Учет и отчетность в учреждениях социально-культурной сферы

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность исследования. Правильно организованные учет и отчетность играют важнейшую роль в технологии менеджмента. Фиксируя итоги деятельности учреждений культуры за определенный период, данные учета и отчетности создают информационную базу данных как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Без опоры на эти данные невозможна эффективная организация заработной платы, задание системы стимулирования.

Без достоверных данных учета  и отчетности невозможна выработка  норм и нормативов, создание нормативной  базы. Сведенные в региональном и  общегосударственном масштабе данные учета и отчетности создают основу для выработки культурной политики, принятию решений по бюджету, для  научно-теоретического анализа, выявления  тенденций и закономерностей, действующих  в социально-культурной сфере, ее отраслях, экономике и обществе в целом.

Актуальность выбранной  темы курсовой работы заключается в  том, что несмотря на положительные тенденции в социально-культурной сфере, требуется постоянное изучение аспектов, связанных с постановкой учета и отчетности в учреждениях культуры, так как своевременным и перспективным направлением в исследованиях, направленных на повышение эффективности деятельности данных учреждений, является научное обоснование практических задач, касающихся разработки управленческих решений в учреждениях культуры на основе анализа их учета и отчетности.

Степень разработанности  проблемы. Вопросам изучения учета и отчетности как системы сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации в нашей стране посвящены работы многих отечественных исследователей: И.Д Абросимов, В.М. Медведев, Н. Маусов, Е.Я Морозова, А.И.Орлов, В.Н.Федосеев, А.В. Пикулькин, Г.Л. Тульчинский, В.Д. Рудашевский, Н.В.  Ключко, которым удалось провести объективный анализ видов, условий и требования к организации учета и отчетности учреждений культуры.

Систематизирующие элементы менеджмента  социокультурной деятельности рассмотрены  в работах следующих ученых: И. Асташкина,  В. Мишин, JL С. Жаркова, А.А. Каплицкая, Е. JI. Кудрина, JI. И. Рудич, Г. Н. Новикова и др.

Проблемы организации управленческого  учета как особую систему сбора  информации менеджером учреждения культуры в условиях рыночных отношений исследовали  в своих трудах Е.А. Акчурина, К. Друри, Ч. Хорнгрен, Дж. Фостер, Ш. Датар, В. Е. Чиркин и др.

Тем не менее, выполненные исследования не в полной мере охватывают все  аспекты проблемы  формирования  эффективной системы учета и  отчетности учреждений культуры, что  и предопределило объект, предмет. цель и задачи настоящей курсовой работы.

Объект исследования – учет и отчетность как система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации.

Предмет исследования – учет и отчетность учреждений культуры в аспекте разработки управленческих решений.

Цель – рассмотреть организацию учета и отчетность учреждений культуры.

Задачи:

1. Определить понятия «учет» и «отчетность».
2. Рассмотреть виды учета и отчетности, действующие в учреждениях культуры: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский учет (и соответствующая отчетность), творческие отчеты.
3. Выявить основные требования к организации учета и отчетности учреждений культуры.
4. Изучить управленческий учет как особую систему сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации менеджером учреждения культуры.
5. Дать общую характеристику МБУК Сельский дом культуры и спорта ст. Елизаветинской.
6.  Проанализировать систему учета и отчетности МБУК Сельский дом культуры и спорта ст. Елизаветинской.

База исследования – МБУК Сельский дом культуры и спорта ст. Елизаветинской.

Методы исследования - изучение и анализ источников и литературы,  управленческой документации.

Практическая значимость курсовой работы состоит в возможности использования предложенных теоретических и практических разработок федеральными, региональными и местными органами управления в процессе целенаправленного развития сферы культуры, определении совокупности мероприятий, ориентированных на улучшение существующей системы учета и отчетности учреждений культуры.

Основные исходные понятия:

Учет – это характеристика итогов деятельности учреждения в утвержденной системе показателей.

Отчетность – периодически оформляемая документация, содержащая данные учета, и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полномочия.

Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы.

Количественный учет – это повседневная и систематическая регистрация организуемых и проводимых учреждением культуры мероприятий и услуг, как в своем помещении, так и в не его.

Качество работы – это идейно-политический уровень, художественный уровень (мероприятий, концертов, репертуара), это действенность, популярность различных программ и объединений, актуальность, степень удовлетворения культурных запросов и потребностей населения.

Повседневный  учет работы - предназначен для записи работы, выполненной учреждением культуры в течение всего рабочего дня.

Управленческий  учет – система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают решения для достижения целей организации.

Система управленческого  учета – это система управления организацией, предполагающая реализацию управленческих функций в отношении: совокупности процессов, составляющих деятельность организации;  участвующих в процессах структурных единиц организации; используемых в процессах ресурсов; показателей, отражающих характеристики всех других категорий объектов управления, для достижения текущих и стратегических целей организации.

Основа управленческого учета - структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме.

Цель управленческого учета - так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого учреждения культуры.

1. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ: ВИДЫ, ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ

 

Учет и отчетность являются частью информационного механизма менеджмента, связанного с характеристиками реальных результатов деятельности учреждений культуры.

Учет – это характеристика итогов деятельности учреждения в утвержденной системе показателей.

Отчетность – периодически оформляемая документация, содержащая данные учета, и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полномочия. [47, с. 12]

Из определения учета и отчетности видно, что центральную роль в  их организации играет выбор системы  конкретных показателей и принятие специального решения по утверждению  их в качестве показателей учета  и отчетности. Этим последние отличаются от показателей, фигурирующих в анализе, – там аналитик волен применить  те показатели, которые наиболее соответствуют  целям анализа. В учете же речь должна идти о стабильной системе  характеристик.

