Техническое оснащение офиса

ВВЕДЕНИЕ 

     Очень важную роль на современном этапе  развития рыночной экономики занимают новейшие информационные технологии и  современное оборудование своей  фирмы. В настоящее время ни одна компания не может обойтись без базовых технических элементов, таких как персональный компьютер с подходящим программным обеспечением, средств ввода-вывода информации, а также средств связи.

     Грамотное техническое оснащение офиса является неотъемлемой частью успешного функционирования организации. При правильном определении офисной площади и оборудовании ее необходимыми для работы техническими средствами организация получает достаточные преимущества перед конкурентами.

     Верное  техническое оснащение офиса  значительным образом влияет на производительность труда сотрудников, а также мотивирует их к работе, задавая предпосылки быстрой и качественной работы.

     Актуальность данной работы определена необходимостью совершенствования оборудования современных фирм для качественного обслуживания клиентов и хороших условий для трудящихся.

     Объектом  исследования в данной работе является техническое оснащение в ОАО  КБ «Восточный экспресс банк». Предметом  исследования можно считать пути совершенствования технического оснащения  офисного помещения.

     Целью написания работы является изучение средств технического оснащения  офиса и выявление их влияния  на производительность труда.

     Исходя  из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

• Изучение существующих средств технического оснащения офиса;
• Анализ технического оснащения предприятия на основе ОАО КБ «Восточный»;
• Изучение влияния технического оснащения на производительность труда работников;
• Исследование возможных путей совершенствования технического оснащения офиса и экономических результатов от предложенных мер.

     В работе были использованы такие методы как наблюдение, анализ и синтез, сбор и обработка информации, анкетирование.

     Информационная  база работы представляет собой научно-практическую и методическую литературу по вопросам технического оснащения помещений, санитарные правила и нормы.  

 

1 Техническое обеспечение офиса 

     1.1 Определение офисной площади для расчета технического оснащения офиса 

     Немаловажное  значения для определения технического оснащения офиса является определение  общей офисной площади, а также  площади, занимаемой одним сотрудником. Экономия дорогого офисного пространства, а также переход на западный тип ведения бизнеса приводит к тому, что средний метраж рабочего места сотрудников составляет сейчас 2-2,5 кв. м. на человека. Между тем, согласно стандартам, установленным СанПиН (Санитарные правила и нормативы), рабочее место сотрудника не должно быть меньше 4,5 кв. м, иначе работодателю грозят взыскания со стороны органов Государственного надзора и контроля по охране труда [20].

     Так, согласно Санитарным правилам и нормам (СанПиН) "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы", площадь одного рабочего места, оборудованного ПК, должна составлять не менее 6 кв. м.,  в то время как площадь одного рабочего места пользователей компьютера с жидкокристаллическим или плазменным монитором должна быть не менее 4,5 кв. м [20].

     В российских компаниях, в отличие от западных, преобладает коридорно-кабинетная система планировки офисов. Она позволяет организовать рабочее пространство сотрудника с максимальной для него выгодой.

     Согласно  требованиям СанПиН, расстояние между рабочими столами с мониторами (в направлении тыла поверхности одного монитора и экрана другого) должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов – не менее 1,2 м. Рабочие места сотрудников, выполняющих творческую работу за компьютерами, СанПиН рекомендуют изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5-2,0 м [20]. 

     СанПиН ограничивают площадь кабинетов руководителей 15% общей площади рабочих помещений, при этом площадь приемных должна быть не менее 9 кв. м. Обычно площадь кабинета директора начинается от 10-12 кв. м. Хотя тенденция к минимизации рабочего пространства сейчас распространяется и на руководителей.

     Глубина помещения зависит от его площади  и назначения: кабинет на 1 человека, рабочее помещение на несколько  человек, общий зал, помещение большого зала. 

     1.2 Техническое обеспечение офиса 

Согласно  определению приводимому специалистами, техническое обеспечение офиса  это совокупность технических средств, компьютерной техники, средств передачи информации, используемых в автоматизированных системах управления и в информационных системах [18].

     Приступая к оснащению офиса различной  техникой, необходимо помнить, что в  помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются  руководителю и сотрудникам предприятия  в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис.

     Вот примерный комплект технической  и организационной техники для  оснащения рабочего места секретаря  предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат.

     Желательно  всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода  и кратковременного пользования  и, вместе с тем, хорошо обозревалась. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так  как это может привести к поломке  или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения  к работе [7].

     Планировка  технического оснащения рабочих  мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие  основные принципы:

     - рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

     - шкафы и картотеки располагаются  с максимальным удобством подходов  к ним;

     - естественное освещение должно  падать на рабочие места слева  или спереди, следует исключить  влияние уличных раздражителей;

     - необходимо обеспечить свободный  и безопасный доступ к местам  включения в сеть средств оргтехники;

     - следует исключить неблагоприятное  воздействие теплового излучения  от отопительных приборов [19]. 

     1.3 Классификация средств технического  обеспечения офиса 

     В более узком смысле слова под  техническим оснащением понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи [2].

     Работа  в любом офисе требует использования  различного технического оборудования, которое существенно облегчает  и ускоряет трудовой процесс. В связи  с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление  о компьютерах, системах связи и  их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

     Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

     1) Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

     2) Печатное и множительное оборудование.

     3) Средства обработки документов.

     4) Демонстрационная видеотехника.

     5) Системы связи.

     6) Системы безопасности и их обеспечение.

     Компьютеры  и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости  от специфики работы офиса составные  комплектующие элементы подобного  оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые  следует решать как на каждом рабочем  месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам [14].

     Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система  с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой [12].

     Рассмотрим  следующие аспекты технического оснащения офиса:

• Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

     Офисный персональный компьютер отличается от игрового, он должен соответствовать  целому ряду характеристик.

     Прежде  всего, офисный компьютер должен обладать достаточной степенью надежности, учитывая, что он используется для  работы с важными, порой конфиденциальными  документами, которые не должны быть утеряны.

     После надежности эргономичность — самый  важный критерий для офисных и  других компьютеров. Следовательно, офисный  компьютер должен быть, прежде всего, тихим и занимать как можно  меньше места.

     К основным техническим устройствам  типового персонального компьютера относятся системный блок и его  внутреннее устройство, монитор и  его разновидности, клавиатура, графический  указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной  конфигурацией персонального компьютера [10].

     Системный блок — это блок, в котором  содержится все необходимое для  работы компьютера и, конечно, системная  программа (система), поэтому он так  и называется.

     Монитор предназначен для вывода текстовой  и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации [12].

     Монитор является одной из основных частей компьютера и от его характеристик  в значительной степени зависит  удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов  образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые  сообщают системе, какой именно монитор  будет работать с данной системой.

     Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в  комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

     - компактность по сравнению с  мониторами на основе электронно-лучевой  трубки самых последних моделей;

     - безопасность, так как такие мониторы  практически не нагреваются во  время работы и поглощают гораздо  меньше озона;

     - эргономику, так как изображение  на экране монитора намного  четче, чем у названных мониторов,  следовательно, глаза пользователей  будут меньше уставать;

     - невысокую цену, LCD монитор сегодня  не роскошь, а средство визуального  отображения информации. В настоящее  время его цена почти вплотную  приблизилась к цене хороших  моделей на базе ЭЛТ.

     Клавиатура  предназначена для ввода-вывода требуемой информации, индикации  работоспособности клавиатуры, а  также для выполнения основных и  вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в  персональный компьютер.

     Графический указатель — мышь — предназначен для ввода графической информации в компьютер. В настоящее время  наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и  лазерные мыши. Для работника лучше  иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти [5].

     Все перечисленное ранее — это  обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и  масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних  дисководов, модемов и др. Их присутствие  не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько  более комфортной.