Служба управлением персоналом, ее место и роль

2.2 Порядок отбора персонала 
 
Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности.

 Отбор персонала необходимо отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом установленных требований социального института, видов деятельности. При подборе - осуществляется поиск, идентификация требований различных должностей, видов деятельности под известные возможности человека, накопленный им профессиональный опыт, стаж и способности. 
Качества, которыми должен обладать сотрудник, претендующий на должность, определяются так называемой профессиограммой, или картой компетентности.  
Профессиограмма может быть теоретической, основанной на нормативных документах (инструкциях, положениях и тому подобное), и эмпирической, составленной путем изучения реальной группы лиц. Она готовится совместно линейным руководителем и специалистом по персоналу на основе должностной инструкции и представляет собой набор квалификационных характеристик (общее и специальное образование, стаж, профессиональные навыки). Ее слабым местом как инструмента отбора кандидатов является сосредоточенность на формальных, анкетных данных. 
При отборе персонала принято руководствоваться следующими принципами: 
ориентация на сильные, а не на слабые стороны человека и поиск не идеальных кандидатов, которых в природе не существует, а наиболее подходящих для данной должности. Отбор прекращается, если несколько человек не удовлетворяют предъявленным требованиям, так как, скорее всего эти требования завышены, и их необходимо пересмотреть; 
обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендента требованиям, предъявляемым содержанием работы (образование, стаж, опыт, а в ряде случаев пол, возраст, здоровье, психологическое состояние); 
ориентация на наиболее квалифицированные кадры, но не более высокой квалификации, чем это требует рабочее место. 
Основными критериями отбора считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности. 
По степени пригодности кандидатов делятся на три группы: непригодные, условно пригодные и относительно пригодные к дальнейшей деятельности (относительно - потому, что все необходимые качества нельзя точно определить). 
Степень разновидности ключевых качеств оценивается следующим образом: абсолютно негативная, улучшаемая и позитивная. При негативной оценке хотя бы по одному из качеств кандидата на работу лучше не принимать. 
При управлении персоналом, на стадии отбора происходит процесс, с помощью которого органы власти выбирают из ряда кандидатов одного или нескольких людей, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место. При этом обеспечивается удовлетворённость самих работников и возможность полного раскрытия и использования их возможностей. Каждый приём работника на государственную и муниципальную службу влечёт за собой большие затраты, ошибки при приёме увеличиваются многократно. 
Чтобы программа отбора была действенной, следует ясно сформулировать качества работника, необходимые для соответствующего вида деятельности. Критерии формируются так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: образование, опыт, медицинские и личные характеристики (табл.1).  
 
Таблица 1. Критерии отбора персонала

 
 
Работа службы управлением персонала будет тем успешнее, чем яснее её сотрудники представляют себе конкретную цель работы по подбору и отбору персонала. Например, когда ставится задача просто привлечь новые кадры для работы в органах власти, применяются одни методы. В этом случае кадровая служба руководствуется критериями, которые разрабатываются лицами, принимающими решение. Для подбора и отбора персонала на определённую и специфическую должность кадровая служба использует аналитические оценки кандидатов, учитывающие характеристики работы и требования к человеку, её выполняющему, независимо от характера деятельности. В применении аналитических методов отбора персонала на ту или иную должность акцент делается на основных показателях поведения, что облегчает процесс принятия решений.

 Существуют следующий порядок отбора персонала: 
1. Предварительная отборочная беседа. 
Эта работа проводится по-разному в различных органах власти. Для некоторых видов деятельности предпочтительно, чтобы кандидаты приходили непосредственно в отдел кадров или на место работы. В этих случаях беседу проводит специалист по персоналу или линейный руководитель. При этом выясняются только лишь самые общие данные о кандидате (например, образование, внешний вид, определяющие личностные качества). Уже после этого удачливые заявители проходят следующие стадии отбора. Беседа может проходить и по телефону, если прибытие кандидата затруднено (например, он живёт в другом городе). В этом случае, перед беседой органы власти получают заявление о желании работать здесь и письмо. Письма, посылаемые вместе с заявлением о работе, должны быть напечатаны на хорошей бумаге, быть не более одной страницы и включать в себя следующие пункты (в порядке убывания значимости): 
* какую должность Вы хотели бы занимать; 
* ваши специфические цели работы на данном месте; 
* конечные цели Вашей карьеры; 
* причина, по которой Вы ищете работу; 
* указание на то, что Вам хорошо известно то место, куда Вы желаете быть направлены. 
Наиболее важными пунктами, на которые обычно обращают внимание при предварительной отборочной беседе являются: профилирующее направление в учебном заведении, оконченные учебные заведения, цель поступления на работу, время пребывания на предыдущих местах работы, желаемая зарплата, цель карьеры, ограничения по здоровью, общее состояние здоровья, оценки в университете, военная служба, членство в органах власти, ближайшая возможная дата выхода на работу. 
2. Заполнение бланка заявления и автобиографической анкеты. 
Количество пунктов анкеты должно быть минимальным, а запрашиваемая информация должна определять производительность бедующей работы претендента.

3. Беседа по найму. 
Собеседования или беседа по найму до сих пор являются наиболее широко применяемым методом отбора персонала. Принимая на работу новых сотрудников, органы власти располагает обычно лишь документальными данными о нём. В этом случае важное значение приобретает беседа представителей органов власти с претендентом. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу хотя бы без одного собеседования. Его лучше всего проводить будущему непосредственному управляющему претендующего на должность работника. 
Отбор руководителя высокого ранга может потребовать десятков собеседований, занимающих несколько месяцев. Собеседование предназначено для выяснения некоторых деловых качеств кандидата и личного знакомства с ним. Прежде всего, должно быть выяснено знание специалистом того дела, за которое он берётся. Конкретное содержание проверки на знание дела определяется описанием (квалификацией) рабочего места. Проверяется, насколько претендент понимает предстоящую работу (функции, технологии), знает технические средства, которыми ему предстоит пользоваться. 
Считается, что в ходе подготовки предварительного собеседования необходимо выяснить следующие основные вопросы: 
1. Какие личные качества кандидата (знания, опыт, установки) требуются для выполнения той или иной работы. 
2. С помощью каких вопросов, задаваемых всем без исключения кандидатам, можно извлечь необходимую информацию и сузить до предела круг последних. 
3. Кто должен быть привлечен в качестве интервьюеров - один человек или несколько - и в какой форме проводить собеседование. Если предпочитается групповое интервью, считающееся более надежным, встает вопрос о председателе комиссии. Он представляет кандидатам экспертов, объясняет порядок проведения собеседования, устраняет психологические барьеры и создает необходимую атмосферу, принимает окончательное решение в случае разногласий 
Цель собеседования - личное общение с кандидатом. Оценка его способности вести беседу, уточнение фактов биографии, определение жизненных ценностей кандидата, мотивации трудовой деятельности.  
Исследования выявили целый ряд проблем, снижающих эффективность собеседований как инструмента отбора персонала. Есть у проводящих интервью и такая тенденция, как оценка более благоприятно тех кандидатов внешний вид, социальное положение и манеры которых в большей мере напоминают их собственные. В результате такого метода отбора как собеседование удаётся довольно определённо выявить фактический уровень профессиональной подготовки претендента и соответствие его предстоящей работе. 
Редко бывает, чтобы претендент на должность полностью её соответствовал, поэтому собеседование также имеет целью выявить степень несоответствия.  
Не все собеседования заканчиваются положительным решением. Проведённые социологами опросы менеджеров по персоналу показали, что наиболее частые причины отказа в приёме на работу по итогам собеседования были следующие: 
* Плохой внешний вид. 
*Агрессивная манера поведения, комплекс превосходства, властность. 
* Неспособность ясно выражать свои мысли, недостатки речи, плохая дикция, грамматические ошибки. 
* Отсутствие личных планов служебной карьеры и четких целей, пассивность и индифферентность, незрелость. 
* Неуверенность в себе и неуравновешенность, нервозность, неловкость. 
* Нежелание начинать работу с младших должностей, намерение получить сразу слишком много. 
* Чрезмерное внимание к денежному вознаграждению, заинтересованность только в получении материальных благ. 
* Скрытость, уклончивость, увиливание от прямого ответа, неискренность. 
* Плохие отзывы об организациях, в которых кандидат работал раньше, и об их руководителях. 
* Бестактность, невежливость. 
* Непонимание общепринятых правил. 
4. Тесты по найму. 
Тестирование с целью отбора подходящих людей для определённых целей использовалось на протяжении многих веков. 
Применяемые при отборе тесты предназначены для того, чтобы получить психологический портрет кандидата, оценить его способности, а также профессиональные знания и навыки. Они позволяют сравнивать кандидатов между собой или с эталонным, то есть идеальным кандидатом. Как правило, тесты разработаны психологами. Тесты используются для измерения качеств человека, необходимых для результативного выполнения работы. Считается, что тестирование целесообразно проводить несколько раз и в разные дни, сравнивая затем результаты, поскольку они могут быть неодинаковыми. При этом тесты неплохо предварительно "обкатывать" на работающих. 
5. Проверки рекомендаций и послужного списка. 
В тех случаях, когда заявитель получает отзыв лично для передачи по месту запроса, объективность оценки не может быть гарантирована, так как многие люди не хотят писать своё истинное мнение о человеке, который это может прочитать. Поэтому в последнее время чаще практикуются специальные запросы, в которых прежнего работодателя просят оценить кандидата по определённому перечню качеств.

