Тайм-менеджмент как основа эффективного управления аптечной организацией

Многие руководители нередко хотят сделать все сами. Между тем успеха добиваются те, которые умеют превосходно делегировать задания и пользоваться всевозможной помощью. Делегирование повышает результативность. В итоге мы получаем не то, что могли сделать сами, а то, что смогли доверить другим. Делегирование стимулирует инициативу подчиненных, развивает их умения, повышает доверие. Руководителю нужно больше времени уделять обучению и стимулированию людей, а не выполнению технической работы. Для этого всякий раз следует поручать задания работникам по возможности самого нижнего уровня. Бывает, однако, что делегирование понимается неверно. Делегировать - не значит просто предоставить подчиненного самому себе. Лидер или руководитель должен удостовериться, понял ли тот, чего от него ожидают, и помочь ему добиться цели. Важно постоянно помогать, советовать, учить, как делать. Нельзя оставлять выполнение заданий без контроля, надо регулярно требовать отчета. Если получены приемлемые результаты, их следует одобрить. Неудовлетворительную работу необходимо потребовать переделать. Но ни в коем случае не следует отбирать ее и делать самому.

Оставляя открытыми двери кабинета в надежде улучшить общение, работники, как правило, способствуют неправильному общению. В результате их чаще отвлекают от более важных задач. Люди часто не могут планировать потому, что на это не хватает времени. Таким образом, они не могут понять, что эффективный тайм-менеджемент экономит время и позволяет получить лучшие результаты. Многие работающие склонны реагировать на спешные, а не на важные дела. Следовательно, они пренебрегают приоритетами, порождая авралы в будущем. Ожидая опоздавших и не открывая совещание, мы наказываем пришедших вовремя и поощряем тех, кто опоздал. Не исключено, что пришедшие сегодня вовремя в следующий раз опоздают, а опоздавшие придут еще позднее… Порой руководители не склонны делегировать свои полномочия неопытным подчиненным из-за отсутствия к ним доверия. Но ведь подчиненные могут заслужить доверие руководителя только набираясь опыта, а это возможно лишь при выполнении порученных заданий. Специалисты оставляют бумаги на своих столах, чтобы не забыть о них. Потом бумаги либо теряются, либо перестают привлекать к себе внимание, лишь мешая тому, что нужно делать в данный момент. Чем дольше работник задерживается на работе, тем больше он устает, тем больше у него дел, которые еще надо выполнить. В результате требуется задерживаться еще больше.

Некоторые смешивают эффективность и оперативность. Людей больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы. Учитесь экономить свое время. План необходимо претворять в жизнь. Многие люди знают, чего хотят и как добиться желаемого, но медлят. Возьмите свой план на день, начните с наиболее важного. Обычно первый час определяет весь остальной день. Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться. Завершайте любое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как вы принялись писать отчет, письмо или речь. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз. Думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Спросите мнение подчиненного или решите, когда вернетесь к вопросу вновь. Пусть также станет вашей привычкой быть кратким, пунктуальным и понятным. Сэкономленные слова - это сэкономленное время. Учитесь говорить лаконично и уметь вовремя промолчать.

Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания. Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других.

Сокращайте количество заседаний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Разошлите повестку дня всем до заседания и ограничивайте обсуждение необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не ознакомлены с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Важно устанавливать регламент для совещания и строго соблюдать его.

Экономьте время на телефонных разговорах. До важных звонков запишите основные пункты обсуждения. При вызове назовите себя и сразу же переходите к теме разговора.

Избегайте непродуктивного чтения. Пусть секретарь и ваш аппарат делают вам резюме и рефераты. Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Менее важный материал читайте в перерывах или в пути.

Если у вас важная работа, заприте дверь. Приучайте всех обращаться к вам в определенное время. Среднего работника отрывают от работы каждые 8 минут в течение всего дня. Очень важно регулировать этот процесс. В конец рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить все, что похищает ваше время.

 

 

Глава 3. Тайм-менеджмент руководителя аптеки.

