Организация кассовой работы в банковских учреждениях

Кассовые счета определены как активные. Операции, отражающие поступление денежных средств отображаются по дебету кассовых счетов, операции выдачи – соответственно по кредиту. В корреспонденции к указанным счетам выступают соответствующие счета  участников операции (клиентские, если операция по работе с денежными средствами производятся с клиентами банка; внутрибанковские счета для проведения операций, отображающих перемещение денежных средств меджу банковскими подразделениями, такие как выдача аванса кассовым работникам, подкрепление обменных пунктов, инкассация и подкрепления средств самообслуживания; так же в качестве корреспондирующего счета могут выступать соответствующие счета по работе с банками-контрагентами, если производятся межбанковские операции по перемещению наличных денежных средств).

 

5. Приходные кассовые операции с клиентами

 

Прием наличных денег от клиентов банка проводится на основании приходных кассовых документов. К ним следует отнести объявление на взнос наличными, представляющее собой комплект документов, состоящий из объявления, квитанции и ордера. Этот документ используется при приеме наличных денег непосредственно от юридических лиц. При приеме денег от физических лиц используется приходный кассовый ордер.  Прием денежных средств от инкассаторов осуществляется на основании препроводительных ведомостей к сумкам, представляющих собой комплект документов, состоящий из ведомости, накладной и квитанции.

Приходный кассовый документ заполняется клиентом самостоятельно. Допускается также вариант, когда такой документа оформляется бухгалтерским работником (операционистом) банка. Бухгалтерский работник проверяет составленный приходный кассовый документ и передает его кассовому работнику (кассиру). В свою очередь кассовый работник проверяет правильность оформления документа, наличие подписи бухгалтерского работника и клиента, сверяет соответствие сумм наличных денег цифрами и прописью и принимает наличные деньги.

При соответствии принятой суммы наличных денег сумме по документу кассовый работник подписывает все экземпляры приходного кассового документа. В случае, если этим документом является объявление о взносе наличных, кассовый работник передает вносителю от организации квитанцию с проставленным оттиском штампа кассы, а ордер бухгалтерскому работнику. Если при приеме наличности использовался приходный кассовый ордер, физическому лицу выдается подписанный кассовым работником второй экземпляр приходного кассового ордера с проставленным оттиском штампа кассы.

При несоответствии принятой суммы наличных денег кассовым работником сумме, указанной в приходном документе, вноситель должен довнести недостающую сумму или приходный кассовый документ переоформляется. Неверный кассовый документ уничтожается.

В бухгалтерском учете принятая денежная наличность отражается по дебету счета № 20202 «Касса кредитных организаций». Остаток по счету всегда дебетовый и отражает наличие денежных средств в рублях (или иностранной валюте), находящихся в операционной кассе кредитной организации и отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме операционных касс, находящихся вне помещений кредитной организации. В последнем случае будет использоваться счет № 20207 «Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций».

В корреспонденции со счетом № 20202 могут использоваться различные счета в зависимости от предназначения принятой денежной наличности.

Принятые в кассу наличные деньги вместе с объявлениями и первыми экземплярами приходных кассовых ордеров сдаются кассовым работником заведующему кассой по завершении рабочего дня.

 

 

 

6. Расходные кассовые операции с клиентами

 

Операции по выдаче наличных денег клиентам банка проводятся на основании расходных кассовых документов. К ним относятся денежный чек и расходный кассовый ордер.

Денежный чек предъявляется представителем юридического лица банку для снятия с расчетного счета этого юридического лица указанной в чеке суммы наличных денег. В чеке указывается назначение затребованной суммы, например, на выплату заработной платы, пособий или пенсий, на командировочные расходы, на хозяйственные нужды. Реквизиты денежного чека проставляются также в его корешке. Он остается у физического лица в чековой книжке и является оправдательным документом. Денежный чек подписывается лицами, имеющими право первой и второй подписи по счету, и проставляется печать юридического лица. Денежный чек выписывается на конкретного получателя с указанием его фамилии, имени, отчества и паспортных данных.

Для выдачи наличных денег по денежному чеку и расходному ордеру кассир получает от заведующего кассой необходимую сумму под расписку. Это отражается в книге учета принятых и выданных ценностей. Предъявленный клиентом денежный чек проверяется операционистом на правильность заполнения. Операционист проверяет также наличие на расчетном счете требуемой суммы, производит запись в кассовом журнале, отделяет от денежного чека и передает клиенту контрольную марку для предъявления в кассу и направляет чек кассиру. Контрольная марка может не отделяться в случае использования банком жетонов или других средств, идентифицирующих клиента.

Кассир проводит проверку подписей на чеке, проверяет сумму проставленную прописью и цифрами, а также данные паспорта клиента. Он подготавливают сумму наличных денег, указанную в чеке, и вызывает получателя денег по номеру чека. Получив контрольную марку от клиента, кассир сверяет ее номер с номером чека, и наклеивает ее на чек. В присутствии клиента он повторно проверяет перед выдачей подготовленную сумму и подписывает чек. Чек присоединяется к документам дня.

По расходному кассовому ордеру осуществляется выдача наличных денег физическому лицу. Ордер составляется физическим лицом или бухгалтерским работником банка и может использоваться при:

·        выдаче наличности со счета по вкладу физического лица;

·        выдаче кредита наличными физическому лицу;

·        выдаче наличности кассиру банка на выплату заработной платы сотрудникам банка;

·        выдаче наличности сотрудникам банка в подотчет (на покупку хозяйственных товаров, командировочные расходы);

·        сдаче наличности в учреждения Банка России.

Последовательность операций с расходным кассовым ордером аналогична операциям с денежным чеком. В подтверждение выдачи наличных денег физическому лицу ему выдается подписанный кассовым работником второй экземпляр расходного кассового ордера с проставленным оттиском штампа кассы.

Все операции с расходными кассовыми документами записываются в кассовый журнал. Он служит для сверки операций, выполненных кассами банка. Операции отражаются по кредиту балансового счете № 20202 «Касса кредитных организаций» в конце рабочего дня.

Кассир расходной кассы по окончанию рабочего дня сверяет сумму наличных денег, полученную от заведующего кассой в начале операционного дня, с остатком наличных денег и с суммой расходных кассовых документов. Затем на выполненные расходные операции заполняется расходная справка. Она подписывается кассиром и контролером банка. Кассир также подписывает выполненные им операции в кассовом журнале. Это обеспечивает контроль операций, отраженных в бухгалтерском учете.

 

7.Валютообменные операции

 

Валютообменные операции2 осуществляются как в подразделениях операционных касс, так и в территориально отдаленных, отдельно организованных с выполнением соответствующих требований кассовых точках (а так же на основании агентских соглашений). Регламентируются данные операции инструкцией ЦБ РФ от 27.02.95 г. No 27 "О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютообменных операций уполномоченными банками".

В начале дня кассовый работник получает определенный аванс в национальной и иностранной валютах. В течение операционного времени производит операции по обмену валют, оформляя их документом, выписываемом на бланке строгой отчетности «Справка ф.№0406007», учет которой ведется на отдельном внебалансовом счете.

В конце дня кассовый работник сдает остатки денежных средств в национальной и иностранной валюте, а так же неиспользованные Справки ф.№0406007 заведующей кассой, а в начале следующего операционного дня получает необходимое количество указанных ценностей под отчет.

 

8. Инкассация

 

Инкассация – это такое направление деятельности кассового узла, которое охватывает целый ряд операций, производящихся как правило дистанционно.

К инкассации относятся все операции связанные с наличными денежными средствами и ценностями, предназначенными для перемещения и транспортировки.

Перечислим наиболее распространенные операции, связанные с инкассацией.

1. Инкассация выручки торговых предприятий. На основании действующего законодательства любая организация имеет право хранить наличные денежные средства в собственной кассе в рамках установленных лимитов. Все излишки наличных денежных средств должны сдаваться в банк для размещения на текущем счете этой организации. Перевозка наличных денежных средств от торговой организации в учреждение банка осуществляется службами инкассации на основании заключенных договоров.
2. Инкассация и подкрепление банкоматов. Сотрудники кассы банковского учреждения формируют и заполняют денежные кассеты для загрузки в банкомат и передают их службе инкассации. Инкассаторы изымают использованные кассеты (как расходного, так и депозитного модуля банкомата), в замен размещают кассеты, подготовленные в кассе. Так же сотрудники служб инкассации производят замену кассет других средств самообслуживания, расположенных не на территории банковского учреждения.
3. Перевозка ценностей между банковскими учреждениями. На самом деле этот раздел кассовой работы, не связанный с клиентами, является очень важным для регулирования наличного денежного обращения в государстве в целом. Банковские учреждения в своих кассах накапливают наличные денежные средства за счет приходных операций клиентов (инкассация выручки, приходные операции по текущим и депозитным счетам, погашения кредитов, прием коммунальных услуг). До тех пор, пока денежные средства существуют в наличном виде, они просто лежат в кассовом подразделении и не участвуют в экономических процессах. Избавится от излишков наличных денежных средств банк может двумя способами – подкрепить на основании договора кассу другого банка (за определенную комиссию), либо вывезти излишки наличных денежных средств в представительство центрального банка. И в первом и во втором случае на корреспондентский счет банка зачисляется соответствующая сумма безналичных денег. Так же эта операция производится и в обратном порядке (если необходимо пополнить остатки операционной кассы для каких-либо нужд).
4. Подкрепление и инкассация банком собственных структурных подразделений (например – безбалансовых отделений).

Все операции, производимые инкассаторскими службами, как принадлежащими банку, так и на основании договорных отношений, регулируются Положением Банка России от 24 апреля 2008 г. N 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями).

 

 

9.Ревизия кассы

Работа с наличными денежными средствами и другими ценностями требует строгого учета и контроля, а так же анализа и проверки соблюдения кассовой дисциплины. Основным методом такого контроля является ревизия ценностей операционной кассы. 

В соответствии с нормативными документами Центрального Банка Российской Федерации, ревизия ценностей проводится в следующих случаях: - ежегодно, по итогам операционного года по состоянию на утро 1-го января;

- при смене должностных лиц (отпуск, увольнение, больничный), несущих ответственность  за сохранение ценностей в  кассе;

- при проведении плановых и неплановых проверок соответствующими контролирующими органами и аудиторскими организациями и подразделениями;

- в других случаях на усмотрение  руководства банка.

Целью проведения ревизии является установление соответствия наличествующих денежных средств и других ценностей данным бухгалтерского учета.

Как правило, ревизия проводится на основании приказа, изданного управляющим органом кредитной организации, либо программы проверки, если ревизия инициирована контролирующим органом.

Для проведения ревизии создается комиссия, в состав которой включаются сотрудники, не являющиеся лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей (как правило – сотрудники службы безопасности, операционных отделов, а так же в обязательном порядке представитель контролирующего органа либо аудиторской компании, если ревизия инициирована ими).

Ревизия может проводиться в полном объеме (проверка всех ценностей, полистный пересчет всех купюр и т.д.), либо неполном (20, 30, 50% от данных бухгалтерского учета). Как правило объем проводимой ревизии указывается в распорядительном документе, ее инициирующем (приказе, направлении на проверку). Ревизия по итогам года по состоянию на 01 января всегда проводится в полном объеме.

По результатам проведения ревизии составляется акт, фиксирующий все выявленные недостатки или их отсутствие, объемы проверенных денежных средств и других ценностей. Акт подписывается всеми участниками ревизионной комиссии, а так же лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей. Один из экземпляров акта остается на хранении в кассе, другой направляется органу, инициировавшему ревизию.