 Основными правилами окончательного отбора претендентов являются: 
выбор наиболее подходящих сотрудников; 
обеспечение превышения ожидаемого эффекта над затратами; 
сохранение стабильности персонала и одновременно приток новых людей; 
улучшение морально-психологического климата; 
удовлетворение ожиданий привлеченных сотрудников. 
Решение о найме, о зачислении кандидата на работу является самым важным моментом, кульминацией процесса отбора. Оно должно быть максимально объективным, и надо предпринять все, чтобы прийти к верному решению. Принять такое решение помогает анализ работы и продуманная система оценки деловых и личностных качеств кандидата. 
Таким образом, подбор и отбор персонала - действительно один из важнейших этапов развития органов государственной и муниципальной службы, и ответственность за его проведение целиком лежит на руководстве. Но в любом случае, гарантий при подборе и отборе персонала не существует, и те органы власти, которые сумели создать свой рабочий коллектив, проходят через множество проблем на пути к достижению желаемого результата. 

2.3 Порядок приема  и оформления кандидата на  государственную и муниципальную  службу. Нормативно-правовая база, регулирующая прием государственных и муниципальных служащих на федеральном уровне 

В процессе отбора кандидатов происходит знакомство с претендентами, производится сбор и обработка информации о них, оценка качеств и составление  достоверных "портретов", сопоставляются фактические качества с требованиями должности. В результате следует  назначение и утверждение кандидатов на должности, заключение с ними трудовых договоров. 
Трудовой договор государственного служащего имеет много особенностей в соответствии с Федеральным Законом "О системе государственной службы РФ" от 14 мая 2003 года. Эти особенности есть в приеме на государственную службу, ее прохождении и в увольнении. Он предусмотрел как ряд изъятий, так и ряд трудовых льгот для государственных служащих по сравнению с общим трудовым законодательством. 
Трудовой договор есть соглашение между государственным служащим и государственным органом, по которому государственный служащий обязуется выполнять работу по определенной государственной должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а государственный орган обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством и соглашением сторон. 
При поступлении на государственную службу гражданин представляет требуемые документы о себе: 
личное заявление; 
документ, удостоверяющий личность; 
трудовую книжку; 
документы, подтверждающие профессиональное образование; 
справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; 
другие документы, если это предусмотрено федеральным законом. 
Данные сведения, представленные гражданином, поступающим на государственную службу, подлежат проверке в установленном федеральным законом порядке. После чего, с гражданином заключается трудовой договор на неопределенный срок или срок не более пяти лет. 
В случае установления в процессе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению гражданина на государственную службу, указанный гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в принятии его на государственную службу 
В трудовой договор включается обязательство гражданина, поступающего на государственную службу, обеспечивать выполнение Конституции Российской Федерации и федеральных законов в интересах граждан Российской Федерации. 
Поступление гражданина на государственную службу оформляется приказом по государственному органу о назначении его на государственную должность государственной службы. В приказе обычно указывается фамилия, имя, отчество назначаемого; наименование его должности и государственного органа (структурного подразделения); день, с которого он приступает к исполнению своих должностных обязанностей; оклад. Этот приказ - юридический акт, являющийся основанием для вступления гражданина в должность с предоставлением ему общих прав и возложением на него обязанностей государственного служащего. 
Профессиональная служебная деятельность муниципального служащего оценивается на основе определения его соответствия квалификационным требованиям по замещаемой должности муниципальной службы, его участия в решении поставленных перед соответствующим органом местного самоуправления задач, сложности выполняемой им работы, ее эффективности и результативности. 
При этом должны учитываться результаты исполнения муниципальным служащим должностной инструкции, профессиональные знания и опыт работы муниципального служащего, соблюдение муниципальным служащим ограничений, отсутствие нарушений запретов, выполнение требований к служебному поведению и обязательств, установленных федеральным законодательством и законодательством автономного округа о муниципальной службе. А при аттестации муниципального служащего, наделенного организационно-распорядительными полномочиями по отношению к другим муниципальным служащим, - также организаторские способности. 
Методы подбора и отбора персонала в органы власти и в обычные организации, предприятия или фирмы похожи. Но требования, предъявляемые к кандидатам на государственную и муниципальную службу, намного строже. Они регламентируются нормативно-правовыми актами.

