Способы построения организационных структур

Традиционно организационная  структура охватывает два вида взаимоотношений: ответственность (кто за что отвечает) и подчинение (кто перед кем  отчитывается). Организация с такой  структурой может быть представлена в виде дерева, при этом обязанности  изображаются прямоугольниками, относительное  расположение которых показывает уровень  полномочий, а линии, соединяющие  эти прямоугольники, - распределение  полномочий. Однако такое представление  организационной структуры не содержит никакой информации относительно того, ценой каких затрат и с помощью  средств организации удалось  добиться тех или иных результатов. Вместе с тем более информативное  описание организационной структуры, которое может явиться основой  для более гибких способов структурирования организации, может быть получено на основе матриц типа затраты - выпуск или  типа средства - цели. Проиллюстрируем  это на примере типичной частной  корпорации, производящей некоторую  продукцию.

Многомерная организационная  структура не порождает трудностей, свойственных матричной организации. В многомерной организации персонал функционального подразделения, результаты деятельности которого покупает руководитель программ, относится к нему как  к внешнему клиенту и подотчетен только руководителю функционального  подразделения. Однако, при оценке деятельности своих подчиненных руководитель функционального подразделения, естественно, должен использовать оценки качества их работы, данные руководителем программы. Положение лица, возглавлявшего группу функционального подразделения, которая  выполняет работу в интересах  программы, во многом напоминает положение  руководителя проекта в строительной и консультативной фирме; у него нет неопределенности относительно того, кто является хозяином, но ему  приходится иметь с ним дело, как  с клиентом.

Преимущества многомерной организационной  структуры:

Многомерная организационная  структура позволяет повысить гибкость организации и ее способность  реагировать на изменение внутренних и внешних условий. Это достигается  путем разбиения организации  на подразделения, жизнеспособность которых  зависит от их умения производить  по конкурентоспособным ценам товары, пользующиеся спросом, и предоставлять  услуги, в которых нуждаются потребителя. Такая структура порождает рынок  внутри организации независимо от того является ли она частной или государственной, коммерческой или некоммерческой (бесприбыльной), и повышает ее способность реагировать на потребности как внутренних, так и внешних потребителей. Поскольку структурные подразделения "многомерной" относительно независимы друг от друга, их можно расширять, сокращать, ликвидировать или изменять каким-либо способом. Показателем эффективности работы каждого подразделения не зависит от аналогичных показателей любого другого подразделения, что облегчает исполнительному органу оценку и контроль за деятельностью подразделений. Даже работа исполнительного органа может быть оценена автономно во всех аспектах его деятельности.

Многомерная структура  препятствует развитию бюрократии благодаря  тому, что функциональные подразделения  или программы не могут стать  жертвой обслуживающих подразделений, процедуры которых порой превращаются в самоцель и становятся препятствием к достижению целей, намеченных организацией. Потребители внутри и вне организации  контролируют внутренних поставщиков  продукции и услуг; поставщики же никогда не контролируют потребителей. Такая организация ориентирована  на цели, а не на средства, в то время  как для бюрократии характерно подчинение целей средствам .

Недостатки многомерной организационной  структуры:

Однако многомерная организационная  структура хотя и лишена некоторых  существенных недостатков, присущих организациям обычного типа, тем не менее не может  уст ранить все недостатки полностью. Сама по себе такая структурная организация  не гарантирует содержательной и  интересной работы на нижних уровнях, но она облегчает применение новых  идей, способствующих ее совершенствованию.

Введение на предприятии  многомерной организационной структуры  не является единственным способом повышения  гибкости организации и ее чувствительности к изменениям условий, однако серьезное  изучение такой позволяет " повысить гибкость " представлений людей  о возможностях организаций. Именно это обстоятельство должно способствовать появлению новых, еще более совершенных  организационных структур.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Методы проектирования организационных структур

 

До  последнего времени методы построения управления, характеризовались чрезмерно  нормативным характером, недостаточным  разнообразием, что приводило к  механическому переносу применявшихся  в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат  управления на самых разных уровнях  повторял одни и те же схемы. С научной  точки зрения слишком узкую трактовку  получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала  вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменения  их состава и комбинации в разных условиях.

Одним из главных недостатков  применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая  регламентация процессов управления, а не их результатов. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев  системы управления приобретают  более важное значение, чем строгое  установление их функциональной специализации. Это особенно отчётливо проявляется  при решении проблем, связанных  с созданием корпораций, АО, финансово-промышленных групп, заказов и договоров запросам потребителей, с комплексным решением проблем качества продукции.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному  определению функции управления и нормативов численности как  части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков  на более общие принципы проектирования организаций. Т.е. он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру  задач и содержание функций аппарата управления .

Основное назначение большинства  производственных организаций с  точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночной потребности  в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между  системой целей и организационной  структурой управления не может быть однозначным.

Переход от целей организации  к её структуре. В единой системе  должны рассматриваться и различные  методы формирования организационных  структур управления. Эти методы имеют  различную природу, каждый из них  в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором  методы проектирования играют вспомогательную  роль при рассмотрении, оценки и  принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов  организационных решений.

Существуют взаимодополняющие  методы:

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод  состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников. Сюда относится проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

-разработка системы  (дерева) целей, представляющей собой  структурную основу для увязки  всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов;

-экспертный анализ предлагаемых  вариантов организационной структуры  с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой  из целей, соблюдения принципа  однородности целей, устанавливаемых  каждому подразделению, определения  отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя  из взаимосвязей их целей и  т.п.;

-составление карт прав  и ответственности за достижение  целей для отдельных подразделений,  так и по комплексным межфункциональным  видам деятельности, где регламентируется  сфера ответственности (продукция,  ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие  ресурсы); конкретные результаты, за  достижения которых устанавливается  ответственность.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

-математико-кибернетические  модели иерархических управленческих  структур, описывающие организационные  связи и отношения в виде  систем математических уравнений  и неравенств;

-графоаналитические модели  организационных систем, представляющие  собой сетевые, матричные и  другие табличные и графические  отображения распределения функций,  полномочий, ответственности, организационных связей. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.

-натурные модели организационных  структур и процессов, заключающиеся  в оценке их функционирования  в реальных организационных условиях.

-математико-статистические  модели зависимостей между исходными  факторами организационных систем  и характеристиками организационных  структур.

Процесс проектирования организационной  структуры управления должен быть основан  на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения  той или иной организационной  проблемы зависит от её характера, а  также от возможностей для проведения соответствующего исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Аналитическая основа оптимизации структуры управления

2.1. Характеристика компании  торговый дом "Кузнецов и К^о"

Торговый Дом "Кузнецов и К^о"- уже более десяти лет является оптовым продавцом товаров бытовой химии, средствами личной гигиены и парфюмерии. Мы поставляем бытовую химию, как Омским компаниям, так и компаниям по Омской области.

Директор  ИП Кузнецов Аркадий Михайлович

ИНН 550300179330

ЕГРНИП 304550328600495

ОКПО 0082981833    ОКВД 51.44.4

Юридический адрес: 644052, г. Омск, ул. 27 Северная, д. 94, кв71

Фактический адрес: 644044 г.Омск, ул. 10 лет Октября 203 б

Торговый дом «Кузнецов и К^о» основан в 2001 году.  

Сфера деятельности: оптовая и мелкооптовая торговля товарами бытовой химии, средствами личной гигиены и парфюмерией.

Ассортимент бытовой химии, представленный нашей компанией, насчитывает около 10000 наименований и постоянно расширяется. ТД "Кузнецов и К^о" является одним из крупнейших в Омске дистрибьюторов и оптовых поставщиков товаров бытовой химии и парфюмерии. В нашем каталоге представлена бытовая химия таких производителей, как ООО "Русалочка", ООО "Сыктывкар Тисью Групп" (TM VEIRO), ООО "Слобожанский мыловар" (TM ШИК), ООО "КОНЦЕПЦИЯ БЫТА"(ТМ Концепция Быта), ООО "НОРВИН" (ТМ "Свежинка", "General Fresh", Dr.Clean), Торгово-производственная компания "АМС Медиа" (ТМ Золушка) и многих других производителей бытовой химии. Другими словами, это все товары, которые только можно представить на полках хозяйственного магазина.

Столь широкий ассортимент бытовой  химии может удовлетворить запросы  любого покупателя. Именно поэтому  нашими клиентами являются как небольшие  розничные магазины, так и крупные  фирмы. И к каждому нашему клиенту  у нас индивидуальный подход. 

Для удобства наших клиентов компания ТД "Кузнецов и К^о" осуществляет доставку бытовой химии и парфюмерии по Омску и Омской области. Доставка производится с помощью нашего автотранспорта. Это позволяет нашим клиентам при заказе бытовой химии не беспокоиться о способах получения своего заказа и увеличить рентабельность продаж. Так же бытовую химию и парфюмерию от компании ТД "Кузнецов и К^о" киенты могут получить на условиях "самовывоза".

Для удобства клиентов склад бытовой  химии и парфюмерии, находится  на той же территории где и офис компании ТД "Кузнецов и К^о" по адресу: г. Омск, 10 Лет Октября, 203/б.

2.2. Анализ существующей структуры  управления

На  данном предприятии принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена на рис.7. Главной задачей является максимальное получение прибыли.

Рис. 7 Существующая структура управления ТД "Кузнецов и К^о"

 

Возглавляет предприятие  директор, который реализует основные функции управления, такие как: оперативное  управление, перспективное развитие, планирование, финансово-экономическую  стратегию.

В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, работа с кадрами. Начальник отдела продаж - организовывает работу сотрудников отдела направления на эффективные продажи, выставляет и контролирует выполнение планов продаж, разрабатывает системы мотивации. Анализирует результат торговой деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.