Внешняя и внутренняя среды организации, их анализ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Факультет управления

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Менеджмент"

на тему "Внешняя и внутренняя среды организации, их анализ".

 

 

 

Выполнила.

Группа МН-21

Руководитель:

Регистрационный номер:

Дата сдачи на проверку:

Оценка после защиты:

 

 

 

Киров

2008

 

Содержание

 

 

Введение

 

Объектом управления на любом уровне (будь-то руководитель предприятия, банка, школы, больницы или же руководитель государства, партии, кооператива) выступает организация в какой-либо ее конкретной форме.

Под организацией понимается относительно изолированная часть целостной структуры общественного производства, которая характеризуется, прежде всего, двумя важнейшими признаками - открытостью и системностью.

Именно эти два признака (открытость и системность) формируют понятие организации с управленческой точки зрения: организация есть открытая система. Каждый из этих двух терминов ("открытая" и "система") несет в себе определенную смысловую нагрузку. От понимания смысла каждого из них зависит и восприятие целостной концепции управления.

Открытость - это свойство организации испытывать на себе воздействие факторов внешней среды. Управление с этой точки зрения означает:

выделение факторов внешней среды, оказывающих или могущих оказывать воздействие на организацию;

выявление требований каждого из выделенных факторов, которые имеют значение для организации;

адаптация организации к требованиям таких факторов (или учет требований особенно применительно к косвенным факторам внешней среды).

Системность означает наличие внутренней среды организации, структуризацию этой внутренней среды и понимание того, что все ее структурные единицы, т.е. внутренние переменные, взаимосвязаны и изменение одной из них обязательно приведет (может привести) к изменению формы или содержания всех остальных (или некоторых из них) внутренних переменных. В этом смысле термин "система" может быть по смыслу заменен другим термином - "механизм".

При таком восприятии понятия организации менеджер ориентируется на то, что он может вносить любые изменения (не противоречащие законодательству, здравому смыслу и общепринятой этике и морали) в деятельность организации, но при этом он вынужден помнить о том, что изменение любого элемента целостной системы повлечет за собой изменение функционирования и других элементов, а, в конце концов - и всего механизма, т.е. всей системы в целом. Вот в этом и заключается главная трудность в деятельности менеджера: те ли изменения происходят с другими элементами системы, на которые он полагается при внесении изменения в функционирование одного из них, предусмотрел ли он, что при изменении способа функционирования одного из элементов другие элементы также будут подвержены каким-то определенным изменениям. Таким образом, влияние факторов среды на деятельность организации существенно и требует пристального рассмотрения. [13, с.9-11]

В рамках данной курсовой работы предстоит ответить на вопросы, касающиеся внутренней и внешней среды организации.

Данная тема является актуальной, потому что анализ среды нужен для определения стратегии поведения предприятия и проведения этой стратегии в жизнь. Важно правильно изучить внутреннюю и внешнюю среду организации для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности компании. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

Курсовая ставит своей целью изучить факторы внутренней и внешней среды организации, дать их подробный анализ.

Цель предусматривает решение следующих задач:

1) Охарактеризовать факторы внешней среды, воздействующие на предприятие.

2) Выделить факторы внутренней среды организации.

3) Рассмотреть SWOT-матрицу как метод исследования факторов внешней и внутренней среды организации.

4) Провести анализ внешней и внутренней среды, воздействующей на ООО "Кижмола".

5) Построить SWOT-матрицу внешней и внутренней среды ООО "Кижмола".

Объектом исследования выступает ООО "Кижмола".

Предмет исследования - анализ факторов внешней и внутренней среды торгового предприятия.

Материалы по названной проблеме были взяты как из учебной литературы, так и глобальной сети Интернет. При написании курсовой работы использованы следующие источники литературы: учебники по менеджменту, отчет по учебно-ознакомительной практике, статьи из журналов по менеджменту.

При написании курсовой работы использовались следующие методы: аналитический, сравнительный, метод группировки, когда показатели группируются и сводятся в таблицу.

 

1. Теоретические и методические основы внутренней и внешней среды организации

1.1 Понятие и структура среды организации

 

Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Структура организации - это взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей. Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации. Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами по финансам, производству, сбыту и т.д. [10, с.28]

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Изучение внутренней среды компании дает руководству возможность оценить внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны компании, руководство имеет возможность расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно, предупредить возникновение возможных проблем. Как и в случае с внешней средой, задача менеджмента компании поддерживать и улучшать стороны, которые увеличивают конкурентное преимущество компании в долгосрочном периоде. [3, с.188-189]

1.2 Факторы внутренней среды организации

 

Внутренняя среда организации - та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренний потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология и люди. [3, с. 196]

Цели. Организация, по определению, это, по крайней мере, два человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели - есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в таких показателях, как удовлетворение потребителя или пользователя услуг, условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала, техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам, минимизация издержек производства.

Структура. Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда (разделение труда на составляющие компоненты) по специализированным линиям. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. [8, с.14]

Задачи. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.

Технология. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди. Люди являются основой любой организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе. [7, с.27-29]

1.3 Факторы внешней среды организации

 

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Классификация факторов и качеств внешней среды вследствие их многообразия различна и в ее основу могут быть положены различные принципы. Придерживаясь в целом принятой в менеджменте классификации, можно предложить следующий перечень характеристик внешней среды.

• взаимосвязанность факторов - уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы;
• сложность - число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
• подвижность - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации;
• неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. [11, с.131]

Одним из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две основные группы: микросреду (среду прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия). Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формируют субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации, такие как поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так же заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако менеджеру необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К основным факторам косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политико-правовые.

 

Рисунок 1. Среда фирмы. [6, с.145]

 

Среда прямого воздействия:

Внешнюю микросреду организации можно схематически представить как систему ее материальных, финансовых и информационных связей [6, с.180]