В федеральном законе "О  системе государственной службы Российской Федерации" от 27 мая 2003 года, согласно статьи 1, государственная служба - это профессиональная служебная деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, Федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации. В соответствии со статьей 8 закона "О системе государственной службы Российской Федерации" государственная должность - это должность федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, образуемая в соответствии с Конституцией Российской Федерации, с установленным кругом обязанностей по исполнению и обеспечению полномочий данного государственного органа денежным содержанием и ответственностью за исполнение этих обязанностей. 
Существуют обстоятельства, препятствующие принятию граждан на государственную или муниципальную службу: 
-признание его недееспособным или ограниченно недееспособным решением суда, вступившим в силу. 
-лишение судом права временно занимать должность. 
-наличие заболевания, подтвержденного медицинским учреждением, препятствующего выполнению должностных обязанностей. 
-наличие родства в непосредственном подчинении. 
Федеральный закон №79-фз "О государственной гражданской службе Российской Федерации" от 27 июля 2004 года устанавливает правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации. 
В соответствии с главой 4 данного закона, поступление на гражданскую службу осуществляется по результатам конкурса. Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности гражданской службы. Предельный возраст пребывания на гражданской службе - 65 лет. 
Профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. 
Федеральный закон №131-фз "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 6 октября 2003 года устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления. 
Федеральный закон №25-фз "О муниципальной службе в Российской Федерации" от 2 марта 2007 года предусматривает классификацию должностей муниципальной службы: Руководители (и заместители руководителей); Помощники, советники; Специалисты; Обеспечивающие специалисты. 
В соответствии с федеральным законом №25-фз "О муниципальной службе в Российской Федерации", муниципальная служба - это профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора. 
Муниципальным служащим является гражданин России, достигший 18 лет, владеющий государственным языком Российской Федерации, соответствующий квалификационным требованиям и исполняющий обязанности по муниципальной должности муниципальной службы в порядке, определенном уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации. 
Согласно статьи 12 данного закона муниципальные служащие обязаны: 
исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией; 
соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций; 
поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей; 
не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну; 
беречь государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей. 
предоставлять декларацию; 
соблюдать ограничения, требования к служебному поведению, установленные федеральными и другими законами. 
Муниципальный служащий должен следовать строго в пределах полномочий, которые закрепляются в должностной инструкции и в трудовом договоре. Должностные обязанности муниципального служащего различаются в зависимости от органа, в котором осуществляется его деятельность, и от замещаемой должности. 
В связи с прохождением муниципальной службы муниципальному служащему запрещается: 
заниматься предпринимательской деятельностью; 
получать в связи с должностным положением или в связи с исполнением должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц; 
использовать в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического, финансового и иного обеспечения, другое муниципальное имущество; 
допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности органа местного самоуправления; 
использовать преимущества должностного положения для предвыборной агитации; 
прекращать исполнение должностных обязанностей в целях урегулирования трудового спора. 
В муниципальных образованиях в соответствии с муниципальными правовыми актами может создаваться кадровый резерв для замещения вакантных