Информационные системы в экономике

Реферат на тему Информационные системы в экономике

Содержание. 
Введение…………………………………………………………………….3 
 
Глава 1. Информационные системы в бухгалтерском учете……………        4 
 
1.1. Особенности БИС…………………………………………………4 
 
1.2. Структура БИС ……………………………………………………5 
 
1.3. Автоматизированные рабочие места в БИС………………………...8 
 
Глава 2. Программное обеспечение БИС         ………………………………10 
 
2.1. Требования к программному обеспечению…………………..10 
 
2.2. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского  
 
учета…………………………………………………………………..11 
 
Глава 3. Система автоматизации бухгалтерского учета……………….16 
 
Глава 4.Состав и характеристика нормативно-справочной  
 
      Информации…………………………………………………………..23 
 
Заключение………………………………………………………………30 
 
Список использованной литературы…………………………………....33                                                              
 

 
ВВЕДЕНИЕ.

В современных условиях мирового экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  переработке и сборе информации, необходимой для эффективного  управления компанией. 
 
Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнует каждого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

 
В этих условиях актуальность бухгалтерских  информационных систем очевидна. Внедрение  бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать  не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. 
 
Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.

Целью данной   работы является рассмотрение особенностей и структуры информационных систем в бухгалтерском учете, а также требований к программному обеспечению и характеристику программ автоматизации бухгалтерского учета. 
 
 
Глава 1. Информационные системы в бухгалтерском учете. 
 
1.1. Особенности БИС 
 
Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС: 
 
-            информационной базы объекта управления; 
 
-            программного обеспечения; 
 
-            вычислительной системы; 
 
-            пользователей. 
 
Основу БИС составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. 
 
Задачи БИС: 
 
-            обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита; 
 
-            получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений; 
 
-            интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации; 
 
-            получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений; 
 
-            автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета. 
1.2. Структура БИС 
 
Информационное обеспечение  имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. 
 
Характеристики подсистемы: 
 
-            качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.); 
 
-            количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.). 
 
Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных. 
 
Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал. 
 
Характеристики подсистемы: 
 
-            качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером); 
 
-            количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ). 
 
Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих 

функционирование комплекса  технических средств. Структуру  подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению. 
 
Характеристики подсистемы: 
 
-            качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие); 
 
-            количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.). 
 
Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем. 
 
Характеристики подсистемы: 
 
-            качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.); 
 
-            количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.). 
 
Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы. 
 
Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др. 
 
Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств. 
 
Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала. 
 
Функциональная часть ИС 
 
 
Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов. 
 
К комплексам задач БИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности. 
 
Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы. 
 
1.3. Автоматизированные рабочие места в БИС 
 
В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы. 
 
Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами. 
 
Классификация АРМ: 
 
-            по выполняемым функциям: проблемные и технологические; 
 
-            по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы; 
 
-            по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые. 
 
При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др. При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др. 
 
АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части выполняемых им операций. 
 
Типичный состав устройств АРМ: 
 
-            ЭВМ с микропроцессорами, внешней, оперативной и кэш-памятью и шинами, для взаимной увязки устройств; 
 
-            устройства ввода и вывода, включающие клавиатуру, мышь; 
 
-            дополнительные периферийные устройства. 
 
К инструментальным средствам АРМ относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места. 
 
 
Глава 2. Программное обеспечение БИС 
 
2.1. Требования к программному обеспечению 
 
Программное обеспечение должно отличаться простотой использования. Дружественность пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий. 
 
Полнота и уровень автоматизации функций в программном обеспечении означает, что отдельные расчетные функции, должны быть реализованы практически в любом пакете. Высокий уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей. 
 
Одним из требований программного обеспечения является настраиваемость пакета – это наличие средств настройки на новые показатели. При этом у бухгалтера снимаются проблемы появления новых, ранее не предусмотренных показателей; без изменения программного обеспечения можно вводить и настраивать новые виды. 
 
