Структура, функции и задачи органов управления АПК районного уровня

Так же, чтобы понять, как менеджеры используют информацию, необходимо охарактеризовать информационные потребности в двух измерениях: уровень, на котором используется информация в организации, и тип используемой информации. Управленческая деятельность на различных уровнях иногда требует различных видов информации.

Управленческая деятельность на различных уровнях управления иногда требует различной информации На стратегическом уровне менеджеры нуждаются в информации, которая помогает планировать и принимать решения о долгостроя рок направление деятельности организации Они внимательно анализируют внешнее окружение предприятия для принятия эффективного решения.

На уровне менеджмента производственного подразделения необходимая информация, которая способствует контрольным действиям в отношении подчиненных лиц внутри организации На уровне заключения договоров и их регистрации информация генерируется в организации, объемы которой с появлением компьютеров значительно возросли.

Существуют различные типы информации:

Общая информация возникает внезапно, когда менеджеры исследуют окружающую среду Общая информация просторная, ее трудно накопить заранее и сложно поддерживать в компьютерных сетях.

Специфическая информация используется в основном при заключении сделок, поэтому должна отвечать особым требованиям Эта информация может потребоваться при проверке баланса предприятия, а можно без нее обойтись.

Стимулирующая информация отчасти похожа со специфической Если специфическая информация информирует ее получателя в чем-то, то стимулирующая требует действий, которые осуществляются почти автоматически, но заранее предложенные.

Исключительная информация подобная стимулирующей, но возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфический тип деятельности, поступает, когда событие уже произошло Необходимо определить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требуют комплексного решения.

Контрольная информация необходима для корректировки отклонений от запланированного показателя, причем его корректировки ранее не предполагалось. Это отличает контрольную информацию от стимулирующей

Распределительная информация используется при принятии решений о распределении людей, времени, оборудования или финансовых средств в соответствии с проектами Менеджер должен решать, как распределить ресурсы, которые находятся в его подчинении. Ему необходимы данные, позволяющие получить информацию относительно расходов и доходов по отдельным проектам.

Направляющая информация необходима менеджеру для принятия решений относительно вхождения в новый рынок, экономического обоснования предложения.

Информационное обеспечение управления осуществляется путем создания на предприятии информационной системы, которая включает потоки информации по различным каналам, носители информации, а также технические средства, передачи, поиска и обработки даны.

Управляющие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса информации и организации путем приспособления технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов

Выделяют простые и сложные информационные системы.

Простые информационные системы обеспечивают передачу информации от места ее возникновения до управляющего лица без переработки (например, одноразовые устные сообщения, сообщения по телефону, факсу).

В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Переработка сложной информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимость дня для получения вариантов управленческих решений.

В зависимости от места обработки информации различают централизованные и децентрализованные информационные системы Важными классификационными признаками информационных систем равны механизации и автоматизации процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем.

Повышение эффективности информационных систем достигается путем сквозного построения и совместного использования, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное и полное использование информации, установление определенных интеграционных связей Информационное обеспечение обусловливает предоставление пользователям сведений, необходимых для решения научно-производственных задач, создание наиболее благоприятных условий для распространения информации - проведение соответствующих административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий Информация и особенно ее автоматизированная обработка являются важными факторами повышенной эффективности производства.

Основные принципы и цели системы информации определения требований к ее содержанию и характеру в зависимости от целей организации; обеспечение хранения, использования, предоставления информации в условиях централизованного и децентрализованного управления; определения потребности в технических средствах организации в целом и каждого производственного подразделения; разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

проведения многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации автоматизированная обработка и выдача текстовой информации; обеспечения копировальными устройствами и средствами связи в целом организации и отдельных ее подразделений;

автоматизация административно-управленческого труда с помощью компьютерной техники.

Основные задачи системы информации:

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления информации;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- разработка основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение уровня потребности каждого руководителя в необходимой ему информации - важная задача, решение которой зависит от опыта и функций руководства, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Основные функции системы информации:

- определения потребности каждого руководителя в информации для оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью;

- централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определения потребности в технических средствах организации в целом и каждого менеджера для обеспечения необходимой информацией;

обеспечения надлежащего уровня сбора, хранения и предоставления информации;

- определения уровня затрат на использование технических средств в системе информации;

- разработка программных средств, прикладных программ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое  задание

 

Провести анализ содержания труда и использования рабочего времени на примере конкретного специалиста сельскохозяйственного предприятия

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей.

Также используется ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени  было потрачено не на необходимую  работу, это говорит о проблемах  с определением приоритетов);

- были ли оправданы  затраты времени? (если более 10% рабочего  времени составляли дела, затраты  времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени  был слишком велик и постараться  учитывать их в будущей работе);

- было ли целесообразно  выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на  задачи, выполнение которых было  нецелесообразно, значит нужно уделить  внимание планированию, организации);

- был ли сознательно  определен временной интервал  для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено  на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа выявляются «воры времени», различные ошибки использования рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1. Причины, которые являются  следствием неграмотных действий  руководителя.

К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в турфирме обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа  жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни  турфирмы. Бесплановость работы  ведет к постоянным перерывам  для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей  работы различных отделов, подразделений  и отдельных работников. При этом  отвлекаются не только те, кто  обращается за информацией, но  и те, к кому обращаются за  информацией.

2) Плохо налаженный в  турфирме обмен информацией. Передавая  информацию, любой человек всегда  уверен, что ее получатель полностью  осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый  имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

3) Отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности. Это зачастую приводит  к тому, что руководитель сначала  делает дела, которые на самом  деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется  значительное время, необходимое  для решения действительно важных  проблем.

4) Выполнение задач, которые  вполне могут быть выполнены  подчиненными. Чаще всего руководитель  выполняет подобные задачи в  случае, если он не доверяет  подчиненным, считая, что они смогут  выполнить данную задачу так  же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии  уверенности в должной квалификации  сотрудников турфирмы. В качестве  примера можно привести прием  клиентов именно менеджером, а  не наделение какого-либо сотрудника  полномочиями работы с клиентами.