Значение коммуникации в управлении организацией

Частное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального  Образования

БАЛТИЙСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

ИНСТИТУТ

КАФЕДРА СОЦИАЛЬНОЙ ПСИХОЛОГИИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Реферат

По  дисциплине Деловая этика и этикет

 Тема:

Значение  коммуникации в управлении организацией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила Юркевич Екатерина Владимировна

студентка II курса заочной формы обучения

специальность – менеджмент

факультет «Управления»

Проверила К.псх., доц. Кукулите Т.Г..

 

Санкт-Петербург

2013г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение            3

Коммуникационный Процесс В  Организации     4

Типы Коммуникаций Типы Коммуникаций.     5

Повышение Эффективности Организационной  Коммуникации  8

Противоречия, Конфликты И Компромиссы     9

Доверие В Организациях        10

Выво д           17

Список литературы         18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Для эффективного управления деятельностью в организации  большое значение имеет прием, переработка  и передача информации, поэтому очень  многое зависит от построения коммуникативной  структуры, коммуникативной связи  в социальной группе.

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом.

А одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений, и доводит принятые решения  до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  ошибочными, люди могут неверно  понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

В данной работе мы определим значение коммуникации в управлении организацией.

 

 

1. Коммуникационный Процесс В Организации

 

Коммуникационный  процесс — это обмен информацией  между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

В процессах  коммуникации, т. е. в процессах взаимодействия между людьми (процессах обмена информации и передачи сведений), участвуют руководители и работники организации.

Коммуникации  бывают: между организацией и внешней  средой, между подразделениями организации, между работниками подразделений  по уровням производства и управления, формальные и неформальные (рис. 1).

 

 
   Рис. 1. Формирование коммуникаций в организации

 

Организационные отношения включают внутренние и  внешние связи – коммуникации, которые рассматриваются как  процесс и как явление (рис. 64).

 

 
   Рис. 2.Сущность коммуникации.

Коммуникационный  процесс в организации или  группе реализуется через следующие  функции: 
   – информативную – передачу истинных или ложных сведений, играющих роль при принятии решений; 
   – мотивационную – побуждение работников к исполнению и улучшению работы; 
   – контрольную – отслеживание поведения работников различными способами; 
   – экспрессивную – способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний и отношению к происходящему, удовлетворение социальных потребностей. 

2. Типы Коммуникаций Типы Коммуникаций.

 

Внутриличностная  коммуникация – возникающая внутри самого индивида (его мысли и чувства создают послание, а мозг обрабатывает его).

Межличностная коммуникация – с другим человеком.

Коммуникации  в малой группе – каждый индивидуум может быть услышан, так как имеет равный шанс для обсуждения, но возникает вероятность недопонимания. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная  коммуникация – это послание выступающего в аудитории, при большой группе. Каналы те же, что и при межличностном общении или в малой группе, возможно, необходимы ораторские данные.

Внутренне оперативная коммуникация – состоит из структурированной коммуникации в пределах организации, направленной на достижения ее цели. Структура подразумевает, что коммуникация представляет собой часть деятельности организации.

Внешнеоперативная коммуникация – связана с межорганизационной деятельностью, осуществляется с внешними институтами.

Личностная  коммуникация – случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

 

Формы и  методы коммуникаций. 
   Традиционно выделяют две формы коммуникации:

• вербальную (в качестве символа используются слова) – устную (методы: конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы) и письменную (методы: письма, отчеты, записки, правила и процедуры, электронная почта);
• невербальную – передача информации при помощи движения тела человека (методы: поведение человека, гримасы, взгляд, интонация, тембр голоса, поза, жесты).

 

Характеристика методов коммуникаций приведена в табл. 7. 
  
   Таблица 7 
   Характеристика методов коммуникаций 
 

 

Направления коммуникаций. В организации существует три основных потока информации: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. 
   

Элементы  коммуникаций. 
   

Источники – сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование – перевод идей источника в  систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.

Передача  сигнала – принятие информации получателем  от отправителя, которая зависит от используемого канала.

Расшифровка-прием  – приемник расшифровывает сигнал в зависимости от предыдущего  опыта и рекомендации: чем ближе  сигнал к цели, тем эффективнее  коммуникация.

Канал –  передаточный механизм от источника  к приемнику – это устное обращение  друг к другу, телефон, групповые собрания.

Обратная  связь – позволяет определить, насколько эффективно осуществлена коммуникация.

Помехи  и барьеры – факторы, нарушающие качество сигнала: отвлечения, неправильная интерпретация, статусное различие между руководителем и подчиненным. 

3. Повышение Эффективности Организационной  Коммуникации

 

Качество  организационной коммуникации оказывает  непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников. Сегодня  значение коммуникаций возрастает в  связи с повышением уровня информатизации. Эффективность внутриорганизационной  коммуникации зависит от факторов, которые подразделяются на две группы: 

• индивидуальные – это все те, что связаны с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене. Поэтому необходимо преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации: развивать коммуникационные навыки своих сотрудников (активное слушание и предоставление обратной информации), технических навыков коммуникации (владение электронной почтой, пользования факсом, писать меморандумы – формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому), формировать культуру (поощрять открытые коммуникации);
• организационные – организационная структура, информационная перегруженность, фильтрация и неадекватное техническое оснащение. Ухудшают коммуникации: большое количество иерархических уровней, неравенство в статусе сотрудников, психологические барьеры, информационная перегруженность (если сотрудникам предоставляется большее количество информации, чем необходимо для выполнения работы). 
  

4.Противоречия, Конфликты И Компромиссы   

 

Ступени противоречия: различие, поляризация, столкновение, антагонизм.

Противоречие  имеет организационную основу, конфликт – психологическую.

Конфликты подразделяются на естественные и искусственные (интрига). 

Изменение или перевод противоречий с одной  ступени на другую (вплоть до полного  согласия) осуществляется за счет создания и (или) предотвращения конфликтов.

Приемы  предотвращения конфликтов: не обращать внимания на несущественные или случайные  ошибки, признавать и слушать друг друга, находить общие точки зрения и решения, критиковать действия, а не личность, честно и открыто  дискутировать, улыбаться, постоянно учиться.

Приемы  создания конфликтов: собирать и предавать  гласности компрометирующие документы, настаивать на своей власти и исключительности, не обращать внимания на частные предложения  и мнения, перечислять подчиненным  их старые ошибки и обиды, перекладывать  на других свои ошибки, применять напускную  строгость и грубость, афишировать свой большой опыт. 

5. Доверие В Организациях

 

При определении  направлений изучения рассматриваемой  проблемы важно исходить из того, что  доверие человека к каким-либо явлениям, действиям, событиям зависит, с одной  стороны, от его субъективных представлений  о добросовестности, искренности  и справедливости, а с другой –  от сложившихся в обществе стереотипов, структуры социально-экономических  ценностей на данном историческом этапе развития.

С философско-социологической  точки зрения проблему доверия можно  рассматривать как процесс формирования различных социальных групп со свойственным им групповым восприятием честности, добросовестности, ответственности, пониманием справедливости, адекватности процессов  и явлений сложившимся представлениям о правомерности происходящего, соответствия устремлений и представлений  результатам прилагаемых усилий. Существуют некие базовые характеристики доверия, которые неизменны для  любой социальной группы и могут  считаться общечеловеческими ценностями. Вместе с тем каждая социальная группа так или иначе привносит свое понимание этих ценностей и трансформирует категорию доверия, исходя из собственного восприятия действительности. Поэтому  любые изменения в обществе, адекватные представлениям людей об общечеловеческих ценностях, будут пользоваться доверием подавляющего большинства населения  и, следовательно, получат поддержку. В то же время ценности, ориентированные  на групповые интересы, неизбежно  будут подвергаться ранжированию по условиям доверия у различных  групп населения. В данном случае следует говорить о социологическом  типе ранжирования системы доверия.

В практике международных исследований и оценок ранжирование социально-экономических  систем по критерию доверия осуществляется с помощью индекса доверия, под  которым понимается степень надежности институциональной среды. Например, определяется доверие инвесторов к  государственным и частным структурам, к соблюдению принятых законов и правил.

Известны  крупномасштабные обследования, в ходе которых система показателей  оценивалась по 6-балльной шкале. Оценке «один» соответствовала максимальная напряженность проблем, оценке «шесть»  – отсутствие каких-либо сложностей.

Не менее  важен и не менее сложен для  исследования психологический аспект проблемы доверия. Доверие как психологическое  состояние личности может возникать  при слиянии воедино ряда факторов: интересов данного индивидуума, его установок, эмоциональных реакций, предыдущего собственного опыта  или опыта предшествующих поколений, адаптивных способностей личности, уровня интеллектуального развития и т. д. В последнее время все большее значение приобретают ценностные ориентации, так или иначе связанные с социальным опытом данной личности, половозрастными характеристиками, мотивацией поведения и т. п. Доверие возникает, когда человек уверен в правильности и адекватности процессов и явлений своим ценностным установкам, которые во многом зависят от его социального положения в обществе. Иными словами, чем выше его социальный статус и больше перспектив для самореализации, тем выше степень доверия к происходящим процессам.