Программное обеспечение должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавить в нее новые данные, не внося изменений в структуру и предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях. 
 
Программное обеспечение должно быть универсальным и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей хозяйства. Надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств. 
 
Каждое из требований нельзя рассматривать отдельно от других, они взаимозависимы. 
2.2. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета. 
 
На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С:», фирмы «Инфософт» и другие. 
 
На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, например, бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др. 
 
Программа «1С: Бухгалтерия» – это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, представляется в однопользовательской и сетевой версиях, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета. В качестве операционной системы применяются системы Windows, Windows NT. 
 
Программа обеспечивает возможность ведения количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных и отчетных документов. 
 
Бухгалтерские проводки могут вводиться в Журнал операций вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам. 
 
Режимы работы программы: 
 
1.        «Конфигуратор» – позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных; 
 
2.        «Отладчик» – предназначен для отладки программных модулей; 
 
3.        «1С: Бухгалтерия» – исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации. 
 
Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия. 
 
Программа «1С: Предприятие» – инструментальная система, состоящая из трех компонент («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждая из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс. 
 
Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонента «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначена для расчета заработной платы. 
 
Система «Галактика» – это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами. 
 
Возможности комплекса: 
 
-            оперативное управление финансами; 
 
-            контроль за ходом выполнения договорных отношений; 
 
-            контроль взаимных обязательств; 
 
-            управление складскими запасами; 
 
-            формирование и контроль исполнения финансового плана; 
 
-            планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета. 
 
Структурно комплекс состоит из четырех контуров: «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно.  
 
Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета, как в денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек. 
 
Подсистемами оперативного учета в программе являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и другие. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов, а также в форме первичных документов. 
 
Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета. 
 
Информационное ядро системы – подсистема Главная книга, в которой накапливаются все бухгалтерские проводки, и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Программа поддерживает работу, как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонденции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптируется к любым изменениям законодательства. 
 
Система «Бухгалтерский комплекс» – самая старая форма существования бухгалтерских программ, представляет собой комплекс программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, с возможностью последующего агрегирования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая система остается наиболее приемлемой. 
 
Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета используется многоуровневая структура счетов бухгалтерского учета, а справочники аналитического учета отсутствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгалтерского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов. 
 
Система «Бухгалтерский конструктор» представляет собой систему с расширенными инструментальными возможностями. В одну программу невозможно заложить специфику учета многих бухгалтерий, но можно создавать некоторые универсальные заготовки, из которых с помощью настроек сделать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия, характеризуются модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможности для адаптации к конкретным условиям учета. 
 
Система «Интегратор» – многопользовательская сетевая бухгалтерская система, программный продукт нового поколения. Изначально проектировалась как сетевая, построена в архитектуре «клиент-сервер», предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. Обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке; построена в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени. Новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу могут быть использованы персоналом, работающим на других компьютерах. Программа обеспечивает суверенность работы персонала, когда каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков. 
 

Глава 3. Система автоматизации  бухгалтерского учета

Казалось бы, недавно использование  вычислительной техники для целей  автоматизации учета хозяйственной  деятельности могли позволить себе только крупные предприятия. Сегодня  к традиционному перечню обязательных навыков бухгалтера можно отнести  умение вести учет с использованием компьютерных программ.

Для целей автоматизации  бухучета деятельность предприятия  удобно представлять в виде последовательности отдельных хозяйственных операций. И задача бухгалтера на начальном  этапе заключается в том, чтобы  из всей совокупности характеристик  конкретной хозяйственной операции выделить необходимые параметры  и ввести их в программу. Для этого  могут быть использованы диалоговые формы «Операция» или «Документ»

«Операция» – это электронный  бланк для записи всей совокупности проводок, характеризующих отдельную  хозяйственную операцию. Корреспондирующие  счета и другие параметры в  проводках вводятся бухгалтером  непосредственно с клавиатуры или  путем выбора из списков. Программа  только осуществляет контроль корректности вводимой информации.

«Документ» – это комплексное  средство ввода учетной информации, поддерживающее обычную технологическую  процедуру выписки первичного документа, но не на бумажном бланке, а в его  электронном аналоге – диалоговой форме документа. Внесенная в  диалоговую форму информация используется программой для формирования и печати первичной (бумажной) формы документа  и автоматического формирования бухгалтерских проводок.

Рис.1. Этапы и средства бухучета в 1С

Как уже отмечалось, каждая хозяйственная операция может быть охарактеризована стандартным набором  параметров. Значения некоторых параметров (например, наименование организации-контрагента, наименование товара, наименование объекта основных средств и т.д.) могут повторяться в различных хозяйственных операциях. В программе предусмотрена возможность организации списков таких повторяющих значений в виде справочников. Так например, список сотрудников фирмы хранится в справочнике «Сотрудники», а список основных средств – в справочнике «Необоротные активы». Каждое поле в диалоговой форме «Документ» или «Операция» имеет определенный тип значения. Если этот тип – число, строка или дата, то данное поле может заполнятся непосредственно с клавиатуры. А если этот тип – элемент справочника то при обращении к такому будет автоматически появляться список элементов соответствующего справочника из которого бухгалтеру необходимо выбрать нужное значение. Кроме того, элементы большинства справочников характеризуются не только наименованием, но и рядом других параметров. Например, для основных средств – это инвентарный номер, первоначальная стоимость, счет учета, счет и статья списания износа, дата ввода в эксплуатацию и др. Эти параметры могут автоматически использоваться программой при формировании проводок и печатных форм документов

Для удобства работы с содержимым справочников программа предоставляет  ряд сервисных функций: быстрый  поиск по наименованию элемента, поиск  по значению произвольного параметра, сортировка элементов в списках, группировка элементов и др.

Выявление и измерение  учетной информации как первый этап процесса ведения бухгалтерского учета  в программе сводится к заполнению диалоговых типа «Документ» или «Операция».

Следующий этап – регистрация  хозяйственных операций – организуется путем формирования регистрационных  записей в электронных журналах. Эта процедура осуществляется программой автоматически после заполнения и сохранения диалоговых форм документов и операций. Существуют два вида журналов общие и специализированные. К общим журналам относится Журнал операций и Полный журнал документов. В этих журналах регистрируются буквально  все вводимые в программу операции. В специализированных журналах регистрируются только документы, отражающие специальные  участки учета. Например, в журнале  «Приходные накладные» регистрируются лишь приходные накладные.

Все записи в журналах располагаются  в хронологическом порядке и  содержат наиболее общие характеристики регистрируемой операции: наименование и номер документа, дата и время, сумма и т.д. Кроме того в специализированных журналах может выводится более детальная информация о зарегистрированных документах

Журналы позволяют:

·       просматривать  реестры документов и операций за определенную дату или диапазон дат;

·       делать общий анализ введенных хозяйственных  операций как по всем, так и по отдельным участкам учета;

·       просматривать  и анализировать проводки, сформированные этими документами.

Этап накопления учетной  информации реализуется программой через механизм бухгалтерских проводок. После заполнения и регистрации  диалоговых форм типа «Операция» и  «Документ» программа автоматически  изменяет остатки на бухгалтерских  счетах в соответствии с теми проводками, которые сформированы этими формами. В наиболее простом варианте учета, когда на счетах накапливается информация только в денежном выражении, в проводках, помимо кодов корреспондирующих  счетов, достаточно задавать значение одного параметра – сумму проводки. В программе для каждого бухгалтерского счета в Плане счетов могут  быть дополнительно заданы параметры  накопления информации в разрезе  количественного, валютного и аналитического учета. В этом случае в проводках  по данному счету в обязательном порядке должен присутствовать такой  параметр, как количество, если установлен количественный признак, а также  наименование валюты, курс валюты и  валютная сумма, если установлен валютный признак. Если для счета устанавливается  признак ведения аналитического учета, то программа будет накапливать  для данного счета информацию о состоянии и движении каждого  отдельного аналитического объекта.