Управление формальными и не формальными организациями

Из определения организации возникают три основных требования необходимые для ее создания: определенное количество участников, степень идентификации всех участников с целями организации, возникающие из интересов ее основателей, формальная структура властных отношений, иерархия, которая характеризуется определенной сложностью.

Члены организации дополняют друг друга, что делает их сильнее в борьбе за выживание. Без объединения в организации, самыми примитивными из которых были первобытные племена, человечество не смогло бы выжить и создать цивилизацию

Неформальные же возникают спонтанно, но тогда, когда люди достаточно часто вступают в отношения между собой. Неформальные группы, организации, существуют почти во всех формальных организациях, за исключением, возможно, очень маленьких. Их возникновение объясняется тем, что не все интересы или социальные потребности людей могут быть довольны в пределах формальной организации. Неформальные группы занимают особенное место в системе отношений, которая складывается в формальной организации и является предметом отдельного разговора. В дальнейшем, ведя речь об организации, будем иметь в виду формальную организацию.

Организации проектируются предварительно, они моделируются для формирования структуры, подчиняющиеся интересам достижения поставленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который будет действовать рационально и целеустремленно для достижения поставленной цели и будет совершенствовать методы ее достижения.

Но возникши, организации начинают часто действовать за собственной логикой и могут, в большей или меньшей степени, терять зависимость от людей, которые ее создали. Люди стремятся использовать организацию для достижения собственных целей. В частности, они надеются, что организация даст им возможность вести интересную и важную деятельность, обеспечит определенной информацией, предоставит необходимые права и самостоятельность, гарантирует безопасность и социальную защиту.

Организация, в свою очередь, использует возможности людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих членов наличия определенного опыта, знаний, квалификации, активного участия, по делам, ответственности, дисциплины, признание своих целей и ценностей и тому подобное.

В идеале отношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той или другой стороны, когда или организация унижает людей до положения винтиков, или люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося убытки ее потенциалу и репутации.  Так или иначе, результат одинаков — организация ослабевает и перестает эффективно выполнять свои функции.

Люди вступают в формальные организации по целому ряду причин. Амитаи Етциони классифицирует организации исходя из этих причин и выделяет три основных типа организаций: добровольные, принудительные и утилитарные. Добровольные организации – это ассоциации, члены которых обладают правом свободного вступления и выхода. Члены таких организаций не получают платы за участие в их деятельности. Индивиды вступают в добровольные организации, чтобы заполнить свободное время, пообщаться с единомышленниками, исполнить общественный долг, послужить какому-то делу или постараться помочь самим себе.

Членами некоторых принудительных организаций становятся против своей воли. Индивиды также вступают в формальные организации, созданные с практическими целями,– в утилитарные организации. Университеты, корпорации, фермерские ассоциации, профсоюзы, правительственные и частные фонды принадлежат к числу формальных организаций, созданных людьми для выполнения насущных повседневных задач. 
Утилитарные организации представляют собой нечто среднее между добровольными и принудительными организациями: членство в них не является ни полностью добровольным, ни исключительно обязательным. К примеру, никто не будет заставлять вас поступить на работу в корпорацию, но если вам понадобятся средства к существованию, вам просто необходимо будет согласиться на эту должность [1].

Очень важно, чтобы руководители понимали, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными.

Рис. 2. Схема формальных и неформальных связей в группе

 

Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. В модели Хоманса под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств — положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем (Рис.2). Помимо того, что модель демонстрирует, как из процесса управления (делегирования заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные организации, она показывает необходимость управления неформальной организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние и на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам и другим явлениям, которые немаловажны для оценки деятельности организации. Поэтому, даже если формальная организация создана не по воле руководства и не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленных ею целей.

Одна из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению группами и неформальными организациями, — это изначально невысокое мнение о них руководителей.

Некоторые неформальные группы могут вести себя непродуктивно, что будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, приводящие к негативному отношению к руководству. Принятые нормы, могут привести к тому, что продуктивность организации будет ниже той, что определена руководством.

Случаи отрицательной реакции нередко мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных групп. Так как для того чтобы состоять в группе, надо работать в организации, преданность группе может перерасти в преданность организации. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству.

  Сегодняшние теоретики считают, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Скотт и Дэвис предлагают решить этот вопрос следующим образом:

1.         Признать существование неформальной организации и осознать, что ее уничтожение повлечет за собой уничтожение и формальной организации. Поэтому руководству следует признать неформальную организацию, работать с ней и не угрожать ее существованию.

2.         Выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп.  

3.        Перед тем, как предпринять какие-либо действия, просчитайте их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию.

4.         Чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, разрешите группе участвовать в принятия решений.

5.         Быстро выдавайте точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов.

 

Выводы

 

Таким образом, поскольку любые организации состоят из групп, руководителю необходимо хорошо разбираться в особенностях возникновения и развития формальных и неформальных структур.

Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен пытаться обеспечить тесное взаимодействие между формальными  и неформальными подразделами организации, так как это непосредственно влияет на качество выполнения работ и на отношение работников к руководителям.

Ради повышения эффективности работы всей организации преодоления потенциальных проблем и получения выгод неформальных структур, руководство должно признать неформальную группу, работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных групп и позволять им принимать участие в принятии решений.

 

Глава 2. Разработка стратегии усовершенствования управлением рекрутинговой компании «PROFI – CONSULTING»

 

2.1. Анализ влияния неформальных  коммуникаций в корпоративном  управлении рекрутинговой компании  «PROFI – CONSULTING»

 

 

Рекрутинговая компания «PROFI – CONSULTING» - одна из ведущих компаний на украинском рынке кадровых услуг, специализирующаяся специализирующаяся в области подбора управленческого персонала высшего, среднего звена и его развития.

Компания основана 14 февраля 1997 года с целью поиска и подбора персонала высшего, среднего и ключевых специалистов во всех регионах Украины, СНГ, Европы.

Миссия компании – предоставлять своим клиентам высококачественные услуги в области управления персоналом, постоянно совершенствуя и развивая их спектр.

C 1998 года компания является членом Всеукраинского Объединения Кадровых Агенств UMSG (Ukrainian Management Search Group).

В сентябре 2003 года компания стала членом Всеукраинской общественной организации «Украинская Рекрутинговая Ассоциация» («УРА»),  что подверждает  профессионлизм, качество работы компании и соблюдение этических норм ведения бизнеса.

В январе 2005 года компания «PROFI-CONSULTING» инициировала и создала Харьковскую Ассоциацию Консультантов по Подбору персонала (ХАКПП), в которую входит 8 ведущих рекрутинговых агенств Харькова.

Постоянное стремление ориентироваться на потребности Заказчика определяет спектр услуг, который  компания предлагает свои клиентам:

• Executive Search – подбор топ-менеджеров и редких специалистов для крупных, международных компаний  
• Middle Management Recruitment – оперативный подбор менеджеров среднего звена с использованием различных методов поиска   
• Outplacement – поддержка увольняемого персонала Клиента  
• Бизнес-тренинги – корпоративные и открытые программы по различным темам  
• Клуб менеджеров по персоналу "HR-Мастерская" – "свободная" area для обмена  опытом, знаниями в сфере Human Resource  
• Академия HRD – цикл открытых тренингов для специалистов в области управления персоналом  
• Школа "NEW HR Generation" – программа обучения для "молодых" HR-менеджеров  
• School "English for HR" – специализированный курс английского языка для менеджеров по персоналу
• Школа бизнес-тренеров "ТИГР" - комплексная системная авторская подготовка бизнес-тренеров
• Salary Survey – проведение обзоров заработных плат и компенсаций  
• Профессиональное тестирование – тестирование специалистов финансово-экономического блока, предоставление профессиограммы [31]

Рекрутинговая компания "PROFI-CONSULTING" имеет линейно-функциональную модель управления.

 

 

 

 

Рис. 4. Структурно-функциональная модель

рекрутинговой компании "PROFI-CONSULTING"

В ноябре 2003 году рекрутинговая компания "PROFI-CONSULTING" объединила HR-директоров, менеджеров по персоналу, сотрудников отдела кадров и всех специалистов в области управления персоналом в сообщество под названием - Клуб "HR-Мастерская".

Клуб "HR-Мастерская" - это уникальная "свободная area" для обмена знаниями и совместного развития, для встреч с яркими личностями, интересными и успешными людьми, опытными специалистами в разных областях.

Клуб ежемесячно собирает всех, кто небезразличен к своему профессиональному развитию и искренне стремится найти решение задач, общих для всех HR-менеджеров, это и профессионалы с большим опытом работы, и начинающие менеджеры по персоналу, только познающие секреты HR-мастерства.

На сегодняшний день Членами Клуба "HR-Мастерская" являются более 50 HR-ов. Каждое ежемесячное Заседание Клуба — это всегда Событие, это еще один шаг в своем развитии и душевное общение с коллегами, поэтому все Члены и Гости Клуба стремятся не пропускать ни одного мероприятия.

Цели и задачи Клуба "HR-Мастерская"

• содействие профессиональному росту и личному развитию каждого Члена Клуба;
• взаиморазвитие Членов Клуба посредством обмена опытом, профессиональными наработками, технологиями, знаниями и идеями;
• совершенствование культуры управления персоналом, кадрового рынка и трудовых отношений;
• и, наконец, немного отдохнуть с пользой за чашечкой кофе/чая в кругу коллег.

Время и формат проведения Заседаний

• каждый третий четверг месяца с 17.00 до 19.00;
• мастер-класс, круглый стол, дискуссия, мини-тренинг, авторский вечер;
• Заседание заканчивается дружеским чаепитием в комфортной, непринужденной атмосфере, располагающей к живому и неформальному общению.

Членом Клуба может стать специалист в области управления персоналом любого профессионального уровня или любой желающий развиваться в этой сфере. Для этого необходимо:

• ознакомиться с Уставом профессионального Клуба;
• при условии согласия с правами и обязанностями Членов Клуба заполнить регистрационную Анкету.
• внести первоначальный взнос за три месяца в размере 120,00 грн., и в дальнейшем оплачивать ежемесячные членские взносы в размере 40,00 грн.