Экономическая сущность и содержание расчётов с подотчётными лицами

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

     РАСЧЁТОВ с ПОДОТЧёТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Экономическая сущность и содержание расчётов с подотчётными

       лицами

 

Не все организации  расплачиваются по безналичному расчету  – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. К этим расходам относятся закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями, командировочные расходы и т.д. Для выполнения этих функций администрация выдает сотрудникам денежные средства под отчет. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - «под отчет»)[13].

Круг должностных  лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и  утверждается руководителем организации в учетной политике. Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

ЗАО «Приморско-Ахтарский молочный завод» выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель организации должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов [2].

К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, других МПЗ, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для  приобретения товарно-материальных ценностей (далее по тексту ТМЦ) у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику организации, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются [8].

Цель командировки определяет её классификацию и порядок  распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные. Под  служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой ТМЦ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по  приобретению запасов;

- приобретением основных средств и других активов;

- осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

- подготовкой  и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Во время  командировки (в том числе за время  нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается. Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений [16].

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом - отказаться от направления в служебную командировку. Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Организации, как правило, ведут специальные журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации.

Командированному  работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

- расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

- суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

- различные страховые и комиссионные сборы;

- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

- расходы на провоз багажа.

На приобретенные  подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или  приходный ордер на оприходование средств [18].

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Их размер определяется руководителем организации самостоятельно [16]. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц (далее НДФЛ) в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ [10].

Суточные выплачиваются  командированному работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути [12].

До 1 января 2009 г. размер суточных в целях налогообложения прибыли  был ограничен нормативами, которые  были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93.

В частности, при командировках  на территории РФ в состав расходов в целях исчисления налога на прибыль  можно было включить суточные в размере, не превышающем 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

С 1 января 2009 г. нормирование суточных для целей налогообложения  прибыли отменено. И теперь организации  могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

Итак, с 2009 года размер суточных для целей налогообложения  прибыли больше не нормируется.

Однако нужно  помнить, что в п.3 ст.217 НК РФ установлены  нормативы суточных, которые применяются  в целях исчисления НДФЛ:

- для командировок  по России – 700 руб. в сутки;

- для зарубежных  командировок – 2500 руб. в сутки.

Указанные нормативы  установлены с 1 января 2008 г. и сохранили свое действие на 2009 год. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

При зарубежных командировках суточные, как правило, выплачиваются работникам в иностранной валюте. Для целей исчисления НДФЛ их нужно пересчитывать в рубли (чтобы сравнить с необлагаемой нормой). Пересчет необходимо осуществлять по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выплаты суточных [11].

Если подотчетное  лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат (минимальный тариф) на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Налог на добавленную стоимость (НДС) в таких случаях расчетным путем не выделяется [8]. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Днем выезда в командировку считается день отправления  транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки [6].

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме.