Внешняя среда организации

Изложение концепции взаимодействия элементов высшей среды с организацией может быть представлено в виде простой  модели, состоящей из двух блоков.

Макросреда - элементы внешней  среды прямого и косвенного воздействия, определяющие условия деятельности организации.

Микросреда включает факторы  прямого воздействия, которые оказывают  влияние на основные функции предпринимательской  деятельности организации (рис. 3).

Приведенная модель показывает предпринимательскую деятельность организации с ее основными функциями, четыре из которых (финансы, маркетинг, персонал, материально-техническое  обеспечение (закупки)) показывают отношения  с элементами внешней среды прямого  воздействия. Производственная функция  реализуется только при взаимосвязи  этих четырех функций. С точки  зрения связи организации с внешней  средой, к перечисленным функциям (на схеме не показаны) можно добавить следующее.

1. Создание и совершенствование  продукта.

Научно-исследовательские  и проектные работы, направленные на разработку новых технологических  процессов или новой продукции  для улучшения предпринимательской  деятельности, повышения эффективности  производства, расширения предложения  новой продукции.

2. Связи с общественностью  (так называемые «паблик рилейшенз»). Управление отношениями и осуществление их между организацией и общественными структурами или средствами массовой информации.

Рис. 3. Концептуальная модель взаимодействия организации с внешней  средой

 

Эти функциональные виды деятельности составляют непосредственную внутреннюю среду организации или «микроуровень».

Факторы внешней среды  прямого воздействия непосредственно  связаны с основными функциями  управления и оказывают взаимное влияние друг на друга. На воздействие  внешней среды организация вырабатывает реакцию - способ уменьшения этого влияния  или его использования с выгодой  для себя.

Среда косвенного воздействия  может влиять на организацию через  изменение характеристик элементов  прямого воздействия или изменение  параметров внутренних элементов, но их воздействие проявляется не сразу, а в течение длительного времени.

Ниже эти факторы прямого  и косвенного воздействия рассмотрены  подробнее. Но для этого нам необходимо рассмотреть характеристики, присущие всем элементам внешней среды.

 

2. Общие характеристики  внешней среды.

 В практике деятельности организаций имеет место сложное взаимодействие и влияние переменных элементов организации на факторы внешней среды. Очевидно, что каждый отдельно взятый фактор будет воздействовать на различные организации по-разному.

Довольно часто они  образуют своеобразную «цепную реакцию», при которой действие одного фактора  образует «круги на воде», вызывающие активность других факторов. Такие  действия факторов обусловлены их общими характеристиками. В ряде исследований в области менеджмента выделяются, как правило, четыре основные характеристики внешней среды. Эти четыре характеристики, взятые из книги М. X. Мескона и др., следующие:

1. взаимосвязанность факторов  внешней среды;

2. сложность внешней среды;

3. подвижность внешней  среды;

4. неопределенность внешней  среды. Рассмотрим их более  детально.

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора  воздействует на другие факторы.

Проявление этой характеристики можно проиллюстрировать на примере  ситуации, в которой оказались  предприятия Украины после 1991 года.

Политические провозглашения суверенитета государств создали ситуацию, при которой политические факторы  оказали сильное воздействие  на общее экономическое состояние  предприятий Украины. Рост цен на энергоносители (особенно на нефть), монополия  России на ее поставку повлекли за собой  общее повышение цен на все  виды продукции.

Резкое отставание уровня заработной платы от уровня цен сильно сказалось на покупательной способности  населения. Готовая продукция оказалась, вместо потребительского рынка, на складах  предприятий. Проводимая государственная  налоговая и кредитно-финансовая политика создала заторы в финансовых артериях. Предприятия лишились оборотных  средств и стимулов к повышению  производительности труда. Произошел  спад производства. К этому можно  было бы добавить и целый ряд других фактов, но достаточно и этих примеров, чтобы показать сложную систему  взаимосвязанности факторов внешней среды и их сильного воздействия на деятельность предприятий.

Факт взаимосвязанности  не имеет государственных границ и особенно значим для мирового рынка.

Специалисты недавно ввели  понятие «хаотических изменений» для  описания внешней среды 80-х годов, которое характеризуется еще  более быстрыми изменениями и  более сильной взаимосвязанностью. Эмери и Трист указывают, что «выживание становится решающим образом, связанным с уровнем знаний организации о ее окружении».

