Анализ выпуска и реализации продукции

Рис. 2 Организационная структура ООО "Хлебный дом"

 

Примечание: ЭПТК – экспериментально-производственный технологический комплекс; ОП – отдел продаж; участок СЗМИ – участок слоёных замороженных мелкоштучных изделий; ДО – диспетчерский отдел; ПК - производство кондитерское; ООП – отдел обеспечения продаж.

Основные подразделения  организаций:

Управление

Магазин "Лакомка"

Служба инженерная

Инженерно-техническая  группа

Непромышленная группа

Служба коммерческая

Отдел обеспечения продаж

Отдел продаж

Отдел диспетчерский

Служба производственная

Производство кондитерское

СЗМИ

ЭПТК

Служба развития

Служба снабжения

Служба технологическая

Служба управления персоналом

Отдел кадров

Отдел льгот и компенсаций

Служба финансовая

Бухгалтерия

Планово-экономический  отдел

Служба качества

Отдел маркетинга

Ответственность, полномочия и взаимосвязь персонала, определяются и документируются на предприятии  посредством структурных схем, положений о подразделениях, должностных инструкций персонала, документов, определяющих функциональные обязанности персонала, соответствующих записей в процедурах, инструкциях, руководствах и положениях.

Распределение ответственности  и полномочий между персоналом ООО "Хлебный Дом" по поддержанию  и совершенствованию СМК приводятся и уточняются в соответствующих процедурах, положениях, инструкциях и т.д.

Директор ООО "Хлебный  Дом" руководит деятельностью  предприятия и несет общую  ответственность за поддержание и совершенствование СМК. При этом:

• определяет политику, цели и обязательства предприятия в области качества;
• обеспечивает внедрение и совершенствование СМК на предприятии;
• создает правовую базу для работы СМК посредством утверждения необходимых документов;
• принимает решения о проведении анализов СМК руководством предприятия и утверждает мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при этих анализах и при проверках СМК аудиторами;
• предпринимает действия для предотвращения и устранения случаев любых несоответствий, относящихся к производству продукции, оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• организует идентификацию и регистрацию любых проблем, относящихся к оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• организует проверку выполнения решений;
• выделяет необходимые финансовые и прочие ресурсы на обеспечение качества на предприятии;
• обеспечивает проведение проверки СМК аудиторами;
• обеспечивает подготовку и обучение персонала на предприятии.

Руководители подразделений  подотчетны руководству ООО "Хлебный  Дом" в соответствии со структурной  схемой предприятия и руководят работами соответствующего подразделения. В области качества они несут ответственность за соблюдение подчиненными им подразделениями политики, достижение целей, выполнение обязательств в области качества и за выполнение требований СМК. При этом:

• обеспечивают внедрение и выполнение в подчиненном ему подразделении требований СМК;
• организуют выполнение действий для предотвращения и устранения случаев любых несоответствий, относящихся к производству продукции, оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• организуют идентификацию и регистрацию любых проблем, относящихся к производству продукции, оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• организуют проверку выполнения решений;
• представляют директору предложения на выделение адекватных ресурсов, включая назначение подготовленного персонала, для руководства и выполнения работ
• предоставляют в службу СМК предложения в письменном виде по изменению процессов, процедур, инструкций, положений, форм документов , для актуализации документации по СМК.

Персонал подразделений  предприятия подчинен руководителю соответствующего подразделения и несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей и исполнение порученных работ. В области качества несет ответственность за соблюдение политики, достижение целей, выполнение обязательств в области качества и за выполнение требований СМК при исполнении возложенных обязанностей и порученных работ. При этом:

• осуществляет идентификацию и регистрацию любых проблем, относящихся к производству продукции, оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• по указанию руководителя подразделения осуществляет действия по предотвращению и устранению случаев любых несоответствий, относящихся к производству продукции, оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• согласно установленному порядку или по указанию руководителя подразделения производит проверку внедрения решений;
• по указанию руководителя подразделения осуществляет последующие действия до тех пор, пока отклонение или неудовлетворительное состояние не будет откорректировано.

Весь персонал предприятия  согласно уровня иерархии предприятия  знакомится со взаимными обязательствами и полномочиями в области качества посредством ознакомления:

• с Руководством по качеству;
• с процедурами системы качества;
• с рабочими инструкциями, положениями, руководствами и другими документами, устанавливающими порядок действий для выполнения работ или услуг, влияющих на качество, и определяющих ответственных за выполнение этих работ и услуг;
• с положениями о подразделениях;
• с должностными инструкциями и документами, определяющими функциональные обязанности персонала.

Директор обеспечил, чтобы  ответственность и полномочия каждого  сотрудника были четко определены и доведены до сведения персонала.

Персональную ответственность за организацию деятельности предприятия в области качества, за функционирование и совершенствование СМК несет директор.

Ответственность за функционирование СМК в подразделениях несут руководители.

Контроль за функционированием  СМК и его актуальность несет служба качества предприятия.

Создание системы менеджмента  качества включает разработку (совершенствование) организационно-функциональной структуры, распределение обязанностей и ответственности, взаимодействия всего персонала ООО "Хлебный Дом", руководящего, выполняющего и проверяющего работу, которая влияет на качество.

