Внешняя среда организации и её влияние на эффективность управления

 

Многие  организации прилагают целенаправленные усилия для поддержания хороших  отношений с общинами, в которых  они функционируют. Эти усилия могут  выражаться в форме финансирования местных школ, благотворительной  деятельности или поддержке молодых  дарований в управлении вместо подношений сообществу наличными. [7]

1.5 Роль прогнозирования в деятельности  организации

 

Прогнозирование внешней среды помогает контролировать внешние по отношению к фирме  факторы, получить важные результаты (время  для разработки системы раннего  предупреждения на случай возможных  угроз, время для прогнозирования  возможностей, время для составления  плана на случай непредвиденных обстоятельств  и время на разработку стратегий). Для этого необходимо выяснить, где находится организация, где она должна находиться в будущем и что для этого должно сделать руководство. Угрозы и возможности, с которыми сталкивается фирма, можно выделить в семь областей:

 

Некоторые факторы в экономической окружающей среде должны постоянно диагностироваться  и оцениваться, т.к состояние экономики влияет на цели фирмы. Это темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия.

 

Активное  участие предпринимательских фирм в политическом процессе является указанием  на важность государственной политики для организации; следовательно, государство  должно следить за нормативными документами  местных органов, властей субъектов  государства и федерального правительства.

 

Рыночная  среда представляет собой постоянную опасность для фирмы. К факторам, воздействующим на успехи и провалы  организации, относятся распределение  доходов населения, уровень конкуренции  в отрасли, изменяющиеся демографические  условия, легкость проникновения на рынок.

 

Анализ  технологической среды может, по меньшей мере, учитывать изменения  в технологии производства, применение ЭВМ в проектировании и предоставлении товаров и услуг или успехи в технологии средств связи. Руководитель любой фирмы должен следить за тем, чтобы не подвергнуться “шоку будущего", разрушающего организацию.

 

Любая организация должна исследовать  действия своих конкурентов: анализ будущих целей и оценка текущей  стратегии конкурентов, обзор предпосылок  в отношении конкурентов и  отрасли, в которой функционируют  данные компании, углубленное изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

 

Эти факторы включают меняющиеся отношения, ожидания и нравы общества (роль предпринимательства, роль женщин и  национальных меньшинств в обществе, движение в защиту интересов потребителей).

 

Руководство фирм, действующих на международном  рынке, должно постоянно оценивать  и контролировать изменения в  этой широкой среде.

 

Таким образом, прогнозирование внешней  среды позволяет организации  создать перечень опасностей и возможностей, с которыми она сталкивается в  этой среде. Для успешного же планирования руководство должно иметь полное представление не только о существенных внешних проблемах, но и о внутренних потенциальных возможностях и недостатках  организации.

1.6 Анализ неопределенности организационной  среды

 

Существует  множество факторов среды, которые  влияют на организацию, хотя эффект их воздействия на организацию может  быть не совсем явным. Для того чтобы  оставаться прибыльными, организации  должны противостоять неопределенности обстановки. Под неопределенностью  подразумевается то, что зачастую решения приходится принимать без  достаточной информации о факторах среды, и руководителям, принимающим  решения, трудно предсказать внешние  изменения. Неопределенность обстановки повышает вероятность рисков провала  стратегии организации и затрудняет расчет затрат, связанных с альтернативными  стратегическими направлениями.

 

Организации стараются получить представление  о неопределенных условиях посредством  анализа, пытаясь свести многочисленные факторы обстановки к модели, которая  будет понятной и, согласно которой, можно действовать.

 

Обстановка, с которой сталкиваются организации, не одинакова, поэтому ей соответствуют  различные уровни неопределенности, которые могут быть классифицированы на основе анализа двух характеристик:

 

степени простоты или сложности обстановки;

 

степени стабильности или нестабильности (динамичности) событий.

 

Неопределенность  внешней обстановки возрастает с  увеличением динамичности или же с усложнением ее условий. Степень  динамичности внешней среды определяется темпом и частотой изменений.

 

Измерение неопределенности внешней среды  по принципу "простая - сложная" имеет  отношение к количеству и несхожести внешних элементов, связанных с  деятельностью организации: в сложной  внешней среде взаимодействует  множество различных внешних  элементов, оказывающих влияние  на организацию.

 

Сложность может возникать из различий в  элементах внешней среды, с которыми сталкивается организация (например, международная  организация, работающая во многих странах), а также быть результатом суммы  знаний, необходимых для того, чтобы  справиться с воздействием обстановки (например, требование к аэрокосмической  компании).

 

В простой среде действуют, например, продовольственный магазин или  курсы обучения иностранному языку. В подобных случаях единственными  действительно важными внешними элементами являются несколько конкурентов, поставщики и потребители. Государственное  регулирование минимальное, изменения  в культуре имеют незначительное воздействие.

 

В сложной среде действуют университеты или районные управы. В университетах  пересекается целый спектр наук. Они  являются местными центрами культурного  обмена и обмена научными ценностями. Университеты вступают во взаимодействие с правительством и фондовыми  учреждениями, профессиональными и  научными ассоциациями, выпускниками, корпорациями. Это формирует большее  количество внешних элементов и  сложную внешнюю обстановку. Районные управы выполняют разнообразные  хозяйственные и социально-политические функции, направленные, прежде всего, на удовлетворение потребностей населения  и организаций, действующих на территории района. Их работа определяется постановлениями  префекта и мэрии, запросами и  жалобами населения, необходимостью обеспечения  успешной работы в районе городских  служб и многими другими факторами.