Сложность внешней среды

Под сложностью внешней среды  подразумевается комплекс факторов, на которые организация обязана  реагировать, а также уровень  вариативности каждого фактора.

Разные организации осуществляют свою деятельность в разных внешних  условиях. Так, на одну организацию  оказывает влияние весь набор  факторов внешней среды, а на другую - только определенная их часть. Например, предприятие, выпускающее продукцию  по государственному заказу и использующее всего несколько входных материалов, работает в крупном городе с избытком необходимой рабочей силы, применяет  новую технологию, имеет несложную  внешнюю среду. У другого предприятия, выпускающего продукцию широкого потребления, рынки сбыта конкурентные. На предприятие  воздействует весь набор государственных  постановлений и профсоюзных  договоров. Для выпуска продукции  используется несколько быстроизменяющихся технологий. Эти предприятия имеют  очень сложную внешнюю среду.

По показателю разнообразия (вариативности) факторов в более  сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие.

Для того, чтобы организация работала устойчиво, менеджеры должны выявлять прямые и косвенные факторы внешней среды, которые воздействуют или могут воздействовать на ее функционирование и эффективность ее деятельности.

Подвижность внешней среды

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения  в окружении организации.

Окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью.

Подвижность среды создает  нестабильность условий деятельности организации. Нестабильность определяется тремя характеристиками: степенью привычности, темпами (скоростью) изменения и  предсказуемостью будущего.

Привычность событий характеризует  условия подвижности факторов внешней  среды. Они могут быть привычными для организации, изменяться в пределах накопленного организацией опыта, неожиданными, но имеющими аналоги в прошлой  деятельности организации, неожиданные  и совершенно новые для деятельности организации.

Темпы изменений характеризуют  возможности организации вырабатывать реакцию на проявление воздействий  факторов внешней среды. Темпы изменений  принято измерять тремя оценками: медленнее, чем реакция организации; сравнимая с реакцией организации; быстрее, чем реакция организации.

Предсказуемость будущего определяет характер изменения факторов внешней  среды по отношению к организации. Организация может иметь среду, предсказуемую по аналогии с прошлым, предсказуемую путем экстраполяции, предсказуемые серьезные проблемы и новые возможности, частичную  предсказуемость по слабым сигналам (ранним и неточным признакам наступления  важных событий), непредсказуемые изменения.

Прежде чем вы. решитесь на важные шаги в развитии предпринимательства (изменение технологии, разработку новой продукции, расширение рынка сбыта и т. п.), вам необходимо определить количественно параметр подвижности внешней среды. Без знания этой характеристики бизнес становится рискованным.

Подвижность среды - это явление  общее. Но ее значение зависит не только от конкретной организации, от ее отраслевой сферы деятельности и используемой технологии, но и от вида деятельности конкретных подразделений организации. Например, американские исследователи (М. X. Мескон, И. Ансофф и др.) установили, что у предприятий фармацевтической, химической и электронной промышленности, биотехнологии, производства компьютеров подвижность среды выше, чем у предприятий машиностроения, кондитерской и мебельной промышленности. Другой пример.

Во многих американских фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды (он отслеживает все технологические  нововведения), а производственный отдел работает в относительно медленно изменяющейся среде. Для предприятия  важно знать три основных параметра.

Как будет изменяться внешняя  среда?

Какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии  предприятия?

Какие возможности можно  извлечь, зная поведение внешней  среды в отношении предприятия?

Эти параметры желательно оценивать количественно.

Неопределенность внешней  среды.

Неопределенность внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает  организация (или лицо) по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  в достоверности этой информации.

Неопределенность внешней  среды характеризуется сильными и слабыми сигналами.

Сильными сигналами является очевидная и конкретная информация, выявленная в ходе наблюдения за факторами  внешней среды, на основании которой  организация в состоянии дать оценку значимости этих факторов и  принять соответствующие меры.

