Техническое оснащение офиса

     В настоящее время существует как  минимум четыре варианта сетевого решения  для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют  экранный буфер («белая доска»), на котором  можно рисовать, писать заметки, вставлять  изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые  системы обеспечивают совместное использование  приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с  помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.

     Использование определенного набора технических  средств, несомненно, зависит от отрасли, в которой данное предприятие  работает. Так, например, для организации  работы банка потребуется дополнительное специализированное оборудование. К нему относят:

- детекторы  валют;

- упаковщики  и сортировщики банкнот;

- счетчики  монет и купюр;

- системы  уничтожения валют

- системы  валютообменных аппаратов, информационных киосков, а также «электронной очереди».

      Все это и многое другое, упрощает процесс обслуживания клиентов, делая работу быстрой и  удобной  
 
 
 
 
 
 

2 Техническое  оснащение офиса на примере  ОАО КБ «Восточный» 

     2.1 Краткая характеристика ОАО КБ  «Восточный» 

     Открытое  акционерное общество Восточный  экспресс банк был учрежден в 1991 году в целях развития внешнеэкономических  связей предприятий и организаций, расположенных на территории Дальневосточного региона.

     Гибкость  администрирования, постоянная работа над качеством услуг и банковских продуктов, использование современных  технологий позволили банку в  короткие сроки добиться высоких  результатов деятельности.  

     

Рисунок 1 - Территориальное управление ОАО  КБ «Восточный»

     На 01.01.2012 года Восточный экспресс банк входит в ТОР-40 крупнейших банков России, ТОР-15 по депозитам физических лиц, ТОР-10 по потребительским кредитам и тройку крупнейших банков России по размеру филиальной сети. Банк представлен 12 филиалами (свыше 500 отделений более чем в 330 городах страны) на территории 7 федеральных округов - Центрального, Северо-Западного, Приволжского, Южного, Уральского, Сибирского и Дальневосточного.

     Таким образом, мы видим, что банковские отделения  расположились по всей России с прикрепленными на местах территориальными управлениями. Такая система управления, несомненно, играет большое значение для обеспечения качественного менеджмента.

     В процессе управления любой организацией огромная роль принадлежит организационной  структуре, поскольку именно с ее помощью структурируются и формализуются  подходы и методы управления, определяются группы исполнителей, разрабатываются  системы контроля и внутриорганизационных  взаимоотношений, то есть осуществляются все необходимые действия, направленные на достижение поставленных целей.

     Таким образом, очевидно, что от правильного  выбора организационной структуры, от ее успешного функционирования и  способности обновляться в связи  с быстро изменяющимися внешними условиями зависит жизнь организации. 

Рисунок 2 – Организационная структура  управления ОАО КБ «Восточный экспресс банк» 

     Работа  самой системы банка структурирована  таким образом, что каждое отделение  отвечает за свое направление работы банка. Так, например, в Хабаровске существуют отделения ОАО КБ «Восточный», которые  специализируются на работе с физическими  лицами, предприятиями малого и среднего бизнеса, VIP клиентами, что, несомненно, упрощает систему менеджмента в отделении.  

     2.2. Оценка технического оснащение  ОАО КБ «Восточный экспресс  банк» 

     Во  время прохождения практики мне  удалось работать в отделении, специализирующемся на работе с предприятиями малого и среднего бизнеса.

     Характеризуя  данное отделение можно сказать, что оно отличается достаточной  компактностью, которая предопределена спецификой работы подразделения.

     Организационную структуру отделения, а также  количественную характеристику работников отделения можно представить  в следующей таблице: 

Таблица 1 – Организационная структура  отделения 

Руководитель/Отдел	Количество  человек на смене
Руководитель  отделения по работе с предприятиями  малого и среднего бизнеса	1
Отдел по работе с физическими лицами	2
Отдел по работе с юридическими лицами	3
Отдел ипотеки	4
Отдел по валютному контролю	1
Кассовые  операции	1
Общая численность работников на смене	12

 

     Учитывая  специфику работы банковского работника, каждый сотрудник должен обладать определенным набором технических средств, обслуживающих  рабочий процесс. К базовому набору таких технических средств должны относиться:

1. Персональный компьютер;
2. Программа для работы в банковской системе
3. Лазерный принтер
4. Копировальный аппарат
5. Средство связи

     Из  личного наблюдения можно сказать, что данный набор технических  средств присутствует не у каждого сотрудника, некоторые средства, такие как лазерный принтер и копировальный аппарат находятся в общем доступе, что часто затрудняет работу банковского сотрудника, а также замедляет процесс обработки данных.

