Методы быстрого экономического обоснования

Введение

 

Инвестиции в ИТ приобретают  все большую стратегическую важность для большинства организаций. В  результате финансовые и исполнительные директора все чаще требуют представить  измеряемые выгоды для бизнеса от этих вложений. Руководители компании хотят знать, как повлияют на бизнес инвестиции в инфраструктуру ИТ относительно инвестиций в другие стратегические направления бизнеса, как, например, инновации, производство, продажи и маркетинг. Некоторые компании даже требуют, чтобы инвестиции в ИТ были отражены в акционерной стоимости. Итог: менеджеры по ИТ сегодня должны четко обосновать своим финансовым и исполнительным директорам, какой доход они могут ожидать от инвестиций в ИТ. Но подвести итоги, когда дело касается вложений в ИТ, не всегда легко.

Обычно компании оценивают инвестиции в ИТ на основе усовершенствований стоимости, прежде всего в рамках ИТ. Методологии в основном базируются на совокупной стоимости владения (ССВ), и стратегическая роль ИТ, которые стимулируют новые возможности для бизнеса, в значительной степени проигнорирована. В этом свете, преимущества ИT для бизнеса трудно количественно определить, и в результате они часто упускаются из экономической модели. Но, хотя традиционные методы бухгалтерского учета затрудняют подсчет абсолютной стоимости ИT, это не означает, что проблема стоимости ИТ должна быть проигнорирована.

Это создало потребность в более  усовершенствованном подходе к  инвестициям в ИT — системе  оценки, которая может идентифицировать и определить отдачу от ИТ через функции, отделы и стоимостную цепочку в течение времени. Экономическое обоснование проектов ИТ экстенсивно исследовалось в прошлое десятилетие. Наряду с тем, что модели и методы, разработанные в процессе этого исследования, обеспечивают высокую степень точности и математической уверенности, они требуют слишком много времени и данных. Наше исследование показывает, что менеджеры по ИТ нуждаются в новом, прагматическом и быстром подходе к пониманию и определению стоимости инвестиций в ИT.

    

     Цель работы –  определить степень эффективности быстрого экономического обоснования.

      Объектом исследования  данной курсовой работы является  Rapid Economic Justification.

       Задача – доказать эффективность и ценность быстрого экономического обоснования для предприятий любых размерах.

 

 

 

        1.Теоретическое применение быстрого экономического обоснования

 

               1.1 Сущность быстрого экономического обоснования.

 

Быстрое экономическое обоснование (REJ) — система, призванная помочь ИT-профессионалам проанализировать и оптимизировать экономические показатели инвестиций в ИT, и привлечь оптимальные ресурсы для ИТ-проектов. Основная предпосылка этой системы – «бизнес в центре», и направлена на увязку бизнес приоритетов и вложений в ИT. Акцент делается на улучшении функционирования бизнеса, что может включать операционную эффективность как важный элемент, но не самый главный. REJ позволяет и руководителям, и заинтересованным в ИТ лицам понять, как технологические возможности могут улучшить метрики, определяющие успешное функционирование бизнеса.

Рисунок 1.Процесс REJ (http://www.microsoft.com/value)

   

       Шаги REJ – процесс REJ состоит из пяти отдельных шагов,                    оптимизирующих возможности для Вашего ИТ-проекта. Каждый шаг, представленный выше (рис. 1) отражает определенный аспект экономического анализа.

       Работа REJ начинается с понимания бизнес-целей и заканчивается     метриками. Каждый шаг ясно сформулирован на языке бизнеса, так что руководители ясно представляют воздействие ИТ-инициатив и имеют четкую оценку стратегического значения инвестиций в ИT. Этот метод быстрее и более гибок чем традиционные методы, и требует достаточного количество

данных, чтобы избежать аналитического паралича, который может  часто случаться в разработке экономической модели.

Компания Microsoft разработала REJ framework для содействия организациям в оценивании и измерении деловой ценности предполагаемых инвестиций в информационные технологии (IT). Методология REJ состоит из 3х моделей:

• Командные роли и обязанности
• Подготовка бизнес-плана
• Процесс выполнения исследования

      Целью этой статьи является предоставление сотруднику, занимающемуся REJ необходимых знаний о REJ framework и ее структуре. Сущность методологии REJ framework состоит в том, что она гарантирует то, что инвестиции в IT определяются в соответствии поставленным целям, которые являются важными для организации. REJ framework применяется к бизнес-процессам, в наибольшей степени влияющим на рост эффективности деятельности предприятия (Critical Success Factors).  REJ framework является наиболее подходящей для организаций, которые не имеют структурированного подхода к определению размера инвестиций в IT. Организациями, которым выгодно вести REJ-анализ, являются:                                                        Сущность методологии REJ framework состоит в том, что она гарантирует то, что инвестиции в IT определяются в соответствии поставленным целям, которые являются важными для организации. REJ framework применяется к бизнес-процессам, в наибольшей степени влияющим на рост эффективности деятельности предприятия (Critical Success Factors).  REJ framework является наиболее подходящей для организаций, которые не имеют структурированного подхода к определению размера инвестиций в IT.        Организациями, которым выгодно вести REJ-анализ, являются:                                       

• Организации, ищущие лучшего сопоставления IT-решений с бизнес-целями.
• Организации, которые имеют четкое представление о стоимости IT, но нуждаются в методе определения размера своих IT-инвестиций.

 REJ framework предназначена для определения индивидуальных IT-инвестиций, учитывая специфические технологии и продукцию. Эта методология может быть использована совместно с другими аналитическими подходами, такими как IT Portfolio Management, Balanced Scorecard и cost of ownership audits.

                                   1.2 Проведение анализа REJ.

    Компанией Microsoft был в свое время предложен метод быстрого экономического обоснования инвестиций в ИТ (REJ – Rapid Economic Justification). Он предполагает проведение анализа, который включает 5 этапов:

1. Анализ бизнеса — определяются ключевые лица проекта, устанавливаются критические факторы и ключевые показатели результативности.
2. Анализ решений — определяется круг лиц, заинтересованных во внедрении данных решений, анализируются бизнес-процессы.
3. Определение затрат и выгод.
4. Оценка рисков.
5. Оценка проекта с использованием традиционных методик (NPV и др.).

     По мнению экспертов, этот метод в большей степени подходит для управления единичными проектами, чем портфелем проектов. И при этом замечают, что, несмотря на наличие в его названии слова «быстрый», процесс анализа в 5 этапов может занять несколько месяцев. Кроме того, необходимо учитывать изменение стоимости самих денег с течением времени. Однако метод REJ позволяет количественно оценивать некоторые факторы, которые не поддаются оценке с помощью ROI. К примеру, обеспечение лучшего взаимодействия и коммуникаций, эффективность командной работы и пр.

     В результате расчетов и их анализа получают наглядную картину финансовой состоятельности разработанных организационных, ресурсных, календарных планов внедрения/развития корпоративных ИТ. В случае недостаточно высокой рентабельности необходимо скорректировать основные плановые характеристики ИТ-проекта, в т. ч. смету расходов средств бюджета.

     Важно отметить, что не всегда экономический эффект можно выразить в денежном эквиваленте, а если это и удается, то зачастую все цифры носят ориентировочный характер и нуждаются в постоянной корректировке по ходу выполнения ИТ-проекта. Решение о внедрении/развитии ИТ принимается не только на основе оценки экономического эффекта, но и с учетом целей и задач бизнеса, мнения сотрудников, которым предстоит с ними работать, анализа конкурентной среды и уровня развития области специализации коммерческой деятельности компании.

 

                       1.3 Использование экономического анализа.

 

  Система REJ включает 5 логических шагов, представленных ниже.

 

Шаг 1: Стоимость, как красота, находится "в глазах наблюдателя,", поэтому бизнес и члены команды ИT нуждаются в ясном отображении того, что действительно стимулирует бизнес и его инвестиции. План оценки бизнеса, представленный ниже (Рис 2), идентифицирует ключевые заинтересованные лица, критические факторы успешной деятельности (КФУД), стратегии достижения этих факторов, и ключевые показатели эффективности (КПИ), которые определяют успешное функционирование.

 
Рисунок 2: План оценки бизнеса (http://www.microsoft.com/value)

 

Шаг 2: Понимание решений. Затем проектная команда будет работать с пользователями ключевых бизнес-процессов, используя блок-схемы, диаграммы причинно-следственных связей и процессный анализ для идентификации способов примения технологических решений с целью улучшения соответствия с критическими факторами успешной деятельности организации.

Шаг 3: Понимание баланса Преимуществ/Стоимости. Вычисление преимуществ в REJ идет за рамками постатейного списка преимуществ, обычно использующегося в методике совокупной стоимости владения (ССВ). Преимущества могут выражаться разными способами, но эти способы часто непонятны ответственным лицам.

Для более эффективного общения команда использует передовой  опыт в вопросах планирования и анализа внедрения ИТ, представленных ниже (рис. 3), для определения метрик, с помощью которых руководители смогут оценить сценарии ИT с точки зрения ценности для бизнеса.

Этап	Рамки	Подход
Анализ	используются общеизвестные  функциональные категории для надежности анализа. Пример: использование диаграммы декомпозиции работ для представления процесса	Автоматизация, дисинтермедиация, или из книги «Информационная  экономика»: улучшение значений, реструктуризация стоимости, взаимосвязь величин
Характеристика	Идентификация всех преимуществ, связанных с проектом, а не только 2-3 очевидных. Они могут быть получены путем анализа из предыдущего  шага	Матрица преимуществ REJ
Измерение	Общий и унифицированный  язык для ИТ- и не ИТ-отделов —  деньги	Модель и данные проекта, полученные с использованием передового опыта

                  Рисунок 3: Планирование и анализ ИТ

Например, менеджер по ИТ анализирует  обновление Microsoft® Office 2000 и решает, что  улучшенние надежности и функциональности приведет к 10%-ому снижению затрат в системном управлении и технической поддержке.

Следующим шагом менеджера по ИТ является мониторинг деловых задач, функций и процессов, которые  могут быть улучшены, используя эту  технологию. Мониторинг сопровождается тщательным исследованием того, как технология используется в различных отделах компании и определением, как новая функциональность будет воздействовать на бизнес-процессы.

 
Рисунок 4: матрица преимуществ (http://www.microsoft.com/value)

 

Обновление Microsoft® Windows и Office 2000, например, поможет отделу продаж эффективнее общаться с клиентами  и улучшить внутреннюю координацию деятельности, что должно помочь выполнить план следующего квартала продаж. То же самое обновление также поможет отделу кадров лучше обрабатывать и распределять документы, что сократит время приема на работу. То же самое ИT-решение, внедренное в различных местах, создает хороший доход на инвестированный капитал компании, но он может быть обнаружен лишь при тщательной оценке бизнес-процессов.

Наконец, команда определяет преимущества, представленные выше (рис. 4), используя такие инструменты, как ожидаемая денежная стоимость, теория реальных опционов, пять шагов к производительности, и т.д. В нашем сценарии, используя веб-функции кооперации Microsoft Office 2000, отдел продаж будет в состоянии обработать на 20 % больше предложений с тем же самым штатом. Это означает на x % больше дохода и на y % большую долю на рынке, что приводит к сокращению стоимостной цепочки проданных позиций на z %. Преимущества могут быть выражены разными способами, но смысл в том, чтобы выразить их в в соответствии потребностям бизнеса, и оценить общую стоимость достижения этих преимуществ. REJ обеспечивает инструменты моделирования, которые используют обширные промышленные базы данных Gartner Group, CNI, IDC, BRG, и других, для оптимизации анализа рентабельности.

       Шаг 4: Понимание рисков. Многие проекты IT успешно базируются на экономическом обосновании идентификации преимущества и затрат, но затем не соответствуют ожиданиям высшего руководства. Точная характеристика потенциальных рисков инвестиций в ИT могут помочь избежать ловушек посредством идентификации различных форм рисков, разработки решений для смягчения рисков, и соответственной корректировки оценки преимуществ и затрат.

На матрице, представленной ниже (Рис 5), изображаются различные категории рисков, их вероятности и воздействия. Это обеспечивает визуальное представление рисков, связанных с проектом, и дает возможность выполнить анализ чувствительности и разработать необходимые планы смягчения риска для оптимизации экономического воздействия.

 
Рисунок 5: Определение рисков (http://rudocs.exdat.com)