 

Измерение неопределенности внешней среды  по принципу "стабильная-нестабильная". Данная характеристика имеет отношение к темпам изменения внешней среды. Организации могут действовать гам, где изменения одного или многих факторов происходят медленно или очень быстро. Например, компании по производству электронно-вычислительной техники действуют в очень нестабильных или динамичных внешних условиях, в то время как многие муниципальные учреждения (например, общеобразовательные школы или службы по уборке территории) работают в стабильной обстановке.

 

Состояние "сложная стабильная внешняя среда" представляет в некоторой степени более высокий уровень неопределенности. При внешнем аудите необходимо учесть большое количество факторов, проанализировать и оценить их воздействие на эффективность организации. Однако в подобной среде внешние факторы не меняются быстро или неожиданно. Деятельность университетов, компаний по производству электрооборудования, страховых компаний осуществляется именно в такой сложной стабильной среде. Имеется большое количество внешних элементов, но, хотя они и меняются, перемены относительно постепенны и предсказуемы.

 

Состояние "простая нестабильная". В такой внешней обстановке происходит дальнейшее возрастание уровня неопределенности. Хотя у организации может быть всего несколько внешних факторов воздействия, их изменения труднопредсказуемы и они неожиданно реагируют на инициативы организации. Примерами организаций, действующих в таком типе внешней среды, являются производители модной одежды, персональных ЭВМ, шоу-бизнес. Действующие в этом секторе организации сталкиваются с постоянно меняющимися предложением и спросом.

 

Состояние "сложная-нестабильная". Наиболее высокий уровень неопределенности возникает в сложной-нестабильной обстановке. На организацию воздействует большое количество внешних факторов, они часто изменяются и резко реагируют на инициативы организации. Когда одновременно меняются несколько факторов, внешняя среда становится "бурлящей", или, как ее называют, турбулентной. С такой средой сталкиваются, например, электронные фирмы и авиакомпании. Так, в случае с авиакомпаниями: в течение всего лишь нескольких последних лет им пришлось противостоять росту числа региональных авиакомпаний, разрегулированию, войне цен, взлету цен на топливо, тесноте в аэропортах, изменению спроса потребителей и т.д. С подобными ситуациями сталкиваются аэрокосмические корпорации, компании связи, фармацевтические фирмы и многие другие.

 

Показатели  сложности и нестабильности внешней  среды по-разному воздействует на организационное поведение отдельных  функциональных подразделений организации. Рассмотрим в качестве примера воздействие  этих показателей на кадровую службу организации.

 

Простая и стабильная среда - самая простая  для работы отдела кадров. Прогнозирование  потребности в персонале относительно несложно, поскольку оно может  основываться на прошлых тенденциях. Необходимость изменения методов  стимулирования труда и мотивации  незначительны в связи с низкими  уровнями конкуренции. Доходы от продажи  и уровни прибыли, скорее всего, будут  оставаться постоянными, поэтому фонд заработной платы не меняется. Применяются  рутинные процедуры для поиска и  отбора персонала. Оценить информацию о внешней среде относительно легко, так как количество включенных элементов невелико.

 

Сложная и стабильная среда. С точки зрения перспектив управления персоналом, этот случай также не представляет серьезных  проблем. Прогнозирование потребности  в дополнительной рабочей силе относительно несложно в связи с высоким  уровнем стабильности и довольно значительным постоянством рынка труда. Оценка информации гораздо сложнее  из-за значительного количества вовлеченных  элементов. Однако нет серьезной  необходимости для изменения  политики в отношении работы с  персоналом, так как используемые методы работы достаточно эффективны.

 

Простая и нестабильная среда. Этот случай представляет более значительные проблемы. В связи  с высоким уровнем динамичности ситуации на рынке прогнозирование  результатов работы осложнено. Проблемы оценки менее значительны вследствие небольшого количества действующих  элементов. Однако, возможно, придется пересматривать и совершенствовать методы отбора персонала, систему премирования, мотивации.

 

Сложная и нестабильная среда. Это наименее благоприятное состояние внешней  среды для деятельности службы персонала. Оно делает процесс кадрового  планирования чрезвычайно трудным. Прогнозировать кадровые изменения  сложно из-за высокого уровня комплексности  проблем, затруднений со сбором информации и невозможности основываться на прошлых тенденциях. Управление персоналом, его планирование чрезвычайно осложнено  из-за циклических изменений потребности  в персонале из-за нестабильности рынка. Оценить информацию очень  трудно вследствие большого количества включенных переменных. Вероятно, придется более широко использовать услуги кадровых агентств. [8]

1.7 SWOT - анализ

 

Для того чтобы получить ясную оценку сил предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.

 

SWOT-анализ - это определение сильных и  слабых сторон предприятия, а  также возможностей и угроз,  исходящих из его ближайшего  окружения (внешней среды)

 

Сильные стороны (Strengths) - преимущества организации;

 

Слабые  стороны (Weaknesses) - недостатки организации;

 

Возможности (Opportunities) - факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества организации на рынке;

 

Угрозы (Threats) - факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации на рынке.

 

Для проведения анализ необходимо:

 

Определить  основное направление развития предприятия (его миссию)

 

Взвесить  силы и оценить рыночную ситуацию, чтобы понять, возможно ли двигаться в указанном направлении и каким образом это лучше сделать (SWOT-анализ);

 

Поставить перед предприятием цели, учитывая его реальные возможности (определение  стратегических целей предприятия)

 

Проведение SWOT-анализа сводится к заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие  ячейки матрицы необходимо занести  сильные и слабые стороны предприятия, а также рыночные возможности  и угрозы

 

Сильные стороны предприятия - то, в чем  оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся  опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и  современного оборудования, высокой  квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой продукции, известности  торговой марки и т.п.