Система управления деятельностью

Содержание

 

1. Описание системы управления деятельностью "Хранение материалов и готовой продукции" с помощью управленческих функций……………………3

2. Составление организационной структуры управления предприятием из заданных элементов (структурных подразделений)……………………………7

3. Факторы, от которых зависит использование так называемой цеховой или бесцеховой структуры управления организацией………………………………8

4. Анализ материалов экспертной оценки деятельности начальника отдела материально-технического снабжения предприятия………………………….10

5. Разработка производственной ситуации по постановке задачи руководителем подчиненному с использованием мотивационной теории Герцберга……………………………………………..……………………………………14

6. "Малые неформальные (референтные) группы" в трудовом коллективе и учет их наличия в процессе управления……………………………………….17

7.Вклад в развитие научного менеджмента Ф. и Л. Гилбрет.………………...21

Используемая литература……………………………………………………….24

 

1.Описание системы управления деятельностью "Хранение материалов и готовой продукции" с помощью управленческих функций

 

1. 1. Целепологание.

Для обеспечения оперативной поставки материалов в производственные цеха и отгрузки готовой продукции  покупателям создается отдельное  функциональное подразделение компании - отдел хранения материалов и готовой продукции.

Отдел занимается типовым распределением хранящихся материалов и готовой продукции; следит за сохранностью оных; проводит инвентаризацию; постоянно отслеживает остатки материалов и готовой продукции, чтобы вовремя предупредить отдел закупок о необходимости пополнения запасов; оперативно отгружает производственным отделам материалы и готовую продукцию покупателям.

Миссия отдела – бесперебойное  снабжение производственных отделов  нужными материалами и покупателей  готовой продукцией.

Клиенты – производственный отдел, покупатели (через транспортный отдел и отдел продаж).

Критические факторы успеха деятельности: поддержание постоянного наличия расходных материалов; постоянный контроль за сохранностью материалов и готовой продукции; высококвалифицированный начальник склада вкупе с энергичными грузчиками.

 

1.2. Организация.

Сотрудники.

1. Начальник склада. Квалификационные  требования: опыт складской работы, знание программы «1С Склад», ответственность, внимательность, опыт управления коллективом, стремление к развитию компании.

Личные качества: возраст от 30 до 40 лет, умение оперативно реагировать и принимать решения в экстренных ситуациях.

2. Грузчики или складские работники. 

Средства труда.

Отдельного здания для отдела не требуется, выделяется помещение на территории производственных цехов с прямым доступом к пандусу для приема материалов и отгрузки готовой продукции. Выделяется отдельная небольшая подсобная комната для персонала. Раздевалка и душевая общая с рабочими производственных отделов. Помещение оборудовано стеллажами для хранения материалов и продукции, стационарным телефоном, сотовым телефоном с корпоративным номером для начальника склада, тремя компьютерами с аппаратами для считывания штрих-кодов, двумя автопогрузчиками, пятью рохлями, двумя штабелерами, паллетами.

Связи.

Взаимосвязи у данного подразделения  возникают с производственными  отделами, отделом закупок и отделом  продаж.

Гибкость.

Главное – быстро реагировать на запросы производственных отделов  и отдела продаж. Оперативно доставлять на производство материалы, собирать заказы готовой продукции, отслеживать наличие запаса материалов и готовой продукции.

 

1.3. Стимулирование.

Материальное вознаграждение работников за переработку. Ежемесячное премирование по протекции начальника склада двух рабочих, наиболее отличившихся в работе. Штрафные санкции за прогулы, опоздания без предупреждения начальника склада, выход на работу в нетрезвом виде. Все рабочие обеспечиваются спецодеждой, бесплатным медицинским обслуживанием, питанием в столовой, возможностью в выходные дни посещать спортивный зал.

 

1.4. Планирование.

При планировании работы данного отдела создаются ежемесячные, квартальные и годовые графики осмотра помещения и движения материалов и готовой продукции.

 

1.5. Учет.

Производственные цеха предоставляют информацию о необходимости проверки остатков материалов и готовой продукции. На основании этих данных осуществляется планирование деятельности производственного отдела. После проведения осмотров кладовщик отдела предоставляют начальнику отдела информацию о количестве имеющихся материалов в данный момент на складе.

В отделы продаж, закупок и на производство предоставляется перечень имеющихся  остатков для пополнения складских  запасов. Информация предоставляется по мере возникновения потребности.

 

1.6. Контроль.

После пересчета остатков на складе, результаты сверяются со складскими документами, складскими накладными на приходящий и уходящий товар. При выявлении нехватки какого-либо материала или готовой продукции, выясняется на каком этапе произошел недочет (неправильно выбили менеджеры в документах, неправильно собрали готовое изделие, кража и т.д.) Количество израсходованных материалов сравнивается с нормативными затратами.

Необходимо анализировать информацию о количестве имеющегося материала на складе, о качестве произведенных работ.

 

1.7. Регулирование.

Обнаружен излишек готовой продукции  «мяч» на складе в количестве двух штук. Была проведена поэтапная проверка. При сборке заказа покупателя была попозиционно пробита на компьютере сборочная накладная. По ней было выбито 5 «мячей». По товарной накладной неожиданно этих «мечей» стало 7. Покупатель еще не обнаружил ошибки (недостачи). Следственно менеджер при подготовке товарно-транспортных накладных ошибся и выбил больше единиц продукции. Были срочно исправлены документы и отправлены курьерской почтой покупателю с извинениями.

 

2. Составление организационной структуры управления предприятием из заданных элементов (структурных подразделений)

 

3. Факторы, от которых зависит использование так называемой цеховой или бесцеховой структуры управления организацией

 

Цеховая структура управления получила широкое распространение на крупных и средних предприятиях. При цеховой организационной структуре управления имеет место значительная дифференциация функционального аппарата управления, т. е. на предприятии организуется большое число административно-управленческих служб, отделов, бюро, отдельных должностей.

Бесцеховая структура управления целесообразна для небольших предприятий с численностью рабочих менее 1000 человек (для предприятий машиностроительного комплекса). Преимущество этой структуры в том, что производственные цехи, независимо от места их размещения на заводской территории, освобождаются от выполнения административно-хозяйственных функций, которые перекладываются полностью на заводоуправление. Следовательно, цехи превращаются исключительно в производственные единицы и соответственно переименовываются в производственные участки, возглавляемые начальником (старшим мастером) участка. В этом случае высвобождается значительное число работников, выполнявших при цеховой системе в основном административные функции. Бесцеховая структура управления применяется на предприятиях малого бизнеса различных форм собственности и организационно-правовых форм.

На предприятиях могут применяться  и смешанные структуры управления. Например, на предприятиях с  структурой могут быть отдельные цеха, а на предприятиях с цеховой структурой - участки, подчиненные непосредственно руководству предприятия. [Калачева А.П., с.231]

 

 

 

Цеховая схема управления

 

 

(рис.1)

 

 

 

 

Бесцеховая схема управления

 

 

 

 

 

 

 

 

(рис.2)

 

4. Анализ материалов экспертной оценки деятельности начальника отдела материально-технического снабжения предприятия

Начальник отдела материально-технического снабжения

 

Перечень качеств	Оценки экспертов
	Выше по должности		Равных по должности		Подчиненных
1 . Интересы  предприятия ставит выше личных	4	5	4	5	5	4
2. Умение давать  только реальные обещания и выполнять их	3	4	4	4	3	4
3. Стремление советоваться с подчиненными при решении важных вопросов	4	5	4	5	4	1
4. Умение поддерживать сознательную дисциплину среди подчиненных	3	4	4	3	3	3
5. Умение предоставлять  подчиненным свободу творчества	4	5	5	4	4	2
6. Стремление  воспитывать подчиненных, способных заменить оцениваемого	4	4	5	5	3	2
7. Готовность  самостоятельно отвечать за принятые  решения	4	5	4	5	5	4
8. Умение планировать  свою работу	5	5	5	5	4	5
9. Способность  действовать самостоятельно, не ожидая указаний сверху	3	4	3	4	4	3

 

Экспертная комиссия и средние оценки по каждому эксперту

Эксперт	Средняя оценка
Генеральный директор	3,8
Главный бухгалтер	4,6
Начальник планово-экономического отдела	4,2
Начальник транспортного  отдела	4,4
Кладовщик	3,9
Грузчик	3,1
Сумма	24

 

Общая средняя оценка экспертов: 24/6=4

Средние и средневзвешенные оценки по каждому качеству

Качество (весовой  коэффициент)	Средняя оценка	Средневзвешенная оценка
Интересы  предприятия ставит выше личных (0,5)	4,5	2,25
Умение давать только реальные обещания и выполнять их (0,5)	3,7	1,85
Стремление  советоваться с подчиненными при решении важных вопросов (0,3)	3,8	1,14
Умение поддерживать сознательную дисциплину среди подчиненных (0,3)	3,3	0,99
Умение предоставлять  подчиненным свободу творчества (0,3)	4	1,2
Стремление воспитывать подчиненных, способных заменить оцениваемого (0,3)	3,8	1,14
Готовность  самостоятельно отвечать за принятые решения (0,2)	4,5	0,9
Умение планировать  свою работу (0,2)	4,8	0,96
Способность действовать самостоятельно, не ожидая указаний сверху (0,2)	3,5	0,7
Общая	35,9	11,13

 

Средняя оценка по качеству: 35,9/9=3,99

Средневзвешенная оценка: 11,13/2,8=3,98

 

Судя по выставленным оценкам, наиболее объективными  и компетентными оказались эксперты под номерами 1 (генеральный директор) и 5 (кладовщик). По подсчетам их оценка оказалось наиболее близка к средневзвешенной оценке и средней оценке по качеству. А эксперт 6 (грузчик) явно предвзято относится к своему начальнику, его оценка оказалась самой низкой. В то время, как эксперт 2 (главный бухгалтер) наоборот, оценку завысил.

 

Проанализировав выставленные оценки можно сделать вывод, что начальник отдела материально-технического снабжения человек преданный своей работе, готов с головой погружаться в дела фирмы, забыв, может быть, и о своих собственных амбициях. Но в то же время он немного слабохарактерный для руководящей должности, нужно меньше распускать подчиненных. Высокая оценка, поставленная главным бухгалтером, может объясняться как личной симпатией, так и тем, что начальник отдела материально-технического снабжения выполняет какие-то не свои обязанности по «просьбе» бухгалтерии. Он берет на себя лишнее и из-за этого в результате пострадает. Ну и внимательнее надо быть с подчиненными, присутствие отрицательных настроев среди некоторых из них может плохо отразиться на карьерной лестнице.