями, навыками обучающихся².

Такое разнообразие видов  и форм процесса обучения позволяет  организациям выбирать наиболее подходящий для них в данный момент и при  определенных сложившихся условиях, позволяющий добиться поставленных целей. То есть выбор вида и формы  процесса обучения должен определяться конкретными условиями, в которых  организация функционирует и  целями, которые должны быть достигнуты при помощи процесса обучения. Неверный выбор вида и формы обучения может  свести на нет положительный эффект от проведенных мероприятий. Эффективность  таких инвестиций в персонал будет  ничтожно мала или даже может свести синергетический эффект в организации  к нулю или сделать его отрицательным. И наоборот, правильный выбор вида и формы процесса обучения может  существенно улучшить психологический  климат в организации, разрешить  межличностные противоречия¹.

Глава 2. Особенности  использования обучения в социальных организациях

1. Психологическое влияние обучения на персонал

Для того чтобы правильно  оценить влияние различных процессов  на социальную организацию, надо разобраться  в сущности понятия «социальная  организация».

В наиболее общем виде определение  социальной организации выглядит так:

Социальная организация – система социальных групп и отношений между ними¹.

Социальная группа – совокупность людей, объединенных общностью интересов, профессии, деятельности и т.п.²

Социальная организация  по своей природе является социальной системой.

Социальная система – целостное образование, основными элементами которого являются люди, а также их устойчивые связи, взаимодействия и отношения³.

Социальной системе, как  и любой другой системе, присущ ряд  свойств: определенный набор элементов, из которых она состоит, и взаимосвязи  между ними, определенные границы, которые  определяют размеры системы и  характер ее взаимодействия с внешней  средой и другие. Но кроме общих  свойств, социальной системе присущи  и специфические свойства. Первое заключается в том, что социальная система состоит из двух постоянно  взаимодействующих подсистем: управляющей  и управляемой. Взаимосвязь между  ними может носить самый различный  характер. Ее, в первую очередь, определяют цели и интересы подсистем, методы управления и тот факт, что управляющая  подсистема является частью управляемой, т.е. управленческие решения, принятые управляющей подсистемой будут  влиять на обе подсистемы.

Второе, но не менее существенное, свойство социальной организации как  системы заключается в том, что  она состоит из людей, поведение  которых зависит от множества  факторов: физических (в том числе  физиологических), психических и  психологических. В большинстве  случаев невозможно учесть влияние  каждого из них. Это определяет важную ее особенность – ей присуща высокая  степень неопределенности, которую  невозможно преодолеть, но следует  минимизировать. В современной теории управления из перечисленных факторов наибольшее внимание уделяется психологическим.

В этой связи одной из основных категорий управления социальной организацией становится ее коллектив.

Коллектив – группа совместно работающих лиц, в которой люди взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждый оказывает влияние на других и одновременно находится под их влиянием¹.

Коллектив обладает следующими основными свойствами: все члены  коллектива занимаются совместной деятельностью, которая направлена на достижение общих  целей; единая организация и управление; относительная устойчивость и длительность функционирования.

Психологический климат в  коллективе можно охарактеризовать через следующие показатели: его  сплоченность, наличие одного или  нескольких лидеров в коллективе, их влияние на деятельность коллектива.

Сплоченность коллектива – это абстрактное понятие, которое  характеризует качественное состояние  коллектива. Его точнее всего характеризуют  такие показатели как количество взаимосвязей между членами коллектива, их характер, наличие или отсутствие общих целей и интересов.

Взаимосвязи между членами  коллектива определяются внутриорганизационной  коммуникацией. Выделяют два основных вида коммуникации: горизонтальную и  вертикальную. Они определяют соответственно отношения между членами коллектива одного профессионального статуса  и их отношения с начальством  и их подчиненными.

Необходимым условием эффективной  коммуникации, а в конечном счете  и эффективности межличностных  отношений, является наличие определенных личных качеств. Это, прежде всего, сензитивность², благодаря которой возможна глубинная позитивная коммуникативная установка, которая обычно воспринимается нами как мера теплоты межличностных отношений, а также искренность, эмпатия, активное конструктивное отношение и себе и другим. В процессе общения сензитивность и теплота способствуют лучшему взаимопониманию. По общему признанию психологов, эти свойства личности лежат в основе всех отношений между людьми³, поэтому их надо развивать. Развитие личностных качеств – это одна из трех основных задач процесса обучения, развивающая.

Для целевого развития этих качеств личности предназначены  специальные тренинги, в ходе которых  отрабатываются вербальные и невербальные средства коммуникации. Развитие таких  навыков и умений – задача не одного дня, но она решается средствами современного тренингового инструментария. Тренинги могут существенно отличаться в разных организациях, и они должны разрабатываться с учетом особенностей конкретной организации. Но в общем  виде они должны иметь три основных блока: знакомство с факторами эффективной  организации, изучении способов передачи образной информации вербальными и  невербальными средствами, развитие коммуникативных навыков. Этот список не исчерпывающий. Для менеджеров очень  эффективным может быть тренинг  по развитию навыков публичного выступления, особенно если им приходится часто  взаимодействовать с большими аудиториями.

Большое влияние на процесс  эффективной коммуникации в коллективе оказывает уровень квалификации работников. Он должен быть приблизительно на одном уровне. Это делает необходимым  при организации процесса обучения учитывать ряд существенных факторов: нельзя допускать такого положения  дел, чтобы профессиональный уровень  руководителя был ниже уровня подчиненных (такая ситуация возможна при организации  корпоративных тренингов, когда  руководитель по соображениям субординации в нем не участвует, и подчиненные  получают знания, которыми руководитель не обладает¹); чтобы профессиональный уровень руководителя был значительно выше уровня подчиненных (это может привести к ситуации, когда подчиненные, не понимая целей руководителя, просто не захотят реализовывать его управленческие решения или даже выделят из своей среды неформального лидера, цели и интересы которого будут более соответствовать их коллективным целям²). Обе описанные ситуации могут привести к конфликту в коллективе. Для избежания конфликта важно, кроме уровня квалификации и профессионализма членом коллектива, чтобы организационные цели были четко сформулированы и доведены до сведения всех работников.

Существуют также специальные  тренинги командообразования и лидерства³, которые проводятся специализированными компаниями, работающими в сфере корпоративного образования или внутренними корпоративными университетами.

2. Изменения в организации и обучение персонала

В современных условиях активно  развивающегося рынка и появления  новых технологий профессиональные навыки работников быстро устаревают, поэтому способность организации  постоянно повышать их квалификацию является одним из важнейших факторов ее долгосрочного успеха. Под «новыми  технологиями» здесь подразумеваются  не только нововведения в производство, но и в других сферах, в том  числе в управлении.

Изменения в организации  необходимы и неизбежны, в противном  случае организация не выживет. Под развитием понимается необратимое направленное закономерное изменение объектов, в результате которого возникает их новое качественное состояние¹.

Развитие социальных систем может проходить по двум путям: эволюционному  и революционному.

Эволюция – развитие в результате постепенных непрерывных изменений, переходящих одно в другое без скачков и перерывов при сохранении качественной определенности в ходе качественно-количественных изменений².

Революция – коренное качественное изменение, резкий скачкообразный переход от одного качественного состояния к другому, от старого к новому³.

В обоих случаях организации  требуется организация обучения персонала, но оно будет существенно  различаться в зависимости от того, каков будет характер развития организации.

При эволюционном развитии организации менеджменту следует  обратить внимание на то, чтобы развитие персонала соответствовало развитию производственной сферы (сферы услуг). Возможны два варианта нарушения  этого соответствия. Первый: сфера  производства (услуг) совершенна, но профессиональная подготовка персонала слишком низкая, чтобы эффективно использовать это  преимущество организации. Второй: сфера  производства не развита, а профессиональный уровень работников организации  высок, что приводит к тому, что  персонал осознает низкую эффективность  своего труда, это отрицательно сказывается  на психологическом климате (особенно на отношениях с начальством), на мотивации  труда работников и, в конечном итоге, на эффективности функционирования организации в целом. Обе описанных  ситуации сводят синергетический эффект организации как социальной системы  к нулю или даже делают его отрицательным.

Чтобы избежать подобных ситуаций в организации желательно наличие  системного подхода к развитию персонала, который предполагает два направления  развития сотрудников: выполнение регулярного  плана обучения и работу с кадровым резервом⁴.

Первое направление –  выполнение регулярного плана обучения – предполагает наличие определенной стратегии в обучении. Наиболее эффективно с этой задачей (если у организации  достаточно денежных средств) справляется  корпоративный университет¹.

При этом нельзя не учитывать  самообразование персонала. Различные  его категории имеют различную  мотивацию к повышению своей  квалификации. Она зависит от ряда факторов: профессиональной принадлежности людей, их места жительства², их социального статуса, принадлежности к управляющей или управляемой подсистема социальной организации³.

Революционное развитие социальной организации связано, как правило, с изменением организационной структуры. Грамотно организованная реорганизация  проводится в несколько этапов: подготовка, сбор информации и определение проблем, выработка общего и полного понимания  решаемых проблем, организационно-техническое  проектирование, социальное проектирование, преобразования⁴.

Почти на каждом этапе важно  учитывать влияние обучения на реорганизацию.

На этапе подготовки необходимо ответить на вопросы: Какие необходимые  качества отсутствуют у работников организации и можно ли их восполнить за счет дополнительной подготовки сотрудников? Какие специфические навыки реорганизации  должны приобрести члены группы? На этом этапе обучается специальная  группа реорганизации, которая и  будет заниматься разработкой всех остальных этапов.

На втором и третьем  этапах производится предварительное  планирование реорганизации, в том  числе планируется процесс обучения персонала, который будет необходим  для эффективной работы персонала  в реорганизованной организации.

Целью этапа социального  проектирования является выявление  социальных аспектов процесса реорганизации. На этом этапе, в том числе, намечаются необходимые изменения в распределении  обязанностей, полномочий, знаний и  квалификации персонала. При этом разрабатывается  набор характеристик, навыков, знаний и ориентаций персонала, относящихся  к текущему и реорганизуемому  процессам. Составляются специальные  матрицы, на основе которых можно  проследить потребность в обучении разных групп персонала.

На этапе преобразований происходит самообучение персонала, которое  было разработано и запланировано  на предыдущих этапах.

3. Юридический аспект обучения персонала

Вопросы обучения персонала  достаточно хорошо проработаны в  современном российском законодательстве.

Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 содержит раздел IX «Подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников. Рассмотрим его подробнее.

Работники имеют право  на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, необходимость  которых определяется в большинстве  случаев работодателем. Исключением  служат некоторые государственные  учреждения, в том числе органы некоторые государственной и  муниципальной власти, учреждения здравоохранения  и некоторые другие. Например, каждый специалист по таможенному оформлению обязан каждые два года, начиная  с года, следующего за годом получения  квалификационного аттестата, проходить  обучение по программам повышения квалификации, утверждаемым высшими органами государственной  власти, в объеме 40 академических  часов¹.