Слабые сигналы представлены малыми объемами информации, характеризующей  появление ранних и неточных (есть сомнения в точности информации) признаков  изменения определенных факторов внешней  среды. Например, страны бывшего социалистического  содружества и Ближнего Востока  являются очагом серьезных политических конфликтов, но нельзя с уверенностью спрогнозировать, где и когда  они возникнут и какую примут форму. При этом необходимо помнить, что такие слабые сигналы очень  быстро становятся сильными настолько, что организация может оказаться  не в состоянии на них реагировать  и ее интересы будут поставлены под  удар. Например, длительное время Ирак был зоной политического конфликта. Но в 2003 году события вокруг этой страны стали развиваться настолько  быстро, перерастая из политического  конфликта в начало военных действий, потребовали от государств и структур бизнеса принятия экстренных мер для предотвращения негативных последствий воздействия внешней среды.

Состояние внешней среды  можно охарактеризовать следующими параметрами:

1. Взаимосвязанностью факторов (сила, с которой изменение одного  фактора воздействует на другие  факторы).

2. Сложностью (число и  разнообразие факторов, значительным  образом влияющих на организацию).

3. Подвижностью (относительная  скорость изменения среды).

4. Неопределенностью (относительное  количество информации о среде  и уверенность в ее точности).

Управление организацией, с точки зрения внешней среды, представляет собой процесс приспособления целей, способов и средств их достижения к требованиям своего окружения  и создание такого потенциала, который  обеспечивал бы устойчивое и эффективное  ее функционирование.

 

3. Организация  как элемент внешней среды

Деятельность организации  всегда подчиняется общим законам  и принципам менеджмента. Характер их влияния на деятельность организации  определяется теми требованиями, которые  формируются в процессе ее взаимоотношений  с факторами внешней среды. Именно внешняя среда для каждой организации  определяет смысл ее создания, возможности  функционирования и результат деятельности. В этом смысле, внешняя среда представляет собой некую глобальную сложнейшую систему, в которую входит множество  разнообразных взаимно влияющих друг на друга организаций. Назначение этих организаций самое разнообразное - институциональное, производственное, посредническое, сервисное, инфраструктурное. Все они - организации, и каждая из них входит в свою внешнюю среду. В конкретный момент времени одни факторы внешней среды оказывают  влияние на значительное большинство  организаций (например, действие определенных законов), другие факторы имеют отношение  і только к конкретным организациям (например, поставщиком определенных ресурсов). С этой точки зрения, менеджерам, возглавляющим организацию, важно  понимать следующее:

· поскольку организация  является одним из элементов глобальной внешней среды, то она должна осуществлять свою деятельность в соответствии с  требованиями и условиями этой среды;

· попытки игнорировать эти  требования в своей деятельности приводят к отторжению организации  этой внешней средой, что приводит к исчезновению самой организации  или уходу из привычной для  нее сферы деятельности;

· место ушедшей организации  занимает конкурент, который будет  усиленно препятствовать возврату ее на прежнее место во внешней среде;

· постоянно происходящие видоизменения (подвижность факторов) в самой глобальной внешней среде  требуют постоянных видоизменений  и от каждой организации, входящей в  ее состав.

Влияние внешней среды  на деятельность организации происходит при помощи установления определенных условий (возможностей и ограничений) и форм взаимодействия. Условия, которые  определяются внешней средой, воздействуют на процесс формирования системы  целей, возможностей использования  всех видов и объемов ресурсов, поставки организацией результатов  своей производственной деятельности (товара, продукта, услуги). Рассмотрим эти условия подробно.

Смысл своего существования  организация отражает в системе  целей. Реальными, т. е. достижимыми  цели могут быть только при условии  учета требований внешней среды. Поэтому цели организации подразделяются на внеорганизационные и внутриорганизационные. Внеорганюационные цели, по своей сути, отражают желания, которые организация хотела бы получить от внешней среды, или же требования, которые внешняя среда предъявляет организации как условия ее нахождения в глобальной внешней системе. Внутриорганизационные цели представляют собой конкретную форму приспособления элементов организации к эффективной процедуре достижения внеорганизационной цели. Необходимость учета требований внешней среды определяет логику процесса формирования системы целей организации. Изначальное определение внеорганизационных целей позволяет руководству учесть возможности, свойственные в текущий момент внешней среде и определить конкретные формы использования представившихся возможностей.