Учет и отчетность в учреждениях социально-культурной сферы

Вышестоящие инстанции иногда требуют  в качестве приложения к статистическому  отчету подробную пояснительную  записку о деятельности учреждения культуры (годовой информационный отчет). Госкомстату такой отчет не требуется. При всей уязвимости для критики  действующих форм статистической отчетности они играют важнейшую роль, создавая информационную базу данных о состоянии  и работе сферы культуры в региональном масштабе и масштабе страны в целом. Поэтому статистические показатели не могут произвольно меняться –  в этом случае может наступить  так называемый «обрыв в статистике»  – ситуация, делающая невозможным  прослеживание тенденций развития, в том числе и в историческом масштабе, затрудняет сопоставление  различных периодов развития сферы  и общества.

Бухгалтерский учет является частью финансового контроля и настолько технологически специфичен, что образует достаточно развитую самостоятельную дисциплину менеджмента, образующую самостоятельный учебный курс. Кроме того, бухучету посвящен чрезвычайно широкий круг специальной литературы и материалов. Поэтому в данной работе рассматриваться не будет. Следует помнить также, что все виды учета (отчасти, включая и творческий отчет), так или иначе, но во все большей степени опираются на использование современных компьютерных технологий. [23, с. 64]

Существует веер АРМов (автоматизированных рабочих мест) по бухгалтерскому учету, статистике, текущему учету с соответствующим  программным обеспечением.

Творческий отчет. В этом случае речь идет о специфических мероприятиях, на которых учреждения демонстрируют образцы достигнутого уровня своей работы. Это могут быть концерты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные мероприятия. Подобные творческие отчеты могут проводиться различного уровня: отдельных коллективов, мастеров и исполнителей, учреждений и организаций, могут быть отчетные акции регионального масштаба и даже республиканского уровня («дни культуры» или фестивали).

Творческий отчет решает ряд  задач: демонстрация лучших образцов работы; оценка итогов работы за определенный период; реклама и пропаганда (продвижение  имиджа и репутации) деятельности учреждения и его самого; вербовка новых клиентов, потребителей и активных участников деятельности организации.

По своим задачам творческий отчет переплетается с public relations и вполне может рассматриваться также как одна из форм PR. [47, с. 45]

Творческие отчеты имеют место  не только в сфере культуры. Менеджмент практически во всех других сферах и отраслях прибегает к выставкам  продукции, дням открытых дверей и другим акциям, носящим характер творческого  отчета.

Чтобы мероприятие могло рассматриваться  в качестве творческого отчета, оно  должно отвечать нескольким требованиям: на нем должен быть продемонстрирован  лучший опыт работы; сценарий проведения должен предполагать возможность оценки демонстрируемых образцов работы (экспертный опрос, анкетирование посетителей  или участников, книгу отзывов, проведение конференций и т.п.); итоги творческого  отчета, и особенно оценки должны стать  предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.

Система учета и отчетности должна соответствовать нескольким очевидным  требованиям:

– показатели учета и отчетности должны соответствовать планируемым  показателям, иначе утрачивается единство информационного механизма менеджмента;

– система учета должна быть простой  и ясной, по возможности исключать  показатели, требующие расчет (это  функция анализа), и использовать простые натуральные и стоимостные  показатели;

– учет должен быть оперативен и своевременен – всякие «рисования» учета задним числом создают почву для злоупотреблений;

– учет должен быть максимально полным, т.е. охватывать все стороны деятельности учреждения культуры;

– данные учета и отчетности должны быть достоверными – как показывает практика, наиболее сложное для социально-культурной сферы требование.

 

 

 

 

 

 

 

2. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ  УЧЕТ КАК ОСОБАЯ ФОРМА СБОРА  И ГРУППИРОВКИ ФИНАНСОВОЙ И  НЕФИНАНСОВОЙ ИНФОРМАЦИИ МЕНЕДЖЕРОМ  УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ

 

Управленческий учет –  система сбора и группировки  финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают  решения для достижения целей  организации. [4, с. 32]

Колин Друри в книге "Управленческий и производственный учет" определяет управленческий учет как предоставление руководителям организации "информации, на основе которой они могут обоснованно принимать решения и повышать эффективность и производительность текущих операций. Информация по управленческому учету позволяет измерять экономические показатели операционных структур организации, действующих децентрализованно, таких как ее отдельные подразделения, цехи и отделы. Управленческая отчетность является в полной мере факультативной, то есть такая информация готовится только в том случае, если предполагается, что выгоды от нее будут выше расходов на ее подготовку".[15, с. 34]

Необходимость принятия управленческих решений, связанных с функционированием  и развитием учреждения культуры, рано или поздно заставляет менеджера  СКД задуматься о создании такой  системы учета и отчетности, которая  позволила бы ему без проблем  и, желательно, не покидая кабинета, решать несколько задач:

- получать необходимую  для принятия стратегических  решений информацию в финансовых  и натуральных показателях;

- следить за финансовыми  последствиями управленческих решений;

- наблюдать за эффективностью  деятельности как всего учреждения культуры, так и каждого структурного подразделения, а в некоторых случаях оценивать и эффективность отдельных операций.

Управленческий учет учреждения культуры – это развернутая система  учета и обработки информации, включающая в себя элементы математического  анализа. [4, с.52]

Система управленческого  учета – это "система управления организацией, предполагающая реализацию управленческих функций в отношении:

- совокупности процессов,  составляющих деятельность организации;

- участвующих в процессах  структурных единиц организации;

- используемых в процессах  ресурсов;

- показателей, отражающих  характеристики всех других категорий  объектов управления, для достижения  текущих и стратегических целей  организации".

Основа управленческого  учета - структурированная информация, собираемая и анализируемая в  мониторинговом режиме. Хорошо известно, что поиск и анализ данных - одна из прямых обязанностей службы маркетинга. [4, с. 56]

Цель управленческого  учета - так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого учреждения культуры. С его помощью можно составить  полную картину финансово-экономического состояния учреждения культуры в  любой момент времени, выяснить запас  ее прочности, определить потенциал  и перспективы развития.

Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности  управления учреждением культуры, а  не для отчёта перед контролирующими  инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие. Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор учреждения культуры. Бухгалтерский и управленческий учет используют разные подходы и служат для различных целей. Основные отличия управленческого учета от бухгалтерского представлены в таблице 1. [49, с. 23]

Таблица 1. Отличия управленческого  учета от бухгалтерского учета

В отличие от бухгалтерского учета, который ведется в учреждениях  культуры соответствии с законодательством, управленческий учет служит исключительно  для принятия управленческих решений. Преимущества системы управленческого  учета следующие:

- она написана конкретно  "под учреждение культуры";

- система гибкая и при  необходимости легко адаптируется  к новым процессам, возникающим  в рамках осуществления основной  деятельности;

- она включает в себя  как натуральные, так и финансовые  показатели;

- при должном внедрении  системы все принципы учета  понятны сотрудникам и руководителям  структурных подразделений, а  промежуточная отчетность используется  ими для более эффективного  решения повседневных задач.

Существует мнение, что  управленческий учет - штука непомерно  сложная и потому доступная и  необходимая только крупным учреждениям  культуры. Но это не совсем так. Действительно, "по-настоящему" такие системы  внедряют не более 10% учреждений культуры. [4, с. 18]

Управленческий учет не регламентирован  какими-либо правовыми актами и преследует только внутренние цели учреждения культуры. Как следствие, учетная политика и план счетов управленческого учета  формируются таким образом, чтобы  при минимуме затрат на ведение учета  получить все необходимые руководству  данные. [49, с. 36]

Управленческий учет предназначен для оперативного доступа к информации при принятии управленческих решений. Система управленческого учета  – это, в первую очередь, рабочий  инструмент руководителя и только потом - бухгалтера.

Одна из важных возможностей системы управленческого учета  – быстрый доступ к полным данным за несколько лет, а также сравнительный  анализ текущих результатов и  результатов прошлых периодов.

Все виды учета помогают менеджеру  учреждения культуры:

- управлять процессами, за  которые на него возложена  ответственность;

- координировать эти процессы  по учреждению культуры в целом.

В учете формируется информация для выполнения следующих трех основных целей:

1. Составление периодической  (рутинной) внутренней отчетности  для управленческих решений. Она  обеспечивает информацией решения,  принимаемые с определенной степенью  регулярности.

2. Составление нерегулярных (специальных) отчетов для управленческих  решений. В них формируется  информация для обеспечения решений  в ситуациях, которые возникают  без определенной периодичности  или представляют собой прецедент. 

3. Составление внешней  отчетности, предназначенной для  органов государственной власти  и других пользователей. 

Перечислим характеристики качественной информации [4, с. 62]:

- Информация должна быть, полной и оперативной. Но эти  требования противоречат друг  другу. Чем более оперативна  информация, тем менее она полна.  Чтобы согласовать это противоречие  нужно иметь организационно-штатную  структуру, должностные инструкции, прописанный документооборот, соответствующую  систему мотивации, планирование  и разумное использование принципа  существенности.

- Следующее требование  – доступность. Информация должна  быть понятна пользователю, иначе  он не сможет ее использовать.

- Надежность или достоверность  информации. Информация должна отражать  реальное положение дел в организации,  а не представляться в виде  обязательных официальных отчетов,  которые содержат весьма поверхностную  информацию. По этому параметру  принципиально важно опираться  только на первичные данные как в финансовом учете, так и в управленческом. Здесь вопрос достоверности решается одинаково.

- Сопоставимость. Представляемые  отчеты и информация, содержащаяся  в них должна быть сравнима  с прошлыми отчетами. Также необходимо, чтобы выполнялось условие сравнимости внутренней отчетности компании с отчетностью конкурентов и информацией, содержащейся в нормативных документах. Наконец, итоговые отчеты, поступающие из систем производственного, бухгалтерского, управленческого и финансового учета, должны быть сопоставимы между собой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ МБУК СЕЛЬСКИЙ ДОМ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА СТ. ЕЛИЗАВЕТИНСКОЙ: ПРАКТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

 

Общая характеристика МБУК Сельский дом культуры и спорта ст. Елизаветинской

Дом культуры и спорта станицы Елизаветинской является единственным культурным центром  в Прикубанском округе, охватывающим самые разные возрастные группы от 4 до 80 лет, успешно объединяя в себе творчество и спорт.

В ДК занимаются 23 творческих коллектива и 7 спортивных секций, в которые  непрерывным потоком идут дети и  подростки.

Восемь коллективов Дома культуры имеют звание «народный» и «образцовый»: народный хор «Елизаветинцы»; народный ансамбль танца «Станица»; народный ансамбль песни «Млада»; народный ансамбль песни «Созвездие»; народный ансамбль ветеранов «Огонек»; образцовый художественный детский ансамбль танца «Коханочка»; образцовый художественный детский ансамбль танца «Задоринка; образцовый художественный детский ансамбль песни «Подсолнушки».