Внутрифирменный контроль, его формы и средства реализации

 

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Астраханский государственный  технический университет»

 

 

 

Кафедра «Производственный менеджмент и

организация предпринимательства»

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Менеджмент»

на тему:

«Внутрифирменный контроль, его формы и средства реализации»

на примере ООО «Агентство маркетинговых коммуникаций «Продвигайся»

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка гр. ДФМ-41

Ажгильдиева Н.Р.

Проверила:

ст. пр. Ланцман Е.Н.

 

 

 

 

Астрахань  2011

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Теоретическая  часть 5

1.1. Понятие и принципы контроля 5

1.2. Формы контроля 8

1.3. Виды управленческого контроля 11

1.4. Этапы процесса контроля 14

1.5. Внешний и внутренний контроль 16

Глава 2. Аналитическая  часть 19

2.1. ООО «АМК  «Продвигайся» 19

2.2. Технико  - экономические показатели деятельности  ООО «АМК «Продвигайся» 22

2.3. Внутрифирменный  контроль ООО «АМК «Продвигайся» 27

Выводы и  предложения 28

Заключение 31

Список литературы 33

Приложение 35

 

 

 

 

Введение

Функция контроля имеет для менеджера особое значение и определяется как «процесс обеспечения достижения организацией своих целей». Контроль необходим менеджеру, во-первых, для снятия неопределенности информации о текущем состоянии дел в организации, во-вторых, для предупреждения возможности возникновения связанных с этой неопределенностью кризисных ситуаций и, в-третьих, для постоянного поддержания условий успешной деятельности предприятия.

Различают предварительный, текущий и заключительный контроль. Предварительный контроль имеет свою стратегию, правила и процедуры, его объектами обычно являются всевозможные ресурсы. Текущий контроль ведется, как правило, непосредственным начальником над своими подчиненными в течении все работы. Заключительный контроль проводится по окончании работы над произведенной продукцией либо по истечении определенного заданного времени.

Процесс складываются из трех взаимосвязанных этапов:

1) выработки критериев  и стандартов;

2) сравнения с этими  показателями полученных результатов;

3) выполнения требуемых  регулирующих и корректирующих  действий.

Хороший контроль отвечает следующим требованиям требования: своевременность; гибкость (способность отслеживать меняющиеся условия деятельности); нацеленность на конечный результат; высокий профессионализм; простота и экономичность.

Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность  оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае ее негативного развития.

На производстве обычно контролируют объемы, номенклатуру и качество выпускаемой продукции, производительность труда, квалификацию и рост кадров, трудовую дисциплину, финансовую дисциплину, сбытовую деятельность и другие сферы работы предприятия.

Объектом курсовой работы выступает ООО «АМК «Продвигайся». Предметом работы служит внутрифирменный контроль организации и его влияние на конкурентоспособность агентства  в современных условиях рынка рекламных услуг. Цель  изучить особенности внутрифирменного контроля, показать его влияние на систему управления агентства маркетинговых коммуникаций.

 Реализация цели предполагает  решение следующих задач:

• определить особенности внутрифирменного контроля агентства;
• рассмотреть формы и средства внутрифирменного контроля в организации;
• предложить  рекомендации по совершенствованию контроля в ООО «АМК «Продвигайся».

 

 

Глава 1. Теоретическая часть

1. Понятие и принципы контроля

Управление основывается на четкой системе контроля, без  которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер. Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах. Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента. Во вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевиной которой является механизм обратных связей. В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.

Рисунок 1.1. Три аспекта  контроля в управлении

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

• диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

• стимулирующую (по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание);

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);

• защитную (способствует сохранности ресурсов).

Контроль осуществляется в соответствии с определенными  принципами. Прежде всего он должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.

Речь идет не о мелочности требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации. Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, так как наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь  четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это затрачивает много сил и средств. Контроль осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.

Современный контроль направлен  не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях. Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость и приспособляемость к изменяющимся условиям. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и пр.).

Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует  о том, что он не повышает степени владения руководством реальной ситуацией, более того, направляет его действия по ложному пути. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе. Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.

Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его — быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми. Желательно избегать чрезмерного контроля над ними, тем более из недоверия, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.

Выполнение работы нужно  контролировать, хотя и не обязательно  скрупулезно, и если она не сделана, разобраться, почему так произошло. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей. Руководитель, для которого контроль наряду с планированием является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности и стремление к самосовершенствованию.

Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя. В целом на систему управленческого контроля влияют характер деятельности организации, степень ее самостоятельности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.

В процессе контроля могут  иметь место объективные и  субъективные ошибки. К ним можно отнести:

• контроль по случаю, не упреждающий  отклонения, а осуществляемый им вдогонку;

• контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

• контроль для проформы, например присутствия на рабочих  местах, и проч.;

• ориентация на прошлый  опыт, традиции, стереотипы;

• игнорирование личных особенностей людей;

• смешение фактов и выводов;

• отсутствие информирования контролируемых о результатах.

2. Формы контроля

Фирмы широко используют две  формы контроля: финансовый (как  основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она и служит основой сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения  на разных уровнях управления. В  высшем звене управления он ведется  через аппарат контролера (центральная  служба). Контроль за деятельностью  производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей  и в особенности от показателей  по прибыли и затратам. Они также  анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку  система отчетности отделений и  дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система  планирования, это облегчает осуществление  контроля за выполнением плановых показателей.