 

Немного о том, как правильно распорядиться рабочим временем. От умения руководителя (заведующего, директора) аптеки организовать свое рабочее время и время подчиненных во многом зависит эффективность работы трудового коллектива. Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей, поэтому весьма актуален вопрос: как научиться экономить и эффективно организовывать время управленческого персонала? Помогают в этом тренинги по организации времени, которую также называют тайм-менеджментом. Тайм-менеджмент - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. На тренингах по этому вопросу дается основная информация о причинах неэффективного использования времени, а также о способах его экономии.

Основными причинами потери времени являются:

1) нечеткая постановка  цели;

2) отсутствие приоритетов  в делах (т.е. дела не ранжируются  по важности и первостепенности);

3) желание слишком много  сделать за один раз;

4) отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5) плохое планирование  рабочего дня;

6) отсутствие самодисциплины, личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

7) чрезмерное внимание  к корреспонденции;

8) недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

9) недостатки в разделении  труда;

10) отрывающие от дела  телефонные звонки и незапланированные  посетители;

11) неполная, запоздалая  информация;

12) откладывание дел на  потом либо чрезмерная спешка;

13) недостаточный контроль за выполнением данных поручений.

Чтобы не терять время, необходимо научиться принимать быстрые решения, взвешивая все «за» и «против», а, приняв решение, действовать. При этом реакция на ситуацию, ее анализ, обсуждение вариантов решения не должны отнимать много времени. Не следует тратить время и на угрызения совести по поводу принятого решения. Если неверное решение из разряда не очень важных, не следует огорчаться. Лучше поскорее забыть, что была какая-то альтернатива.

Если же решение играет важную роль, нужно признать ошибку и постараться ее исправить, если это возможно.

Разумное планирование времени - это не только умение быстро делать свое дело, но и умение отказываться от чего-либо, давать себе отдых. Не следует планировать слишком много дел.

Если список дел велик, то старания будут приносить мало результата. Несложные планы помогут правильнее распорядиться своим временем.

Распорядок дня является только инструментом рационального использования времени и не имеет обязательного характера. Нужно без сожаления отказаться от планов, если из-за них может быть упущена нежданно представившаяся возможность. Иногда бывает полезно составить план не только тех дел, которые необходимо сделать, но и список ненужных дел (которые либо не являются важными или которые может сделать кто-то другой).

В общем, планировать следует не то, что можно сделать, а то, что нужно. Перед тем как начать работу, необходимо подумать, что она даст клиентам и аптеке. Если ответ найден, то это придаст уверенности в своих действиях. Если нет ответа, то, возможно не хватает информации и ее следует предварительно собрать, не жалея на это времени.

Следует развивать способность настраиваться на рабочий лад, учиться браться за работу, несмотря на нежелание. В этом поможет положительный настрой и подсознание (если вы заранее четко представите себе, что и как будете делать). Организуйте свое постоянное рабочее место так, чтобы все необходимое было под рукой, и чтобы было удобно работать.

Перед началом повседневных дел, если это необходимо, сделайте звонки по телефону и ответьте на электронную почту. Нужна смена занятий в течение дня, при этом следует чередовать сложные дела с легкими, скучные - с интересными. За умственную работу следует браться только со свежими силами, а крупные дела разбивать на этапы и делать их постепенно.

Сложные задания нужно разбить на пункты в произвольном порядке и пронумеровать их с учетом последовательности выполнения. Не обязательно точно выполнять эту последовательность - сделайте сначала то, что можете сделать. Главное - начать работать. Конечно, есть вещи, которыми нельзя пренебрегать. Работа не будет ждать, когда появится подходящее для ее выполнения настроение. Здесь важен конечный результат.

Отдыхать необходимо тогда, когда это необходимо, а не когда запланировано, или в перерыве между делами. Нередко к моменту запланированного отдыха он уже мало помогает.

Короткие перерывы в течение рабочего дня лучше восстанавливают силы. Если прерваться вовремя, когда силы еще не истощились, их легче восстановить и проще без раскачки вернуться к работе. Работа же «до упаду» приводит к возникновению подсознательного страха перед новым делом.

Устроить отдых на рабочем месте можно, например, при помощи дыхательной гимнастики, или мысленного отключения от реальности. Делайте несколько раз в день по нескольку глубоких вдохов, закрыв глаза. Вспомните место летнего отдыха, где было хорошо и спокойно. Снять напряжение помогает гимнастика для плеч (несколько вращательных движений вперед-назад).

Еще один прием - записывать в блокноте все, что кажется интересным. Размышления над записанным в перерывах между работой также восстанавливает душевное равновесие.

Каковы основные ошибки при планировании времени?

1. Перенос принятия решения  проблемы на завтра, что происходит  вследствие нерешительности и неуверенности в себе. Любая проблема должна решаться сразу.

2. Выполнение работы  не до конца. Полезнее решить  лишь несколько проблем, нежели  одновременно начинать множество  дел.

3. Стремление сделать  все сразу, что приводит к стрессам  и развитию неврозов.

4. Стремление сделать  все самому, из-за чего затягивается  решение тех проблем, которые  действительно требуют участия  руководителя.

5. Неумение правильно  разграничить функции между подчиненными, в результате чего не только  затрудняется решение проблем, но и возникает ненужное соперничество.

6. Желание в случае  неудачи переложить вину на  подчиненных. Не надо искать виноватых, лучше сосредоточиться на решении  предстоящих задач.

Успешно управлять временем можно только грамотно используя разные методики и инструменты. Освоить их поможет обучение на тренинге по тайм-менеджменту.

 

Заключение

 

Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» написал, что у хорошего менеджера не бывает дел «срочных и важных»: все важные дела нужно заранее планировать и делать вовремя, а не в авральном режиме. Также он считает, что дела «несрочные неважные» вообще можно не делать, их можно, к примеру, делегировать. Или вообще забыть. 

Сегодня одной из самых частых проблем, с которой приходится сталкиваться большинству офисных сотрудников, - это проблема нехватки времени. Можно предположить, что эту проблему в большинстве случаев можно решить с помощью грамотного управления временем - системы персонального тайм-менеджмента. Поскольку время - практически единственный невосполнимый ресурс из тех, что находятся в нашем распоряжении, его неэффективное расходование может обходиться нам слишком дорого.

Сегодня существует множество курсов и тренингов по тайм-менеджменту, которые помогают планировать работу без простоев, расставляя приоритеты в текущих задачах, обучая различным методикам и приемам по рационализации рабочего процесса. Можно научиться этому и самостоятельно. Как показывает практика, даже у хорошего менеджера при применении систем тайм-менеджмента можно найти дополнительные временные ресурсы или возможность повысить эффективность труда.

Итак, в качестве основных рекомендаций тайм-менеджмента можно вынести следующее:

• Материализуйте мысли и задачи.
• Хотите управлять -- измеряйте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
• Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы -- нет результата.
• Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.
• Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит для достижения результата.
• Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, отводите ему лучшее время и силы.
• Инвестируйте время в будущее.
• Ловите удачные возможности. План -- средство это делать, но не самоцель.
• Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего.
• Управляйте рабочей нагрузкой
• Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное приложится.

- 60% рабочего времени -- планировать.

- 40% оставлять в качестве резерва:

20% -- на незапланированное (безотлагательные дела, форс-мажор),

20% -- на спонтанное (возможности  для творчества или проявления  инициативы).

Грамотно выстроенная система тайм-менеджмента помогает во-первых, провести анализ рабочего дня, чтобы понять, насколько критична ситуация с организацией времени. А во-вторых, сделать свой день максимально эффективным, разгрести накопившиеся завалы в кратчайшие сроки, избежать новых. И, наконец, успешно встроенная в жизнь система тайм-менеджмента поможет сделать ее сбалансированной, так что всегда найдется место работе, и отдыху.