В социально-культурной сфере действуют  четыре вида учета и отчетности: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский учет (и соответствующая  отчетность), творческие отчеты.

Текущий учет.  Речь идет об учете текущей (каждодневной) деятельности учреждения культуры. В силу этого его также называют оперативным (в отличие от других – так или иначе, но эпизодических видов учета и отчетности) учетом. Этот учет является базой, над которой надстраиваются все другие виды учета и отчетности – отсюда его еще одно название – первичный.

С некоторой степенью условности можно  различать два вида текущего учета: количественный и качественный.

Количественный учет связан с учетом объемов выполненной работы (количество мероприятий, посетителей, доход и  т.п.).

Количественный учет – это повседневная и систематическая регистрация организуемых и проводимых учреждением культуры мероприятий и услуг, как в своем помещении, так и в не его. [40, с. 42]

Основным документом количественного  учета является «Журнал учета  работы государственного клубного учреждения». Данный журнал включает три основных раздела:

Повседневный учет работы. Он предназначен для записи работы, выполненной учреждением культуры в течение всего рабочего дня. Сюда заносятся данные о дате, времени проведения мероприятия, его назначении (название, форма), тема или содержание, место проведения, количество присутствующих (или участников) фамилия ответственного руководителя и отдела. Данный раздел ведется ежедневно, ежемесячно и в течение всего отчетного года и составляет большую часть данного журнала.

Сводка учета всей культурно–досуговой  работы за месяц. 
Она предусматривает подведение итогов работы учреждения культуры за месяц, а в конце года – в целом за год. Учет ведется по наиболее важным формам работы: лекции, вечера отдыха, концерты, спектакли, выставки, диспуты, ток-шоу, представления, презентации и другие. При этом по каждой из них, на основе повседневных записей в журнале, за очередной месяц даются показатели о количестве мероприятий и числе присутствующих на них. В конце года подводятся годовые итоги по каждому виду работы (путем сложения месячных результатов по вертикали).

Сводка учета работы клубных формирований. В этом разделе ежемесячно фиксируются данные по трем показателям: количество кружков данного типа, число участников в них (на конец месяца), число занятий в течение месяца.

Журнал учета работы является обязательным для учреждения культуры документом и при смене руководителя передается по акту приема-передачи дел и имущества вновь назначенному руководителю. [40, с. 36]

К дополнительным учетным документам относятся: «Журнал учета работы клубного формирования» (коллектива, кружка, студии). Данный журнал может также  состоять из нескольких частей:

• Список участников с приведением наиболее важных для данного клубного формирования демографических данных (год рождения, профессия, образование, возраст, с какого года занимается, место жительства, родители и т.п.):
• Посещаемость занятий (ФИО, дата занятия, отметка о присутствии);
• Учет занятий (дата, содержание занятий, продолжительность занятий, подпись руководителя);
• Репертуар коллектива на предстоящий год;
• Участие коллектива в смотрах, концертах, фестивалях;
• Отчет руководителя о работе коллектива за год.

Данный ЖУРНАЛ служит основанием для составления рабочего табеля и начисления заработной платы руководителю, аккомпаниатору, концертмейстеру данного коллектива, и является обязательным учетным документом для любого клубного формирования. [45, с. 12]

Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы. К его материалам и документам относятся справки по итогам проверок, отзывы посетителей и клиентов, рецензии и отзывы в СМИ, результаты экспертных оценок и т.п.

Качество работы – это идейно-политический уровень, художественный уровень (мероприятий, концертов, репертуара), это действенность, популярность различных программ и объединений, актуальность, степень удовлетворения культурных запросов и потребностей населения.

Примером документа, в котором  объединяются качественные и количественные характеристики выполненной работы, являются акты сдачи-приемки выполненной  работы, подписанные представителями  исполнителя и заказчика, в которых  фиксируются объемы выполненных  работ, их соответствие запланированным, наличие или отсутствие претензий  заказчика к исполнителю по объему и качеству выполненных работ. Кроме  того, в сфере культуры неоднократно предпринимались попытки введения паспортов учреждений культуры, в  которых систематически фиксировались  итоги и оценки их деятельности.

Учет качественных показателей  работы учреждения культуры включает: сбор, обобщение, анализ отзывов посетителей  клубных мероприятий. Как правило, свое мнение посетители оставляют в  «Книге отзывов и предложений», выражают на зрительских конференциях, в местных  средствах массовой информации. Качество работы можно определить на заседаниях художественного совета, при обсуждении прошедших концертов или спектаклей, в ходе диспутов со зрителями после  проведенных программ.

Статистический  учет и отчетность. На основе данных текущего учета регулярно (обычно один раз в год) составляется статистический отчет. Статистический отчет заключается в заполнении специальной табличной формы. Для каждого типа учреждений культуры заполняется своя типовая форма статотчета согласно альбому типовых форм Государственного Комитета по статистике (Госкомстата). В содержание такой формы входит подробная инструкция по ее заполнению, так что подготовка статистического отчета обычно особого труда не составляет – при условии хорошо налаженного текущего учета. В противном случае оформление статотчета превращается в «творчество» сомнительного характера.

Форма статотчета заполняется в трех экземплярах по истечении отчетного года, подписывается руководством фирмы и передается (высылается) в региональный орган Госкомстата и вышестоящую ведомственную инстанцию (учредителю). Один экземпляр остается в архиве учреждения. [47, с. 56]