Современная организация и ее окружающая среда

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим понятием в менеджменте  является организация. Любая организация  находится и функционирует в  среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том  случае если, среда допускает его  осуществление. Современная организация – сложная органическая система.

Проблема  данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов. Тема «Современная организация и ее окружающая среда» изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. Для  современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики «Современная организация  и ее окружающая среда».

Вопросам исследования посвящено  множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены  более узкие вопросы проблемы «Современная организация и ее окружающая среда». Однако требуется учет современных  условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Объектом данного исследования является современная организация  и ее окружающая среда. При этом предметом  исследования является рассмотрение отдельных  вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Целью исследования является изучение темы «Современная организация и  ее окружающая среда» с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике. 
В рамках достижения поставленной цели автором были поставлены и решены следующие задачи:

1. исследовать  и обобщить теоретические положения,  раскрывающие сущность понятий  «современная организация», «внешняя  среда», «макрокомпоненты»;

2. выявить  и проанализировать факторы и  условия, формирующие внешнюю  среду современной организации;

3. рассмотреть  основные компоненты макро- и  микросреды современного предприятия.

Основные  методические подходы исследования (системный, причинно-следственный, историко-логический, сравнительный, факторный, информационно-статистический и др.) позволяют наиболее полно  организовать научный поиск для  достижения поставленной цели и исследовательских  задач.

Работа имеет традиционную структуру  и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, заключение и библиографический список.

1. Современная организация и её понятие

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon – устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в одно целое; приведение в стройную систему. 

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Группа может считаться организацией, если она соответствует следующим требованиям: 1) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы; 2) наличие общей для всех членов группы цели – желаемого конечного состояния или результата; 3) наличие членов группы, которые сознательно работают вместе для достижения значимой для всех цели.

Выделяют формальные и нефомальные организации. Приведённое выше определение дано для формальной организации. Существуют и неформальные организации, группы которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие  друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Сложные организации имеют не одну, а целый набор взаимосвязанных целей. Эти цели не только взаимосвязаны, но и взаимозависимы. Например, универмаг может добиться своих целей – получить запланированную прибыль и установленный темп роста продаж, только если добьётся закупки необходимых товаров по нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный приток покупателей, а продавцы сумеют эффективно работать с клиентами.

Общие черты организаций. Организацией необходимо управлять. Это обусловлено тем, что все организации, как правило, сложны, что объясняется их следующими общими чертами:

          Преобразование ресурсов. Цели всех организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Организации используют два основных вида ресурсов:

• человеческие ресурсы
• капитал

          Человеческие ресурсы – труд, прежде всего, человеческий капитал,  т.е. труд квалифицированного  персонала.

          Капитал, в том числе собственно  капитал-финансовые ресурсы, а  так же капитал, вложенный в  технологию, включая оборудование, материалы, энергию, информацию.

          Процесс преобразования ресурсов  наиболее нагляден в производственных  организациях. В организациях обслуживания, в некоммерческих организациях  также используют перечисленные  ресурсы.

        Значимость от внешней среды. Одной из важнейших черт организации является её взаимосвязь с внешней средой. Любая организация зависит от окружающего мира, как в части получения ресурсов, так и части отношения потребителей, которые используют результаты её деятельности.

        Понятие  «внешняя среда»  включает экономические  условия, потребителей, профсоюзы,  законодательство, конкурирующие организации,  общественные взгляды, технику  и технологию, другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы  оказывают влияние на всё, что  происходит внутри организации.  Например, введение новой автоматизированной  технологии может обеспечить  организации преимущество. Но выгодно  использовать новую технологию  организация сможет, если будет  стабильная экономическая конъюнктура.  В противном случае капиталовложения  могут не окупиться.

        Горизонтальное разделение труда является важнейшей чертой организаций. Если два человека участвуют в одном и том же процессе, то они должны обеспечивать выполнение разных этапов процесса, т.е. специализироваться. Это и называют горизонтальным разделением труда.  Разделяя работу на многочисленные специализированные задания, организация производит во много раз больше продукции, чем остальные люди, работающие самостоятельно.

         Наиболее известным примером  горизонтального разделения труда  на предприятии являются производство, маркетинг и финансы. Это основные  виды деятельности организации.

         Подразделения.  В организациях горизонтальное разделение обычно достигается за счёт образования подразделений, выполняющие специфические работы и добивающихся специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами, службами, цехами. Существуют и другие названия подразделений, например, в университете  - это факультеты, институты, колледжи.

        Подразделения  представляют собой группы людей,  деятельность которых сознательно  направляется и координируется  для достижения общей цели. Таким  образом, сложные организации  состоят из нескольких, взаимосвязанных  организаций подразделений, специально  созданных для достижения конкретных  целей, а также многочисленных  неформальных групп, возникающих  случайно. Подразделения, в свою  очередь могут состоять из  более мелких подразделений.

        Вертикальное разделение труда. Так как работа в организации разделяется на составные части, то для достижения успеха необходимо её координировать. Работу по координации должен выполнять управляющий – руководитель. Следовательно, в организации существует две формы разделения труда. Первая представляет собой разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, - это горизонтальное разделение труда. Вторая форма – вертикальное разделение труда – определяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей представляет собой сущность управления.

        Управление. Организация может добиться своих целей, если задачи, решаемые её персоналом, будут координироваться путём вертикального разделения труда. Поэтому управление является значимой для организации деятельностью. В организации должны назначаться руководители и определяться круг их обязанностей и ответственности.

        В  небольших организациях управленческие  функции часто могут совмещаться  с другими видами работ. Например, в небольшом магазине директор  может управлять делом, совершать  закупки товаров, а иногда и  подменять продавца. По мере роста  организации работа по управлению  должна всё более четко отделяться  от неуправленческой работы. В  крупных организациях руководители  лишь иногда выполняют работу, не связанную с координацией  работы других, например, ведут переговоры  с крупными клиентами.  

1. Маркетинг. При рассмотрении маркетинговой деятельности следует уделить внимание следующим основным моментам:
• рыночная демографическая статистика;
• доля рынка, занимаемая организацией;
• многообразие и качество ассортимента изделий;
• эффективный сбыт продукции;
• рыночные исследования и разработки;
• конкурентоспособность организации;
• предпродажное и послепродажное обслуживание покупателей;
• реклама и продвижение товара.
2. Финансы / Бухгалтерский учет. Анализ финансового состояния включает проведение финансовой ревизии фирмы, рассматривает процесс осуществления финансового контроля организации. Следует обратить внимание на то, использует организация собственные или заемные средства, какова ее балансовая прибыль, имеется ли задолженность по оплате труда работников. Подробный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные внутренние слабости в организации, а также положение организации в сравнении с конкурирующими фирмами.
3. Операции. Необходимой составляющей для устойчивого функционирования фирмы на рынке является постоянный анализ управления операциями, происходящими в компании. Необходимо рассмотреть технологические и организационные особенности этого процесса.
4. Человеческие ресурсы. Персонал организации является одной из важных составляющих внутренней среды. При его анализе необходимо учитывать уровень компетенции и профессиональной квалификации как руководства, так и рядовых сотрудников, а также рассмотреть стиль руководства, присутствующий в организации. Помимо этого необходимо учитывать оценку деятельности персонала организации, а также участие его в управлении и в принятии решений. После этого необходимо выявить слабые стороны и провести соответствующие корректирующие мероприятия.
5. Культура и образ компании. Культура организации включает в себя обычаи, нравы, ожидания в организации, а также атмосферу, царящую в ней. Образ компании как внутри, так и вне организации является впечатлением, которое создается ею при помощи сотрудников, клиентов и общественного мнения в целом. Это впечатление побуждает клиентов к покупке продукции у компаний с положительным имиджем. Задача сотрудников состоит в том, чтобы постоянно поддерживать этот имидж. Для этого руководство компании должно донести до сотрудников миссию и цели деятельности компании и объяснить их важность и значение, а также определить набор действий для достижения поставленных перед сотрудниками задач.

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.  
Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.  
Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди  
Цели  
Организация, по определению это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс России зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:  
- ее максимизацию;  
- получение «удовлетворительной» прибыли  
- минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых             доходов наряду с минимизацией максимума потерь.  
Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например  церквей, благотворительных фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:  
- удовлетворение потребителя или пользователя услуг;  
- позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;  
- условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;  
- публичная ответственность и имидж организации;  
- техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам;  
- минимизация издержек производства и т.д.  
Структура  
Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.  
Одной из основных концепций имеющих отношение к структуре является специализированное разделение труда. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой – плоская структура управления.  
Задачи  
Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.  
Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера – это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией. Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается, по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему уровню.  
 
Технология  
Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.  
Технология подразумевает стандартизацию и механизацию.  То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало. Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и классификации.  
Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.  
Люди  
Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.   Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда.