Управление проектами

Оглавление

Введение

1.Управление и управление проектами

2. Процессы управления проектами

Заключение

Библиографический список

Введение

Сегодня для всех предприятий актуальной является проблема эффективного управления. Успех каждой организации зависит от ее способности  адаптироваться на изменения внешнего окружения. Именно понятие «изменения» является сущностью любого проекта, а управление проектами (УП) рассматривается как универсальная методология управления такими изменениями. Управление проектами не является чем–то необыкновенным – это наиболее эффективное средство достижения результата. Лучше или хуже, в зависимости от умений, интуиции и удачи менеджеров, проекты всегда должны быть управляемы.

Цель работы – дать представление о современной концепции и области применения управления проектами, обосновать применения методологии  УП для ИТ–проектов, рассмотреть такой  аспект реализации ИТ–проектов,  как управление рисками. ИТ–проекты разнообразны по содержанию, целям и результатам.

1.Управление и управление проектами

Существует большое количество определений понятия «управление проектами» или «проектный менеджмент». Употребляя модное слово  «проект» к месту и не к месту,   на сегодняшний день пользователи чаще всего не имеют четкого представления о моделях, методах, инструментах  и технологиях управления проектами. Считается, что проект – это очень простой способ подготовки и реализации идей и замыслов, лишь бы были деньги. Но как только появляются деньги, непрофессионализм приводит к существенным задержкам проекта по времени и перерасходам по стоимости. И как результат, проект становится убыточным даже при сверхприбыльном замысле.

В классических учебниках по менеджменту приводится следующее определение понятия «управление»:

Управление – это процессы организации, планирования, мотивации и контроля, направленных на достижение целей организации.

Что такое управление проектами? Управление проектами (project management) в широком понимании –  это профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов.

Применение методологии управления проектами дает возможность четко определить цели и результаты проекта, дать им количественные характеристики, временные, стоимостные и качественные параметры проекта, создать четкий план проекта, выделить, оценить  риски и предотвратить возможные негативные последствия во время реализации проекта.

На сегодняшний день методология управления проектами доказала свое право считаться одним из самых эффективных способов успешной реализации проектов.

Управление проектами – это синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и профессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, экологические, научно–исследовательские и др.). Однако подлинно самостоятельной дисциплиной управление проектами стало благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности.

Универсальные знания и методы управления проектами позволяют решать такие задачи, как:

   определение целей проекта;

   подготовка обоснования проекта;

   его структурирование (подцели, подпроекты, фазы и т.д.);

   определение финансовых потребностей и источников финансирования;

   подбор поставщиков, подрядчиков и других исполнителей (на основе процедур торгов и конкурсов);

   подготовка и заключение контрактов;

   расчет сметы и бюджета проекта;

   определение сроков выполнения проекта и разработка графика реализации;

   контроль за ходом выполнения проекта и внесения корректив в план реализации;

   управление рисками в проекте;

   обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Современные методы управления проектами уходят корнями в 50-е годы текущего столетия. Практически одновременно две проектные группы представили методы управления сложными комплексами работ. Компании Du Pont и Remington Rand предложили метод, который получил название Метод критического пути (Critical Path Method - CPM). Он появился в процессе планирования работ по модернизации заводов фирмы Du Pont. Независимо от них в военно-морских силах США был создан метод  для анализа и оценки длительности выполнения работ (Program Evaluation And Review Technique - PERT). Его разработали корпорация Lockheed Air Craft, консалтинговая компания Booz, Allen & Hamilton и особое проектное бюро ВМС США в процессе создания ракетного комплекса Polaris. Благодаря PERT проект, который состоял из 60 тыс. операций и объединял около 3800 основных подрядчиков, удалось закончить на два года раньше запланированного срока. Его успешное завершение способствовало тому, что вскоре данный метод стал повсеместно применяться для планирования проектов в вооруженных силах США.

Все эти пятьдесят лет методика управления проектами не стояла на месте, а постоянно развивалась. Основные принципы и положения этой дисциплины описаны в «Своде знаний об управлении проектами» (Project Management Body of Knowledge / Project Management Institute, Drexel Hill, USA, 1987). (Project Management Body of Knowledge – PMBOK).

Прежде чем говорить о том, как управлять проектами, определимся сначала, что подразумевается под термином “проект”.

Любая организация осуществляет некую целенаправленную деятельность. Эта деятельность включает какие-то повторяющиеся операции (например, серийное производство или сдача бухгалтерской отчетности) или отдельные проекты. Операции   и проекты имеют много общего, например:

                 имеют определенные цели;

                 выполняются людьми;

                 реализовываются   в условиях ограниченных ресурсов;

                 подлежат управлению, т.к. планируются, выполняются и контролируются.

Главное различие между операциями и проектами состоит в том,   что первые выполняются многократно и являются чем–то постоянным, тогда как проекты являются временными и уникальными. Таким образом, проект может быть определен через свои отличительные характеристики:

Проект–это временное действие, которое выполняется для создания уникального продукта или услуги. Временное обозначает, что каждый проект имеет свои определенные начало и конец. Уникальный обозначает, что продукт или услуга принципиально отличается от других аналогичных продуктов или услуг, так как принципиально отличаются условия создания этих продукта или услуги в каждом проекте.

Авторитетная в области управления проектами, признанной специальной дисциплиной управления, организация Project Management Institute определяет проект как “совокупность действий (процессов), приносящих результат, во время которых людские, финансовые и материальные ресурсы определенным образом организуются с тем, чтобы результат соответствовал утвержденным спецификациям, стоимостным и временным затратам как по качественным, так и по количественным показателям”.

Таким образом, проект – это уникальная совокупность взаимосвязанных работ, обладающих следующими отличительными чертами:

      Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований.

      Определенная степень уникальности целей проекта и условий его осуществления.

      Ограниченность во времени с определенными сроками начала и конца проекта.

      Ограниченные ресурсы, включая человеческие, финансовые, материальные.

      Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта.

      Неизбежность различных конфликтов.

Как видно, под это определение попадают практически все виды человеческой деятельности.

Проект - уникальный набор скоординированных действий, направленных на достижение фокусированного полезного результата необходимого качества в условиях ограниченности ресурсов.

Начиная с середины ХХ столетия, число проектов, их средняя сложность стали резко возрастать, что особенно было заметно в наукоемких и технически сложных отраслях экономики (аэрокосмическая промышленность, энергетика, электроника, связь, транспорт и др.).

К настоящему времени управление проектами стало признанной во всех развитых странах  методологией инвестиционной деятельности.

Сущность методологии управления проектами заключается в том, что ответственность за выполнение проекта и достижение результатов  проекта лежит на  определенном лице (менеджере проекта) или на ограниченной группе лиц.

Методология управления проектами полностью отлична от чисто технической методики, которая часто связана с большинством проектом. В реальной жизни существует множество аспектов проекта, которые лежат вне границ технических областей и которые необходимо организовывать с максимально возможными тщательностью и вниманием. То есть, чтобы достичь поставленных перед проектом целей при оптимальном использовании  ресурсов и максимальном удовлетворении участников проекта, такие нетехнические аспекты проектов должны быть хорошо управляемы, а это во многом зависит от компетенции проектных менеджеров и команд управления проектами.

Методология управления проектами эффективна не везде и не всегда. Эффективность ее применения зависит от личного восприятия и готовности применения на практике, а также от внешнего окружения и его влияния на проект.

Применять профессиональные методы управления проектами нужно для успешного достижения целей и результатов проекта с требуемым качеством, в установленные сроки, в рамках бюджета и для удовлетворения участников проекта.

2. Процессы управления проектами

Управление проектами состоит из процессов по осуществлению проекта. В системе УП реализуются две группы процессов:

      проектно–ориентированные процессы, направленные на достижение результатов проекта – создание нового продукта или услуги;

      процессы управления проектом.

Множество процессов управления проектами разделяется на пять групп, каждая из которых состоит из нескольких процессов:

      процессы инициации – формальное признание того, что начинаются работы по проекту или его очередной фазе;

      процессы планирования – разработка плана проекта для успешного достижения целей и результатов проекта;

      процессы выполнения – координация людских и материальных ресурсов для выполнения планов проекта;

      процессы контроля – слежение за ходом выполнения проекта и достижения целей путем мониторинга, количественной оценки объема выполненных по проекту работ и осуществления необходимых корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений от плана проекта;

      процессы закрытия – формальная приемка выполненного проекта или его отдельной фазы, закрытие контрактов и завершение проекта.

Принципиальная схема процесса управления проектом приведена на рисунке 1.

Рис.1 Схема процесса управления проектом.

Применима ли методология управления проектами для осуществления ИТ–проектов?

Прежде чем ответить на этот вопрос, рассмотрим характерные особенности ИТ–проектов.

Итак,

Практически каждая организация в процессе своей деятельности сталкивается с тем или иным ИТ–проектом. Так как, цели, результаты и условия реализации этих проектов различны,  то можно говорить об их многообразии  и сложности.

В условиях конкурентной рыночной среды к ИТ–проекту следует относиться как к самостоятельному инвестиционному проекту, то есть как к способу инвестирования средств в качественное улучшение управления компанией.

ИТ–проект в организации необходимо рассматривать как часть большой системы (например, программы по реструктуризации предприятия, в которой ИТ–проект является одним из структурных элементов), потому что изменения, вызываемые реализацией ИТ–проекта, затрагивают  все бизнес–процессы предприятия, а также  его организационную структуру.

Одной из особенностей ИТ–проектов является наличие изменений в проекте, которое иногда касается не только условий реализации проекта, но и самой цели проекта или ее качественных характеристик. Приступая к реализации подобных проектов, необходимо иметь задокументированные цели проекта , а также способы их измерения и их качественные характеристики. Связано это с тем, что по ходу реализации и завершения проекта необходимо выполнять анализ его осуществления. На основании каких параметров и каких значений можно проводить такой анализ? Кроме того, измеряемая цель необходима для того, чтобы избежать субъективизма в оценке того, исполнен проект полностью или нет, и если исполнен, то насколько.