Современные Информационные технологии в системе управления организацией

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                        3

ГЛАВА 1. Информационные технологии в системе управления            организацией                                                                                                      5

        1.1. Роль информационных технологий в системе управления организацией                                                                                                     8

       1.2. Информационные технологии управления: цели, задачи, специфика применения                                                                                    9

          1.3. Проблемы и перспективы использования информационных технологий в организации                                                                           11                                       

ГЛАВА 2. Анализ необходимости применения информационных технологий                                                                                                       15

      2.1. Сравнение эффективности управления организацией с использованием и без использования информационных технологий. 15

                2.2. Повышение качества управленческого решения при использовании информационных технологий                                          18                              

ГЛАВА 3. Повышение эффективности управленческой деятельности при внедрении современных информационных технологий                          20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                23

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ                                                                              25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

С появлением первых информационных технологий, жизнь людей стала  более лёгкой и динамичной. Информация стала более доступной, и её можно  было быстро и легко получить. Революционным  было изобретение радио, когда информация доходила до людей по средствам радиоволн. Передать какую-то информацию для населения стало проще передавать по радио, чем печатать её в газете. Следующим революционным изобретением в сфере информационных технологий стало телевидение. Теперь информацию можно было не только услышать, но и увидеть. Следующими изобретениями, которые изменили нашу жизнь, стали компьютер и интернет. Последние стали неотъемлемой частью современных организаций и фирм. Сейчас невозможно даже представить и найти организацию, которая обходилась бы без них. У любой организации имеются автоматизированные системы управления производством или бизнес процессами. Информационные технологии в значительной степени ускорили и упростили работу людей. Любой работник может получить доступ к нужной ему информации, не затрачивая на это большое количество времени. Работу можно выполнять, даже находясь дома. Фактор времени играет огромную роль в жизни людей и организаций. Информационные технологии совершенствуются с каждым днём, открывая для нас новые возможности, и облегчают нам жизнь.

Развитие современных  информационных технологий открывает  широкие возможности для совершенствования  процесса управления. Создание системы  поддержки принятия решений создает  реальные условия менеджерам и руководителям  любого уровня для того, чтобы оперировать  в процессе аналитической работы и подготовки решений не только количественными  параметрами, но и оценивать и  учитывать качественные стороны  управленческих процедур. Это оказалось  чрезвычайно актуальным для российской практики, где с начала 1990-х годов  стали внедряться рыночные принципы хозяйствования. В настоящее время  проблема комплексной автоматизации  управленческой деятельности стала  актуальной для каждой организации (предприятия, фирмы) вне зависимости от ее размеров, профильной ориентации, сложности иерархии управления. Не допустить снижения уровня ликвидности и рентабельности, обеспечить координацию планов, анализ причин отклонений фактических от плановых показателей, разработать рекомендации по обеспечению выживания организации на ближайшую перспективу — далеко не полный перечень задач, который должен решаться менеджером и руководителем организации.

Цель курсовой работы исследование применения информационных технологий в системе управления организацией. Задачей курсовой работы является: показать, как информационные технологии могут повысить эффективность принятия управленческих решений. Объектом исследования являются информационные технологии, применяемые в системе управления организацией. Предмет исследования: разница между уровнями эффективности организаций, которые используют информационные технологии и которые их не используют. Исследование проведено на основе сравнения эффективности управления организацией без применения информационных технологий и эффективности управления с их применением. В первой главе обозначена роль информационных технологий,  приведены определения и классификации информационных технологий, их задачи, цели и специфика применения. Во второй главе сравниваются организации, которые используют и которые не используют информационные технологии. В третей главе, описаны новые информационные технологии, которые могут повысить эффективность принимаемых управленческих решений. 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. Информационные технологии в системе управления организацией

Управление – функция  организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей [1].

Информация – данные, доступные индивидам, фирмам или правительствам во время принятия экономических решений. В принципе существует бесконечно большой объем информации; на практике даже такие крупнейшие и искушенные организации, как центральные банки и многонациональные компании, обладают лишь небольшой долей ее. Информация может касаться состояния дел, технологии, решений других экономических агентов и своих собственных предпочтений и планов. Ничто из этого не известно с полной определенностью; даже собственные вкусы человека могут быть обнаружены методом проб и ошибок [2].

Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных  в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям. Поэтому технология неразрывно связана  с машинизацией производственного  или непроизводственного, прежде всего  управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники [3].

Информационные технологии (от англ. information technology) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, информационные технологии, имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами [7].

Информационная технология — это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации [4].

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии — это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми, и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы [7].

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Основные черты современных  информационных технологий: [3]

• Структурированность стандартов цифрового обмена данными алгоритмов;
• Широкое использование компьютерного сохранения и предоставление информации в необходимом виде;
• Передача информации посредством цифровых технологий на практически безграничные расстояния.

В общем, информационные технологии необходимы для передачи, обработки, создания и хранения информации. Сейчас, когда речь идёт об информационных технологиях, все сразу вспоминают компьютер и интернет. Но не стоит забывать, что информационными технологиями так же являются телевидение, радио, телеграф, мобильная связь, СМИ.  

Применение информационных технологий в управлении позволяют  в значительной степени снизить  временные затраты, повысить эффективность  принятия управленческих решений. Это  возможно благодаря широкому спектру  применения информационных технологий. Благодаря ним можно создавать отчёты, хранить информацию и получить быстрый доступ к ней, обрабатывать информацию, передавать. Всё это можно сделать, используя один компьютер.

Объектами проектирования информационных технологий являются обеспечивающие подсистемы, реализующие процедуры сбора, передачи, накопления и хранения информации, ее обработки и формирования результатов  расчетов в нужном для пользователя виде. Информационная технология  представляет собой информационно-технологический  базис для функционирования информационной системы решения функциональных задач и системы поддержки принятия решений [3].

Обязательными элементами проектируемого технологического обеспечения информационных технологий являются: информационное, лингвистическое, техническое, программное, математическое, организационное, правовое и эргономическое обеспечение.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий  из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, и зависит от многих факторов, которые  систематизируются по следующим  классификационным признакам: [4]

• степень централизации технологического процесса;

• тип предметной области;

• степень охвата задач управления;

• класс реализуемых технологических операций;

• тип пользовательского интерфейса;

• способ построения сети.

Виды информационных технологий: [6]

1.      Информационная технология обработки данных
2. Информационная технология управления
3. Автоматизация офиса
4. Информационная технология поддержки принятия решений
5. Информационная технология экспертных систем.

1.1. Роль информационных технологий в системе управления организацией

Информационные технологии, несомненно, играют важную роль в современном  мире. Они должны соответствовать  всем современным стандартам и выполнять  поставленные задачи. В системе управления организацией информационные технологии должны поддерживать постоянную связь  между руководителями и подчинёнными (через мобильную связь, стационарную телефонию, интернет), обеспечивать всем работникам быстрый и лёгкий доступ к нужной информации, даже если работник не находится на рабочем месте. Информационные технологии должны, в значительной степени, упростить и ускорить процесс  принятия управленческих решений, не увеличивая, при этом, риск принять неверное решение.  Скорость принятия управленческих решений, не маловажный критерий эффективности  организации.   Информационные технологии позволяют управляющему персоналу  проводить сбор и анализ информации о состоянии компании, и информировать  высшее руководство и остальных  работников. Так же, информационные технологии должны обеспечить согласованность  принимаемых решений на всех уровнях  управления, чтобы повысить эффективность  принятия управленческих решений. Благодаря  информационным технологиям функции  управленческого персонала становятся более автоматизированными. В общем, если информационные технологии соответствуют  всем требованиям и используются по назначению, то они позволяют  повысить не только эффективность управленческого  персонала и принятия решений, но и эффективность всей организации.

1.2. Информационные технологии управления: цели, задачи, специфика применения

Информационная технология управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений [4].

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников  фирмы, имеющих дело с принятием  решений. Она может быть полезна на любом уровне управления [6].

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались  тенденции изменения данных, причины  возникших отклонений и возможные  решения. На этом этапе решаются следующие  задачи обработки данных: [6]

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

В управлении, информационные технологии должны решать задачи стратегического  планирования и оперативного управления организацией. С их помощью можно  вести учёт. Учёт неотъемлемая часть  контроля. Управляющие могут без  труда получить информацию о состоянии  тех или иных процессов. Это позволит более рационально спланировать деятельность и использовать ресурсы организации. Так же смогут контролировать использование ресурсов, оценить состояние организации, что поможет выбрать правильный путь дальнейшего развития организации.

Информационные технологии управления позволяют: [4] 

• повышать степень обоснованности принимаемых решений.

За счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Информационные технологии организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса технологий, часто различные информационные технологии понимаются именно в этом толковании. К этому классу информационных технологий относятся информационные системы управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами — предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.