Современные Информационные технологии в системе управления организацией

Информационная технология управления направлена на создание различных  видов отчетов: [3]

• Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
• Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.
• И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
• В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
• Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
• Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки  управления оказывается особенно эффективным  при реализации так называемого  управления по отклонениям.

1.3. Проблемы и перспективы использования информационных технологий

1. Устаревание информационной технологии. Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми. Так, например, на смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя [3].

2. Методология использования информационной технологии. Достоинствами такой методологии являются: [3]

• гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;
• усиление ответственности низшего звена сотрудников;
• уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;
• более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Однако эта методология  имеет и свои недостатки: [3]

• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;
• психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов в готовых программных продуктов;
• неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Централизованная обработка  информации на ЭВМ вычислительных центров  была первой исторически сложившейся  технологией. Создавались крупные  вычислительные центры коллективного  пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране — ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации н получить на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60 - 70-е гг. [3].

Достоинства методологии  централизованной технологии: [3]

• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;
• сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию

Недостатки такой методологии  очевидны: [3]

• ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;
• ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

3. Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме.

При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать  одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки  информации.

Первая концепция ориентируется  на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к  организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. *Коммуникации развиты слабо, рационализируются  только рабочие места. Происходит распределение  функций между техническими работниками  и специалистами. Степень риска  от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой  стратегии - необходимость непрерывных  изменений формы представления  информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим  средствам. Любое оперативное решение  “вязнет” на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии  можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется  на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и  разработку новых организационных  взаимосвязей. Продуктивность организационной  структуры фирмы возрастает, так  как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей  по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам  следует отнести:

• существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей

Достоинствами данной стратегии  являются:

• рационализация организационной структуры фирмы;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы  уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между  собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки  информации должна соответствовать  распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы  должна функционировать так, чтобы  достаточно полно отражать уровни управления.

ГЛАВА 2. Анализ необходимости  применения информационных технологий

2.1. Сравнение эффективности  управления организацией с использованием  и без использования информационных технологий

Чтобы показать, как информационные технологии могут повысить эффективность управления организацией, сравним организацию, которая не использует информационные технологии и организацию, которая их использует.

В организации, которая не использует информационные технологии, чтобы получить нужную информацию, будь то какая-то статистика или бухгалтерский  отчёт, работнику компании необходимо отправиться в архив, отдел статистики, библиотеку или бухгалтерию и  сделать запрос или искать самому то, что ему необходимо. После  того как работник получил нужную информацию, ему необходимо её вручную  отсортировать, проанализировать, сопоставить  и сделать отчёт или составить  план работы. Затем нужно это согласовать  с другими руководителями, чтобы  не было недочётов, недопонимания и  несогласованности. Далее согласно, плану работ, необходимо равномерно распределить задания между остальными работниками так, чтобы сильно не загружать кого-то работой, а кому-то дать недостаточно. На это уйдёт  достаточно много времени. Если бы в  организации применялись бы информационные технологии, то всю эту работу можно  было выполнить гораздо быстрее. Имея на рабочем месте компьютер  с доступом к общему серверу компании, где хранится вся нужная информация, или, имея доступ в интернет, управляющий  может выполнить всю эту работу, не отходя от рабочего места. С помощью  компьютера проще отсортировать  и проанализировать информацию, составить  отчёт или план работы. Отправить  план работы на компьютер других управляющих, чтобы согласовать действия. При  распределении заданий, можно проанализировать на какой стадии выполнения работ  находится работник,  просмотрев его отчёты по выполнению работ, и сделать вывод, стоит ли давать ему ещё работу или нет.

Допустим, что в организации  возникла какая-то экстренная ситуация, при которой необходимо присутствие всех управляющих, и которую необходимо экстренно решить. Без использования информационных технологий на это, так же, ушло бы очень много времени. Не все управляющие могут находиться на рабочем месте, так как кто-то из них может быть дома, на больничном или в командировке, и сбор их всех вместе может быть сильно затруднён. С использованием информационных технологий было бы проще. При наличии у управляющих телефонной связи, можно провести конференцсвязь между ними, где бы они не находились. При наличии интернета и вэб-камеры можно было бы провести и видео конференцию. Всё это позволило бы быстро среагировать на возникшую ситуацию и избежать неприятных последствий.

Если управляющий работник вынужден какое-то время работать на дому, он не сможет выполнять работу, не имея связи с остальными сотрудниками. Информационные технологии позволяют  поддерживать связь в любое время  и в любом месте. Управляющий  сможет так же эффективно принимать  решения, согласовывать их с другими  сотрудниками, отчитываться перед высшим начальством, контролировать ход выполнения работ другими работниками, а  так же выполнять сверхурочную работу. Не имея таких технологий, это было бы очень затруднительно.

Без информационных технологий было бы сложно оценивать общее состояние  компании. Для этого необходимо собирать данные с каждого отдела, с каждого  подразделения, получать отчёты о производительности, прибыли, затратах, наличии ресурсов, состоянии оборудования и персонала, оценить внутреннюю и внешнюю  среды организации. На это уйдёт  очень много времени и сил. На выявление какой-то проблемы и  её решение, выявление отклонений и  их анализ, и решение, так же уйдёт  много времени. Информационные технологии позволят постоянно оценивать, создавать  отчёты и анализировать состояние  организации и хранить об этом данные на серверах компании. Это позволить  быстро выявлять проблемы и отклонения, получать отчёты о состоянии, если управляющий  будет недоволен состоянием компании. Информационные технологии позволят быстрее сравнивать отчёты и статистику, что поможет выявить какое-то отклонение, и на основе этого сравнения быстро принять правильное решение. Более того информационные технологии могут сами предупредить о каких-то отклонениях или проблемах, что позволит не затрачивать время на их поиск.

Можно сделать вывод, что информационные технологии могут в значительной степени упростить и ускорить процесс принятия управленческих решений и облегчить работу управляющему персоналу. Это возможно благодаря их широкому применению и широким возможностям. Как показывает сравнение, эффективность организации, которая использует информационные технологии, гораздо выше, чем без их использования. Информационные технологии обеспечивают возможность быстрого выявления проблем и отклонений и быстро найти решение проблемы. Сделать это было бы гораздо труднее, и пришлось бы затратить гораздо больше времени, если бы этих технологий не было. Одним из важных  критериев эффективности является фактор времени. Информационные технологии позволяют соответствовать этому критерию. Так же информационные технологии позволяют гораздо лучше поддерживать связь между управленцами и между управленцами и рабочими. Это так же не маловажно в оценке эффективности организации. Это обеспечивает гарантию принятия правильных решений, когда все сотрудники могут принимать участие в обсуждении того или иного вопроса, вне зависимости от того где они находятся. Информационные технологии так же позволяют человеку работать в любом удобном для него месте. Это гарантирует, что работа буде выполнена и выполнена срок. Информационные технологии позволяют наиболее точно оценивать эффективность организации, так как, они могут автоматически собирать нужные данные, сортировать и группировать их по определённым критериям, создавать на их основе отчёты и предоставлять их управляющим, чтобы они могли оценивать положение дел и принимать необходимые управленческие решения. Все эти возможности и достоинства информационных технологий позволяют в значительной степени повысить эффективность принятия управленческих решений и эффективность организации в целом.

2.2. Повышение качества управленческого решения при использовании информационных технологий

При использовании информационных технологий время выполнения той  или иной задачи может сократиться  с нескольких часов, а то и дней до нескольких минут, в зависимости  от сложности задачи.

Так, благодаря программам «Microsoft Office» можно просто и быстро создавать отчёты, проводить расчёты, строить графики, создавать документы, отправлять и получать документы, планировать задачи, создавать презентации. Например, с помощью программы Microsoft Office Excel можно в течение нескольких минут произвести расчёты на основе имеющихся данных, создать таблицу и на основании всего этого построить график, если проделывать это в ручную, то на это могло бы уйти порядка двух часов (опять же в зависимости от сложности задачи). Раньше на создание презентации в ручную мог уйти целый день, или даже несколько, так как нужно было на отдельных листах рисовать графики, данные, сейчас же с помощью программы Microsoft Office PowerPoint на это уйдёт несколько минут. Отправить какие-то документы или отчёты сейчас можно мгновенно, благодаря электронной почте или программе Microsoft Office Outlook, или обычному факсу. Раньше на отправку мог уйти день, а то и два, а иногда документы могли и вообще не дойти до адресата. Так же все эти программы избавляют людей от бумажной работы. Так как все эти документы создаются в виде цифровых данных, их очень просто хранить, к ним можно легко получить доступ, а так же их сложно потерять. Благодаря интернету доступ к информации стал значительно легче, быстрее и проще. Так, на поиск какой-то информации в библиотеке или архиве может уйти несколько часов, а может даже и день. Получить информацию из интернета можно практически мгновенно, максимум несколько минут. Так же, при наличии интернета и вэб-камеры можно проводить конференции. На созыв всего управляющего персонала, для проведения какого-то экстренного совещания могут уйти часы, а если кого-то нет на рабочем месте, или кто-то в командировке или за границей, может уйти несколько дней. Это может очень плохо отразиться на компании, если экстренная ситуация требует экстренных мер. С помощью программы Skype можно сразу провести экстренное совещание, достаточно просто позвонить через интернет человеку.

Современные технологии позволяют  решать подобные задачи. Развитие портативных  устройств, таких как смартфоны  и планшетные компьютеры, так же позволяют управленцу быстро реагировать  на какие-то проблемы, поддерживать связь  и не менее эффективно (как с  обычным персональным компьютером) решать поставленные задачи.

ГЛАВА 3. Повышение эффективности управленческой деятельности при внедрении современных информационных технологий