     Для более глубокого анализа оснащенности ОАО КБ «Восточный» автором курсовой работы было проведено анкетирование  сотрудников банка. Цель анкетирования  заключалась в определении удовлетворенности  техническим обеспечением сотрудников  банка. Ниже приведена типовая форма  опросника: 

Таблица 2 - Типовая форма опросника 

Критерий	Степень удовлетворенности критерием
	5	4	3	2
Техническая оснащенность офиса
Техническая оснащенность рабочего места
Современность оборудования
Скорость  работы оборудования
Удовлетворенность рабочим процессом
Удовлетворенность работой оборудования

     Таким образом, по результатам проведенного опроса сотрудников банка, участие  в котором принимали 12 человек, были получены следующие данные.

     Более половины сотрудников недовольны технической  оснащенностью офиса и рабочего места сотрудника.

В большинстве случаев, современность  оборудования определяет скорость рабо- ты этого оборудования. Преобладающие отрицательные отметки  показывают яв-  ную неудовлетворенность большинства сотрудников техническим оснащением офиса.

     На  заключительных диаграммах мы видим, что  следствием неудовлетворенности техническим  оснащением офиса является абсолютная неудовлетворенность работой оборудования, что, несомненно, оказывает отрицательное влияние на удовлетворенность рабочим процессом в целом.

     Для того, чтобы дать заключительные качественные рекомендации по техническому оснащению офиса автор работы попытался выявить, в чем же заключается неудовлетворенность работой офисного оборудования и как она влияет на рабочий процесс в целом.

     Для этого сотрудники банка должны были указать основные причины неудовлетворенности  работой оборудования. Вследствие проведенного опроса были выявлены следующие причины  неудовлетворенности работой, вызванные  техническим оснащением офиса:

1. Низкая скорость работы компьютера, вызванная работой основной операционной программой. Следствием является приостановка работы банковского сотрудника по техническим причинам, составляющая в общем 1,5 часа в день.
2. Вынужденные простои в работе в связи с занятостью устройств ввода-вывода информации, предназначенные для общего пользования. Простои составляют около 20 минут в день.
3. Сложность обслуживания клиентов по телефону в связи с несовершенными средствами связи (нет возможности переключения клиента на другого сотрудника).

     Таким образом, потери рабочего времени, а  также денежные потери в связи  с простоями в работе, связанными со средним уровнем технического обеспечения ОАО КБ «Восточный»  представлены в следующей таблице.

     Расчет  ведется из учета: 12 сотрудников  со средней заработной платой 20 тыс. рублей. Среднее количество рабочих  дней – 22.

 
Таблица 3 – Потери рабочего времени 

Причины потерь	Потери в  день в минутах  (на одного  сотрудника)	Потери в  день в часах (на одного сотрудника)	В месяц в  часах  (на одного  сотрудника)	В месяц в  руб. (на одного сотрудника)	в месяц в  рублях на отделение
Приостановка  работы оборудования	90	1,5	33	3750	45000
Занятость оборудования	20	0,33	7,33	833,33	10000,00
Всего	110	1,83	40,33	4583,33	55000,00

 

     В соответствии с проведенным исследованием  можно увидеть, что ежемесячно отделение  ОАО КБ «Восточный» теряет 55 тысяч рублей в связи со средним уровнем технической обеспеченности.

 

3 Основные  рекомендации по техническому  оснащению и их экономическое  обоснование 

     Для того чтобы соответствовать званию «мобильного» банка ОАО КБ «Восточный»  должен принять некоторые меры по совершенствованию технического обеспечения  офиса.

     Основным  показателем технического развития является уровень производительности труда. Чем выше производительность труда, тем больше создается продукции  на каждую единицу затраченного времени. В нашем случае, производительность труда напрямую зависит от модернизации офисного оборудования. Здесь рекомендуется:

1. Провести модернизацию персональных компьютеров;
2. Приобрести дополнительные единицы устройств ввода-вывода информации.

     При внедрении новой техники основными  источниками ее экономической эффективности  являются:

• сокращение затрат рабочего времени, вызванных отказом старых и неисправных устройств;
• сокращение денежных потерь, вызванных вынужденными простоями оборудования.

     Важнейшим экономическим показателем являются затраты, т.е. капитальные вложения того или иного мероприятия. Экономическую  эффективность капитальных вложений и новой техники определяют сопоставлением эффекта и затрат.

     Затраты от мероприятий по обновлению технического оснащения офиса будут включать:

     Затраты общие=Затраты на обновление ПК+ Затраты на покупку доп. Единиц оборудования+ затраты на установку и обслуживание 

     Ориентировочно, затраты на обновление персональных компьютеров составят: Затраты на обновление ПК=Стоимость обновления 1 компьютера*12 = 20000*12=240 000 рублей. 

     Затраты на покупку доп. единиц оборудования = Необходимое количество единиц*стоимость единицы = 3*5000= 15 000 рублей. 

     Затраты на установку и обслуживание дополнительной техники в год составят 60 000 рублей. 

     Если  взять за результат от реализации упущенную выгоду от использования  устаревшей техники и недостатка оборудования, которая в месяц  составляет 55 тыс. рублей, то полученный эффект будет выглядеть следующим  образом: