Экономическая сущность и содержание расчётов с подотчётными лицами

Все большее распространение  получают командировки в дальнее  зарубежье. Это связано с расширением  делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

Необходимым условием для  оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании.

Уполномоченные банки  выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов:

а) устанавливающий сотруднику размер суточных;

б) о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

Если направление  сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

После возвращения из командировки работник должен представить  отчеты:

- о выполнении задания  на командировку по форме №  Т-10а;

- авансовый отчет по  форме № АО-1.

В 10-дневный срок после возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки [3].

Курсовые разницы, которые  образуются при изменении курса  иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2006. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе прочих доходов, а отрицательная – прочих расходов.

В ЗАО «Приморско-Ахатрский  молочный завод» руководство организации в загранкомандировки своих сотрудников не отправляют.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации [15].

Полный перечень представительских  расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

Указанные расходы  включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.

Организациям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

 

 

Таблица – 1 Нормативы для исчисления предельных размеров

                   представительских расходов в год

 

Объем выручки  от реализации продукции (работ, услуг) или иной показатель, используемый при определении финансового результата, в год (включая НДС)	Предельные  размеры представительских расходов, принимаемых при налогообложении прибыли
До 30 млн.руб. включительно	5 процента от  объёма
Свыше 30 млн.руб.     включительно	1,5млн.руб. + 2,5 процента  с объёма, превышающего 30 млн.руб.
Свыше 300 млн.руб.	8,25 млн.руб. + 1 процент  с суммы, превышающего 300 млн.руб.

 

Выдача денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (форма  №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма.

Передача подотчетных  сумм одним лицом другому запрещается. Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с  нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

1-ый уровень  (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

2-ой уровень  (нормативный) – устанавливает  базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

3-ий уровень  (методический) – документы этого  уровня носят рекомендательный  характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

4-ий уровень (организационный)  – организации, руководствуясь  законодательством РФ о бухгалтерском  учете, нормативными актами органов,  регулирующих бухгалтерский учет  самостоятельно формируют свою учетную политику [13].

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения  по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды  и правила оформления выдачи оговорены  в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с  тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Основными документами  четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/08 «Учетная политика организации».
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

- приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

- авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

• Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

В процессе учета расчетов с подотчетными лицами могут возникнуть как дебиторская, так и кредиторская задолженности. Их учет влияет на величину оборотного капитала организации, позволяет эффективно использовать временно свободные  средства и не допускать появления безнадежных долгов. В МСФО нет специального стандарта, посвященного дебиторской и кредиторской задолженностям, в частности, относящихся к учету расчетов с подотчетными лицами. Принципы учета вытекают из многих отдельных стандартов (МСФО 18, МСФО 11, МСФО 32, МСФО 39 и т.д.), а вопросы учета дебиторской и кредиторской задолженностей так или иначе затрагиваются практически во всех стандартах, однако при составлении отчетности необходимо соблюдать принцип консерватизма, чтобы не ввести в заблуждение ее пользователей.

Для признания дебиторской и  кредиторской задолженностей в учете  используют общие критерии признания  активов и обязательств. Чтобы  актив или обязательство были признаны таковыми, необходимо одновременное  соответствие следующим критериям:

- существование высокой вероятности  получения экономической выгоды, связанной с данным активом  или обязательством;

- стоимость актива или обязательства  может быть надежно оценена.

Степень вероятности поступления  экономических выгод оценивается руководством организации самостоятельно.

При учете расчетов с подотчетными лицами вероятнее всего возникновение  именно дебиторской задолженности. У бухгалтеров при оценке дебиторской  задолженности возникает много  сложностей. Согласно российским нормативным актам резерв можно создавать на основании инвентаризации задолженности и списывать только по истечении срока исковой давности. Если договором предусмотрены пени за просроченный платеж или проценты по решению суда, их необходимо начислить, отразить в составе дебиторской задолженности и рассчитать с этих сумм налог на прибыль.

По МСФО дебиторская задолженность  должна признаваться в отчетности в  качестве актива, если она может  быть надежно оценена и существует вероятность получения экономических  выгод. Не нужно признавать в составе активов задолженность, которая, скорее всего, не будет получена.

Синтетический и аналитический  учет дебиторской и кредиторской задолженностей должен быть организован  таким образом, чтобы обеспечить прозрачность и простоту формирования необходимой информации в финансовой отчетности.

 

 

1.2 Типичные ошибки, допускаемые в организациях при расчётах по

      подотчётным суммам

 

Нужно отметить, что практически ни одна налоговая  проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает по своей природе очень большое количество хозяйственных операций, рассчитывать на то, что данный участок бухгалтерского учета уйдет из под контроля «налоговиков» не нужно. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это поможет организации избежать штрафных санкций [1].

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету «Расчеты с подотчетными лицами», и так далее [7].