Структура, функции и задачи органов управления АПК районного уровня

5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит  к низкой производительности  труда, в большей степени это  касается не руководителя организации, а его подчиненных.

2. Причины, которые не  зависят от руководителя.

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

1) Работа с корреспонденцией. 20 - 30% своего времени руководитель  тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

2) Большой поток рутинных  дел, часто срочных, работа над  которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие  дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично  проверять различные параметры  деятельности турфирмы, зачастую  это связано с некомпетентностью  подчиненных или нежелание их  брать на себя ответственность, когда они сами обращаются  к руководителю с «просьбами  помочь».

3) «Воры времени». «Воры  времени» – это непредвиденные  дела, большинство из которых  требуют срочного решения и  не могут быть перепоручены  подчиненным. Все это отнимает  много времени и отвлекает  от действительно важных дел. Существует много различных видов  «воров времени»:

-       телефонные звонки;

-       заглядывающие к нам люди;

-       проблемы с компьютерным оборудованием;

-       изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

-       недостаток организационного планирования;

-       неумение слушать других людей;

-       неудовлетворительная организационная структура;

-       исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

-       нерешительность в деловых вопросах;

-       плохо организованные и скоординированные собрания;

-       отвлекающие факторы на рабочем месте;

-       бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

3. Причины, непосредственно  связанные с личностью руководителя.

Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

1) Постоянная спешка. В  состоянии постоянной спешки  руководитель не успевает сосредотачиваться  на той задаче, которую он выполняет  в данный момент. Он идет по  тому пути, который первым пришёл  на ум, вместо того, чтобы подумать  о других, возможно более рациональных  способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки  дома. Постоянные доработки дома  порождают замкнутый круг, когда  человек не успевает в рабочее  время выполнить свои дела  и решить все проблемы, в итоге  он вынужден решать их дома  за счет своего свободного  времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность  полноценно жить, отдыхать и в  результате у него снижается  работоспособность, что приводит  к недоработкам и снова к  необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является  следствием неправильно организованного  рабочего времени, и разрушить  его бывает очень даже тяжело.

3) Суетливость. Суетливость  является результатом плохой  организации рабочего дня, она  также зависит от импульсивности  и особенностей человека. Суетливому  человеку тяжело выбрать, а какое  дело взяться, он часто «мечется»  между двумя делами, одинаково  срочными и одинаково длительными  в решении, он никак не может  выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или турфирмой. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.