Совершенствование системы управления организацией

Введение.

 

В настоящее время  человечество накопило столько знаний и опыта, что этого достаточно для успешного управления. Но, возможно, нет другой области деятельности человека, где разрыв между знаниями и эффективностью работы лидеров  был бы таким широким и трудно устранимым.

В широком смысле задача менеджеров состоит в том, чтобы  выбрать ту структуру, которая лучше  всего отвечает целям и задачам  организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. “Наилучшая” структура – это  та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

 

Структура данной работы построена таким образом, что в первой главе даются теоретические аспекты понятия и элементов системы управления.

Вторая глава является практической частью работы. В ней  производиться управленческий анализ действующего предприятия ОАО «СВЯЗНОЙ».

 

 Актуальность темы курсового проекта, связана с тем, что в настоящее время организациям необходимо анализировать диагностику состояния своего бизнеса для того, чтобы стабильно стоять на мировом рынке и ускоренно развиваться.

 

Объектом исследования курсового проекта послужила группа компаний «Связной».

 

Предмет исследования курсовой работы - характеристика бизнеса; миссия, цели и принципы организации; маркетинг организации; характеристика рынка; характеристика персонала и системы управления.

 

Целью написания курсового проекта является анализ состояния бизнеса.

Задачи курсового  проекта :

- раскрыть понятие и элементы системы управления

- показать общую характеристику  бизнеса ОАО «Связной»;

- рассмотреть миссию, цели и принципы организации;

- рассмотреть рынок:  потребители и конкуренты;

- рассмотреть персонал  и систему управления;

- рассмотреть стратегическое и оперативное планирование;

- дать рекомендации  по совершенствованию системы  управления.

При написании курсового  проекта предоставить список использованной литературы и заключение, проработанной темы. Курсовая работа выполнена на 25 страниц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  Система управления: понятие и элементы.

 

«Система управления организации» - одно из ключевых понятий  Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует  назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

– механизм такого воздействия;

– совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а  также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении.

При этом любая система  управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию  о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Очевидно, что именно система управления организации  имеет возможность адекватно  реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.

В настоящее время  в составе системы управления организации выделяют следующие  подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления.

3. функции управления.

4. методология управления.

Систему управления можно  рассматривать как с позиции  статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с  позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника  управления являются элементами механизма  управления и включают себя соответственно:

- функциональную и  организационную структуру, схему  организационных отношений, профессионализм  персонала;

- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы. Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

         Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

         Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший интерес  представляет структура управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и  должностей, распределение между  ними полномочий и ответственности  часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

        Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2. Организация – это  административная пирамида, как  наиболее устойчивое строение (административный  механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3. Организация – бюрократия, где человек – это винтик  огромной машины, материал для  построения целого, не имеющий  право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

4. Элтон Мэйо в 30-х  40-х годах двадцатого столетия  предложил рассматривать организацию  как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

5. Всё большую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическая основа. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система.

 

Вывод: Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. "Управлять - значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов", - так охарактеризовал процесс управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Эволюция  содержания понятия системы управления  в отечественной и зарубежной  управленческой науке. 

 

      Рассмотрение управления как системы не может быть полным и глубоким без изучения ее функциональной составляющей. Под функцией управления следует понимать особый вид специализированной управленческой деятель-ности, выделившейся в процессе разделения управленческого труда, которая осуществляется специальными приемами и средствами.

       В отечественной и зарубежной теории и практике управления не сложилось единого подхода к классификации функций управления.

       Так А. Фаойль, основатель школы административного управления, выделил следующие функции: планирование, организовывание, руководство, координацию и контроль. Представитель той же школы Л. Гьюлик расширил и уточнил классификацию, предложив семь функций: планирование, организация, работа с персоналом, оперативное руководство, координирование, контроль и отчетность, составление бюджета. Американский специалист в области управления Р. Фалмер в качестве основных функций выделяет планирование, организацию, исполнение (руководство) и контролирование. Г. Кунц и С. О'Доннел - планирование, организацию, комплектование штатов, руководство и лидерство, контроль.

Рассмотрим в качестве основных функций управления следующие: целеполагание (миссия - цель), планирование, организация, мотивация, координирование, контроль и оценка.

Целеполагание как важнейшая  функция управления предполагает наличие  хорошо сформулированной цели, которая должна быть: измерима, достижима (реальна), ориентирована на определенные интервалы времени, взаимосвязана с главной целью организации и другими подцелями, адресна и контролируема.

Функция планирования реализуется через план, который представляет собой целенаправленный комплекс мероприятий, содействующих достижению поставленных целей в соответствии с задачами развития самой организации, ее потенциалом.

Функция организации  непосредственно связана с реализацией разработанного плана. Она характеризуется прежде всего распределением ответственности и полномочий между руководителями и исполнителями, а также установлением взаимосвязей между различными направлениями деятельности. Таким образом, важным моментом в организации является четкость функциональных обязанностей каждого исполнителя и закрепление ответственных лиц за конкретным участком работы.

Эффективность предпринимаемых действий зависит всецело от уровня и характера мотивации к развитию сотрудниками организации, поэтому формирование позитивной мотивации у сотрудников, направленной на достижение профессионального роста и благополучия организации, является одним из важных условий.