Экономическая сущность и содержание расчётов с подотчётными лицами

Рассмотрим  типичные ошибки, наиболее часто встречающиеся  при учёте с подотчётными лицами.

1.Отсутствие  в организациях документов, устанавливающих  порядок  выдачи и порядок списания подотчетных сумм.

Данный вид  нарушения является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Для  того, чтобы организовать своевременный  и полный контроль в организации  за движением подотчетных средств  и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

Приказ должен содержать сроки, на которые могут  выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных  оправдательных документов, порядок  представления, обработки и утверждения  авансовых отчетов. Сроки, на которые  сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.

Иногда случается, что в организации существует такой приказ, однако лица, имеющие право получить подотчетные средства, с ним не ознакомлены.

Поэтому  необходимо ознакомить с положениями данного  приказа своих работников, лучше  сделать это «под подпись». Ведь в случае, несвоевременного возврата таких сумм, либо наличие израсходованной суммы, не подтвержденной надлежащим образом оформленными документами, может привести к тому, что данная сумма будет включена в доход сотрудника и приведет к удержанию с него суммы налога на доходы физических лиц. Чтобы обезопасить себя от нежелательных последствий ознакомьте своих сотрудников с правилами удержания таких сумм с физических лиц.

2. Несоблюдение  предельного размера расчетов  наличными денежными средствами  между юридическими лицами.

Приобретение  материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам – юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

Напомним, что  п. 1 указания ЦБР от 20.06.2007 N 1843-У (далее - Указание) предельный размер расчетов наличными деньгами в рамках одного договора в размере 100000 рублей установлен только для расчетов, осуществляемыми:

- между юридическими  лицами,

- между юридическим  лицом и индивидуальным предпринимателем,

- между индивидуальными  предпринимателями.

В соответствии с п. 2 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (далее - Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490, потребителем гостиничных услуг является гражданин, имеющий намерение заказать либо заказывающий и использующий услуги исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Командированный работник при расчетах за гостиничные  услуги выступает как сторона  по договору на предоставление услуг, который заключается при предъявлении потребителем паспорта или военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя, а в подтверждение заключения договора со стороны исполнителя выдается квитанция (талон) или иной документ (п. 8 Правил).

Та же ситуация возникает при приобретении командированным  работником авиабилетов.

Согласно п. 2 ст. 105 Воздушного Кодекса РФ и п. 2 ст. 786 ГК РФ заключение договора перевозки  пассажира удостоверяется билетом. Это значит, что при оплате авиабилета командированным лицом за наличный расчет авиакомпания заключает договор воздушной перевозки с этим физическим лицом.

Иными словами, в обоих случаях договора заключаются  между юридическим лицом и лицом физическим, на расчеты между которыми ограничение п. 1 Указания не распространяется.

Именно поэтому  ЦБ РФ своим письмом от 04.12.2007 N 190-Т  разъяснил применение п. 1 Указания при выдаче наличных денег под  отчет следующим образом:

- в случае  расходования сотрудниками организации полученных под отчет наличных денег в связи со служебными командировками с оказанием сотрудникам услуг, оплаченных ими от своего имени, требования п. 1 Указания не применяются;

- в случае, когда  полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым сотрудником на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный п. 1 Указания.

Итак, командированный  работник при расчетах за гостиничные  услуги и покупке авиабилета рассматривается  как физическое лицо.

Поэтому при  расходовании работниками организации  полученных под отчет наличных денег в связи со служебными командировками с оказанием работникам услуг, оплаченных ими от своего имени, требования п. 1 Указания ЦБР от 20.06.2007 N 1843-У не применяются.

Нарушение порядка  работы с денежной наличностью и  порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неполном оприходовании в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Рассчитываем  размер штрафа, наложенного налоговой инспекцией на организацию и даём проводку.

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки» субсчет "Штрафы"

Кредит счета 68 «Расчёты по налогам и сборам» субсчет "Штрафы"

3. Отсутствие  «мягкого»  чека.

Данный вид  нарушения является так же достаточно распространенным. Любая организация, в процессе осуществления хозяйственной деятельности, приобретает какие либо материальные ценности в розничной торговле. если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на контрольно-кассовой технике (далее ККТ) и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.

Однако для  целей списания подотчетной суммы  одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек, иногда его называют «мягким». Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписки товарного чека (такие случаи нередки, несмотря на действующие Правила торговли) сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. И еще одна «мелочь» в товарном чеке запрещается использовать общие фразы, например, приобретены хозяйственные товары на сумму 200 (двести) рублей 00 копеек. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Например, приобретены хозяйственные товары на суммы 200 (двести) рублей 00 копеек, а именно: Ручки шариковые в количестве 10 шт. по цене 20-00 рублей. = 200-00 рублей.

Документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. 

4. Нарушение  принципов учетной политики.

В бухгалтерском  законодательстве Российской Федерации  существует специальный документ, обойти своим вниманием, который не может  ни одно юридическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью. Это Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/08 «Учетная политика организации».

Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских  и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации.

Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.

Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.

Рассмотрим  на примере.

Работник организации, не имея в подотчете денежных средств, или даже решения о действии в  интересах организации, например доверенности, приобрел за свой счет какое- то имущество  для нужд организации, например, хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей. Сдал все необходимые документы, заполнил форму авансового отчета, в которой соответственно отразил сумму перерасхода и попросил возместить ему понесенные затраты.            В практике такие случаи встречаются сплошь и рядом.

Бухгалтерия возмещает  ему понесенные затраты, забывая  о том, что в данной ситуации организация  не имеет на то оснований.

Такие основания  у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником.

Теперь представим, что организация заключила такой  договор купли-продажи и приобрела у своего работника данные хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей. Рассчиталась с ним по данному договору. В этой ситуации, осуществив выплату по договору, организация обязана предоставить в налоговые органы информацию о размере полученного дохода данным физическим лицом (по форме НДФЛ-2).

В соответствии с налоговым законодательством  по НДФЛ (статья 229 НК РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах.

Налоговым законодательством (статья 220 НК РФ) установлено, что при  исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право  уменьшить сумму дохода на сумму  подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно предоставить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии таких документов, сумма возмещения расходов, превышающая 125 000 рублей, понесенных налогоплательщиком при приобретении для организации материальных ценностей за счет собственных средств, будет включена в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Чтобы уйти от такого развития ситуации, бухгалтера нередко  оформляют выдачу подотчетных средств «задним числом», однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере. В результате нарушен принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом, как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и возникнут риски по признанию расходов для целей налога на прибыль и вычетов для налога на добавленную стоимость.

1.3 Вопросы совершенствования учёта расчётов с подотчётными лицами

Бухгалтерский учет в России претерпевает изменения, направленные на сближение  ведения учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Реформа бухгалтерского учёта невозможна без серьёзных корректив в законодательстве, прежде всего в налоговом и гражданском. Российский бухгалтерский учёт традиционно ориентирован на налоговое законодательство и возникает проблема необходимости ведения учёта одновременно для налоговых органов и для целей финансового рынка. Таким образом, на современном этапе реформирование российского бухгалтерского учёта и отчётности – это одна из самых актуальных задач, неотъемлемая составляющая широкого комплекса экономических преобразований.