Организационная структура  ООО "Хлебный Дом" строится на следующих уровнях:

Первый – руководство  ООО "Хлебный Дом";

Второй – заместители  директора и главные специалисты;

Третий – начальники подразделений;

Четвертый – специалисты  отделов.

На первом уровне определяется политика руководства в области  качества, и решаются технические, экономические, организационные, социальные и другие вопросы, от которых зависит качество выполняемых работ и оказываемых услуг, удовлетворение потребностей заказчиков, улучшение экономического положения предприятия, повышение заинтересованности работников в результатах своего труда.

На втором уровне определяются цели и задачи подразделений в  области качества, исходя из общей политики руководства в области качества, и решаются технические, экономические и социальные вопросы, от которых зависит выполнение возложенных на подразделение функций системы качества и их задач.

На третьем и четвертом  уровне осуществляются мероприятия по достижению целей предприятия в области качества

Ответственность руководства  высшего уровня за разработку, внедрение  и функционирование системы менеджмента качества отображена в матрице ответственности (Приложение Е).

Директор ООО "Хлебный  Дом" руководит деятельностью предприятия и несет общую ответственность за поддержание и совершенствование СМК, при этом:

• определяет политику, цели и обязательства предприятия в области качества;
• обеспечивает внедрение и совершенствование СМК на предприятии;
• создает правовую базу для работы СМК посредством утверждения необходимых документов;
• предпринимает решения о проведении анализов СМК руководством предприятия и утверждает мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при этих анализах и при проверках СМК внешними аудиторами;
• организует идентификацию и регистрацию любых проблем, относящихся к выпускаемой продукции, исполняемым процессам и к СМК;
• организует проверку выполнения решений;
• выделяет необходимые финансовые и прочие ресурсы на обеспечение качества на предприятии;
• обеспечивает подготовку и обучение персонала предприятия.

Директора по направлениям деятельности, заместители директора  и главные специалисты подотчетны непосредственно директору предприятия, руководят подразделениями предприятия и выполнением работ и услуг предприятия в соответствии со структурной схемой и закрепленными за ними направлениями деятельности. В области качества они несут ответственность за соблюдение подчиненными ему подразделениями политики, достижение целей, выполнение обязательств в области качества и за выполнение требований СМК, при этом:

• обеспечивают внедрение и выполнение в подчиненных подразделениях требований СМК;
• обеспечивают устранение выявленных несоответствий в подчиненных подразделениях через запроектированные каналы;
• управляют последующими действиями или поставкой несоответствующей услуги до тех пор, пока отклонение или неудовлетворительное состояние не будет откорректировано;
• представляют директору предложения на выделение адекватных ресурсов на обеспечение работы СМК, включая назначение подготовленного персонала для руководства и выполнения работ и действий по проверкам, включая внутренние проверки качества.

Руководители подразделений  и начальники отделов подотчетны руководству предприятия в соответствии со структурной схемой предприятия и руководят работой соответствующего подразделения. В области качества они несут ответственность за соблюдение подчиненными им подразделениями политики, достижение целей, выполнение обязательств в области качества и за выполнение требований СМК при этом:

• обеспечивают внедрение и выполнение в подчиненном ему подразделении требований СМК;
• организуют выполнение действий для предотвращения и устранения случаев любых несоответствий, относящихся к оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• организуют идентификацию и регистрацию любых проблем, относящихся к оказываемым услугам, исполняемым процессам и к СМК;
• организуют управление последующими действиями или поставкой несоответствующей услуги до тех пор, пока отклонение или неудовлетворительное состояние не будет откорректировано;
• представляют директору (заместителю директора, директору по направлению, главному специалисту) предложения на выделение адекватных ресурсов, включая назначение подготовленного персонала, для руководства и выполнения работ.

Ответственность и полномочия персонала ООО "Хлебный Дом" образуют юридическую основу менеджмента качества, которая заключается в официальном установлении его обязанности давать отчет о своих действиях и отвечать за результаты этих действий. Ответственность и полномочия персонала определяет директор в соответствии с функциями, которые выполняет конкретный сотрудник.

Документы, в которых  отражаются ответственность и полномочия в области качества являются: организационная структура предприятия; Руководство по качеству; положения о подразделениях; должностные инструкции.

Анализ организационной  структуры позволил сделать вывод, что существующая организационная структура не адаптирована к рыночным условиям, необходима другая структура, где больше привлечен персонал (напр., матричная структура, включающая проектное управление, ориентированная на рынок, снижающая затраты)

Организационная структура  с включением в функционально-линейную структуру проектов позволит привлекать сотрудников "Хлебного Дома" к управлению. На время работы в проекте назначается руководитель проекта. В непосредственном подчинении у него сотрудники, которые по окончании работы проекта возвращаются в отделы. Данная структура позволяет наиболее рационально использовать кадровый потенциал.

Необходимо ликвидировать  двойное подчинение в организационной  структуре. Это предоставит следующие  преимущества:

- четкую систему взаимных  связей функций и подразделений

- четкую систему единоначалия

- ясно выраженную ответственность

- быструю реакцию исполнительных  подразделений на прямые указания  вышестоящих